Der Brief kommt schneller ans Ziel

Franke hat sich für die Implementierung der Esker-Lösung – beginnend in seinem französischen Standort – entschieden, um den besonderen Anforderungen seiner Kunden gerecht zu werden. Der Anbieter punktete nicht nur mit seinen kundenspezifischen SaaS-Lösungen, sondern auch mit der Kompatibilität zum kürzlich bei Franke implementierten SAP-System.
 
Nach der unternehmensweiten Implementierung von SAP im Frühjahr konnte der französischen Standort Bestellbestätigungen, Rechnungen und Zahlungserinnerungen nicht mehr so effizient verwalten wie zuvor. Konzernweit wurde bereits mit Esker-Lösungen, beispielsweise zum Faxversand und -empfang, gearbeitet und wollte dem Unternehmen auch bei der automatisierten Verarbeitung von Kundendokumenten direkt aus SAP treu bleiben, um:

• personalisierte Empfangsbestätigungen automatisch per Post oder E-Mail innerhalb von einer Stunde nach Auftragseingang versenden zu können.
• Kundenrechnungen automatisch per Post zu versenden. Die Dokumente werden in einem Druck- und Versandcenter sortiert, gedruckt, gefalzt, kuvertiert und noch am selben Tag an den Postdienst übergeben.
• Kundenkonto-Übersichten monatlich automatisch per Post an jeden Kunden zu versenden.
• den Versandstatus aller per Post verschickten Dokumente in Echtzeit über die sichere, webbasierte Benutzeroberfläche anzeigen zu können.

Eine Lösung für alle Kundenanforderungen

Zusätzlich zur SAP-Integration konnte die Lösung an die individuellen Anforderungen der Kunden angepasst werden. Rechnungen werden nun nach Markenbereich gruppiert oder getrennt, Empfangsbestätigungen mit oder ohne Preisangaben ausgewiesen oder mit personalisierter Betreffzeile per E-Mail versendet.
 
„Esker ist sehr gut auf die Anforderungen unserer Kunden eingegangen und wusste ganz genau, wie sich unsere Geschäftsprozesse abbilden lassen und die Software angepasst werden konnte. Die SaaS-Lösung wurde in nur einem Monat bereitgestellt und wird auf der Basis unserer ausgereiften Verwaltungsregeln laufend weiterentwickelt“, erzählt Régis Dumoulin, IT-Manager bei Franke Frankreich.

Spürbare Vorteile

Dank der Saas-Lösung konnten Verbesserungen erzielen, darunter:  

• Reduzierung der täglichen Verarbeitungsdauer um drei Stunden
  Die Dokumentenverarbeitung (Drucken, Falzen, Kuvertieren, Übergabe an den Postdienst) wurde bisher manuell mit einem Aufwand von drei Stunden pro Tag erledigt; sie ist jetzt vollständig automatisiert. So kann sich das Unternehmen wieder auf Aufgaben konzentrieren, die den Kunden einen höheren Mehrwert bieten.
• Kürzerer Order-to-Cash-Prozess und weniger Zahlungsverzögerungen
  Dies wird erreicht, indem Rechnungen noch am Tag der Erstellung versendet werden.
• Optimierter Service und verbesserte Kundenbeziehungen
  Gründe dafür sind die Berücksichtigung der individuellen Kundenanforderungen und die Rechnungsverfolgung in Echtzeit.

„Wir konnten unseren Cash Flow durch eine Verkürzung der durchschnittlichen Forderungslaufzeit optimieren. Je schneller eine Rechnung versendet wird, desto schneller wird sie beglichen“, weiß Dumoulin. „Durch die erhöhte Automatisierung konnten Fehler, die mit der manuellen Bearbeitung einhergehen, reduziert werden. Die Mitarbeiter in der Buchhaltung können sich nun wieder um wichtigere Aufgaben kümmern. Unsere Kunden sind zufriedener, und folglich haben sich die Geschäftsbeziehungen zu den Kunden verbessert.“
 
 
Bildquelle: Thinkstock/ moodboard