BI sorgt für mehr Harmonie

Auch im europäischen Raum greifen sie auf die Instrumente und das Audio/-Video-Equipment der Yamaha Music Europe GmbH zurück. Um dies auch künftig gewährleisten zu können, will der Hersteller seinen europaweiten Vertrieb vereinheitlichen und somit effizienter gestalten. Yamaha hatte sich im Vertrieb in Europa längere Zeit auf einzelne Länder konzentriert. Man erkannte jedoch, dass sich ungenutztes Potential nur freisetzen lässt, wenn man den europäischen Markt als Ganzes betrachtet. Der logische erste Schritt bestand deshalb darin, die sechs Vertriebsniederlassungen zu konsolidieren. So entstand 2009 die Dachgesellschaft Yamaha Music Europe GmbH mit Sitz in Rellingen bei Hamburg.

Aus geschäftlicher Sicht sollte vor allem das länderübergreifende Cross- und Up-Selling-Potential der europäischen Märkte sowie die steigende Nachfrage im Online-Shopping-Bereich genutzt werden. Nicht zuletzt forderte die japanische Mutter Reports mit aktuelleren Leistungskennzahlen von ihrer europäischen Tochter. Ein effizienteres Management, wettbewerbsfähigere Geschäftsprozesse sowie mehr Transparenz, um gezielter in Wachstumsbereiche investieren zu können, komplettierten den internen Anforderungskatalog. Eine leistungsfähige, zugleich aber leicht zu bedienende Business-Intelligence-Lösung sollte hier Unterstützung bieten.

Vor dem Zusammenschluss hatten die sechs Tochterfirmen separate Datenbanken. „Nachdem wir in Hamburg eine zentrale Gesellschaft für ganz Europa geschaffen hatten, mussten wir zunächst die sechs regionalen Niederlassungen in einem BI-Datensatz zusammenfassen und standardisieren“, erklärt Roy Kemble, IT-Manager bei Yamaha Music Europe, warum dieser dezentrale Ansatz zur Überwachung von Business Intelligence (BI) nicht mehr zeitgemäß war. „Wir wollten einen umfassenderen Überblick über die Daten aus unserem ERP-System und auch die Möglichkeit haben, Informationen aus anderen Quellen zu integrieren.“

Die Hauptanforderung war somit ein einheitliches BI-Analyse- und Reporting-System, das zudem leicht in die bestehende, selbst entwickelte ERP-Software integriert werden konnte. Kemble und seine britischen Kollegen kannten die BI-Suite Qlikview von Qliktec bereits und hielten sie für geeignet, um einen einheitlichen BI-Standard in allen europäischen Niederlassungen einzuführen.

Die erste neue BI-Anwendung war das Vertriebs-Reporting. Hilfestellung bei der Implementierung leisteten hierbei die Unternehmensberater des deutschen Qlikview-Partners RSP. „Begonnen haben wir mit dem Datenimport aus Salesforce.com“, so Kemble, „um diese Daten mit denen aus unserem ERP-System zu kombinieren. Damit sind wir in der Lage, die Vertriebsaktivitäten den Vertriebsergebnissen gegenüberzustellen.“

Für die Integration der Daten aus dem ERP-System auf der AS/400 mit weiteren Datenquellen wurde eine passgenaue Schnittstelle programmiert. Jede Nacht werden nun Daten aus dem ERP-System in eine SQL-Datenbank geladen. Von dort lassen sich dann die Datensätze für die Analyse in Qlikview abrufen.
Das Management verschafft sich so mit wenigen Mausklicks einen Überblick über den Produktabsatz. Die Vertriebsbeauftragten sehen, wie gut oder schlecht sie abgeschnitten haben. Über die Anwendung lässt sich aber auch ersehen, ob ein Kunde aktiv ist oder ob er ein bestimmtes Produkt nicht mehr kauft. Außerdem lassen sich Sales-Transaktionen mit geringer Marge direkt identifizieren.

Im Unternehmen sind zudem auch noch weitere relevante Daten in Excel gespeichert, die – wie etwa die Budgetzahlen – ebenfalls in die Qlikview-Berichte eingebunden werden. Für Kemble ist der wichtigste Qlikview-Vorteil das, was er die „Helikopter-Perspektive“ nennt: der komplette Überblick über den gesamten europäischen Produktabsatz. Für das IT-Team ist es nun einfach, neue Anwendungen zur Analyse der Daten zu erstellen. Die assoziative In-Memory-Architektur von Qlikview ermöglicht außerdem auch Datenauswertungen ohne vordefinierte OLAP-Cubes, so Kemble: „Die Entwicklung ist kinderleicht; die Anwender verfügen über eine einfach zu bedienende Umgebung für ihre Ad-hoc-Abfragen und Analysen.“

Eine konsolidierte und automatisierte Datenbasis sorgt heute für aktuelle Berichte, so dass dank der BI-Software in allen europäischen Niederlassungen manuell erstellte Vertriebsberichte nicht mehr nötig sind. „Früher war es gut möglich, dass es zehn Versionen desselben Berichts gab“, erinnert sich Kemble. „Jetzt ist das gesamte Reporting zentralisiert; die Nutzer erstellen ihre Berichte quasi in Echtzeit.“ Überzeugt vom Einsatz der BI-Software im Vertrieb, sei man bereits dazu übergegangen, auch die Performance in den Bereichen Einkauf und Logistik zu analysieren sowie weitere Managementinformationen detailliert zu untersuchen.