03.05.2017 Klartext von Manfred Zerwas, Geschäftsführender Gesellschafter bei SER

Das Recht auf Vergessenwerden

 Das Bundeskabinett hat im Februar beschlossen, das deutsche Recht an die EU-Datenschutz-Grundverordnung anzupassen. Die EU DSGVO bringt strengere Regelungen beim Umgang mit personenbezogenen Informationen mit sich, denn sie nimmt alle Unternehmen in die Pflicht, die personenbezogene Daten erheben, verarbeiten, speichern und analysieren. Demnach müssen diese uneingeschränkt in der Lage sein, personenbezogene Informationen zu identifizieren, herauszugeben und auf Anfrage zu löschen.

Manfred Zerwas, Geschäftsführender Gesellschafter der SER-Gruppe

Neu ist u.a. das „Recht auf Vergessenwerden“: Kunden, Mitarbeiter und Partner können nicht nur Einsicht in erhobene Informationen, sondern auch deren Löschung verlangen. Bestimmte personenbezogene Dokumente sind aber weiter revisionssicher mit Schutz vor Löschung und Manipulation (nach gesetzlichen Fristen) aufzubewahren. Mit DMS-Komponenten für das Lösch- und Aufbewahrungsmanagement lassen sich beide Anforderungen erfüllen.

Doch nicht jedes DMS-System stellt diese notwendigen Komponenten bereit! Deshalb sollte man bei der Auswahl eines passenden Systems zwei wichtige Kriterien prüfen: Lassen sich sensible Informationen sowohl unveränderbar speichern als auch nachträglich nachweisbar löschen? Lassen sie sich auf Knopfdruck auffinden und automatisiert neutralisieren (z.B. Unterschriften auf Dokumenten schwärzen)?

Außerdem wichtig: Ein modernes DMS sollte zeitlich unbegrenzte Löschsperren pro Dokument setzen können. Gerade, wenn bei der Ablage von personenbezogenen Dokumenten deren Aufbewahrungsfristen noch nicht bekannt sind, lassen sie sich so auch ohne Frist vor Veränderbarkeit schützen. Die Löschsperren lassen sich dann jederzeit aufheben – z.B. dann, wenn Kunden oder Mitarbeiter die Löschung verlangen.