17.02.2013 Büfa: Glasklarer Durchblick beim Softwareinventar

Compliance bestätigt

Von: Wolfgang Ihde

Büroanwendungen wie Office werden auf vielen PCs und Laptops vorinstalliert bestellt und dann im Unternehmen eingesetzt. Stellt sich im Laufe der Zeit heraus, dass ein Release veraltet ist und dadurch Inkompatibilitäten verursacht oder bestimmte Funktionalitäten im Standardumfang fehlen, kommt über ein Upgrade oder eine Neuinstallation meist die neueste Version zum Einsatz.

Glasmöbel von Büfa – zeitlose Ästhetik für den Wohnbereich

Diese Lizenzproblematik ist bei der Oldenburger Büfa-Gruppe dem Team von IT-Leiter Bert Schröder bestens bekannt, das sich daher schon lange um ein fachgerechtes Lizenzmanagement kümmert. Um die Lizenzen bei dem Chemie- und Glasunternehmen trotz Servervirtualisierung im Griff zu behalten, holte er sich 2012 das Know-how des Systemhauses Fritz & Macziol ins Haus, das außerdem weitere Verbesserungspotenziale und etwaige Risiken identifizieren sollte. Büfa legte außerdem Wert auf eine größere Kostentransparenz und die Bestätigung der Compliance im Microsoft-Umfeld.

Mit dem Aufbau eines kompletten Softwareinventars wurde der Grundstein für alle weiteren Projektschritte gelegt. „In unserer Unternehmensgruppe sind rund 520 Mitarbeiter beschäftigt“, so Schröder. „Davon haben sicherlich nicht alle einen eigenen Computer. Trotzdem war es eine Herausforderung für uns, wirklich alle Geräte in der Inventarisierung aufzunehmen und die darauf installierten Produkte in der jeweiligen Edition und Version zu erfassen.“

Nachdem dieser aufwändige, aber nötige Punkt auf der Agenda erledigt war, stellten die weiteren Projektschritte keine größere Herausforderung mehr da. Es folgte die Erstellung einer Lizenzbilanz für den Hersteller Microsoft inklusive der Nachweisprüfung bereits erworbener Lizenzen. Bei der anschließenden Dokumentation der Optimierungspotenziale wurde das Augenmerk auf die spezifischen Rollendefinitionen im Lizenzmanagement gelegt, etwa bei der Software- und Hardwarebeschaffung sowie bei der Ausmusterung alter oder defekter Geräte. Damit ist nun sichergestellt, dass erworbene Nutzungsrechte nicht verloren gehen und optimal eingesetzt werden.