Der Mittelstand entdeckt Print-Services

Immer mehr Unternehmen planen demnach die Automatisierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse. Daneben wird mobiles Drucken in den kommenden ein bis zwei Jahren ein wichtiges Thema werden. Die Senkung der IT-Kosten (52%) und die Verbesserung der Sicherheit (49%) sind für die befragten Fach- und Führungskräfte die wichtigsten Anforderungen an die IT in den kommenden ein bis zwei Jahren.

Neben diesen klassischen Daueraufgaben müssen die deutschen IT-Leiter die Fachbereiche und deren Geschäftsprozesse stärker als bisher unterstützen - dies gaben 51 Prozent der Befragten zu Protokoll - und stehen zudem vor der Herausforderung, deutlich flexibler als in der Vergangenheit auf neue Anforderungen zu reagieren (46%).

Viele der Befragten beziehen aktuell von externen Druckservice-Anbietern vor allem Basisdienstleistungen wie Wartung und Support (56%), Geräte (51%) und Verbrauchsmaterial (47%). Mit diesen sogenannten „Basic Print Services“-Verträgen lassen sich die direkten Kosten senken; eine einzige Abrechnung und das Reporting sorgen zudem für Transparenz.

„Dieser Effekt ist allerdings schnell verpufft“, gibt Matthias Kraus, Analyst und Projektleiter dieser Studie, zu bedenken. „Was nutzen günstige Beschaffungskonditionen, wenn überflüssige Geräte eingekauft und parallel ein Wildwuchs an veraltetem Drucker-Equipment benutzt wird, der fehleranfällig ist, den Bedarf der Anwender nicht erfüllt und die Geräteflotte an veränderte Rahmenbedingungen nicht angepasst wird?“

Die Mittelständler haben das offenbar erkannt, denn vor allem sie planen in den kommenden zwei Jahre mit dem Einkauf von Managed Print Services die Analyse und Bedarfsplanung (49%), die Gerätekonsolidierung (52%), das Asset Management (48%) und die fortlaufende Optimierung der Druckerumgebung (54%) zu verbessern.

Zwei Drittel der Befragten beurteilen „Document Solutions“ als eine geeignete Maßnahme, um dokumentenintensive Prozesse in Teilbereichen zu optimieren. So sind elektronische Formulare (44%), Lösungen für sicheres Drucken und elektronische Archivierung (jeweils 34 %) und die Digitalisierung und manuelle Weiterleitung von Dokumenten (32 %) - also Software und Services, um Teilbereiche von Dokumentenprozessen zu verbessern oder die Sicherheit zu erhöhen - am weitesten verbreitet.

Mobiles Drucken - also die Möglichkeit, von jedem mobilen Endgerät an jedem zur Verfügung stehenden Gerät drucken zu können - wird als wichtiger Trend gewertet. Für mehr als die Hälfte der Befragten wird es spätestens mittelfristig innerhalb der kommenden zwei bis fünf Jahre als wichtig eingeschätzt. Dabei gaben elf Prozent der Unternehmen an, dass mobiles Drucken bereits heute von großer Bedeutung für sie ist. Lediglich 12 Prozent werten es hingegen als unbedeutendes Hype-Thema ab.

Bringen soll mobiles Drucken vor allem mehr Flexibilität (53%) und eine Erhöhung der Produktivität (41%) für die Anwender. Sicherheitsbedenken - verursacht durch das Fehlverhalten der User oder fehlende technische Voraussetzungen sowohl auf Drucker- als auch auf Endgeräteseite - stellen im Hinblick auf mobiles Drucken für die befragten Unternehmen die größten Herausforderungen dar

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Bildquelle: IDC