22.03.2017 Touax automatisiert den Rechnungsversand

Debitorenbuchhaltung in der Cloud

Schrittweiser Übergang zur E-Rechnung: Das 1855 gegründete französische Familienunternehmen Touax automatisiert den Versand von papierbasierten und elektronischen Kundenrechnungen ab sofort mit der cloud-basierten Esker-Lösung für die Debitorenbuchhaltung.

Ein Touax-Showroom zur Präsentation fertiger Modullösungen für Industrie- und Verwaltungsgebäude

Weltweit aktiv und spezialisiert auf das Vermietgeschäft mobiler Lösungen in vier Geschäftsfeldern (Schiffscontainer, Raummodule, Flussschifffahrt und Güterwaggons), hat das 1853 gegründete Unternehmen Touax zwei Werke, drei F&E-Zentren, 50 Vertriebsstandorte (auch in Deutschland) und 650 Mitarbeiter. Angeboten werden fertige Modullösungen für Industrie- und Verwaltungsgebäude, die durch ihre Personalisierung, Optik und Ausbaufähigkeit überzeugen und anspruchsvollen Standards (Sicherheit, Bau und Umwelt) gerecht werden sollen. Der Jahresumsatz liegt bei über 360 Mio. Euro.

Vor der Einführung der automatisierten Debitorenbuchhaltung in der Cloud verbrachte die Buchhaltung von Touax pro Monat rund vier Arbeitstage allein mit der manuellen Verarbeitung von Kundenrechnungen für die sieben Niederlassungen in Frankreich. In einem speziellen Raum waren die dafür nötigen großen Drucker und andere geräuschintensive Systeme untergebracht. Das kostete unnötig viel Platz und Geld.

Outsourcing des Versands der Papierrechnungen

Zunächst hatte sich Jean-Michel Erault, Kreditmanager bei Touax, für das Outsourcing von Verarbeitung und Versand der Papierrechnungen entschieden, um Mitarbeiter und Kunden auf den allmählichen Übergang zur E-Rechnungsstellung vorzubereiten. Dazu erweiterte er die vorhandene Lösung auf die E-Rechnungsstellung so dass er den Kunden (einschließlich der öffentlichen Verwaltung) jetzt den Umstieg auf die elektronische Rechnung mit digitaler Signatur anbieten kann. Er hofft, innerhalb eines Jahres 30 Prozent der Kunden in der Privatwirtschaft auf die E-Rechnung umzustellen.

„Wir wollten modernisieren und mehr Platz schaffen“, begründet Erault die Versandautomation der Papier- und E-Rechnungen. Nur wenige Monate nach der Implementierung habe man bereits diverse Vorteile realisieren können:

20 bis 30 Prozent Kosteneinsparungen durch Abschaffung von Geräten, Papier, Porto und manuellen Aufgaben

Bessere Arbeitsumgebung mit weniger administrativen Aufgaben und geringerem Geräuschpegel

Schlanke Workflows, so dass die Rechnungen schneller und mit weniger Fehlern versendet werden. Dokumente wie z. B. Bestellungen, Lieferscheine und AGBs werden automatisch nach vordefinierten Regeln an die Rechnung angefügt.

Verbesserte Zusammenarbeit, denn die Rechnungen sind für alle regionalen Niederlassungen im elektronischen Online-Archiv rund um die Uhr verfügbar.

Erfüllen gesetzlicher Anforderungen

Die E-Rechnungen an Behörden werden automatisch als PDF über die von der französischen Regierung eingeführte E-Invoicing-Plattform Chorus verschickt.

Touax hat so nicht nur eine technische Lösung eingeführt, sondern laut Erault auch „die Prozesse modernisiert und unsere Teams zusammengebracht, die wichtige Aufgaben jetzt viel effizienter erledigen können“. Neben der automatischen Rechnungsstellung nutze Touax jetzt auch den virtuellen Drucker von Esker, um andere Dokumente zu versenden.