08.03.2016 Inpuncto und IT2 erweitern das SAP-System

Die eAkte beim Tüv

Von: Dr. Frank Marcial

Eine „elektronischen Personalakte“ hat die Tüv Nord Service GmbH eingeführt und gemeinsam mit Inpuncto und IT2 Solutions in das bestehende SAP-System eingebunden. Für die notwendige Akzeptanz bei den Nutzern sorgte, dass bekannte Abläufe in der Personalarbeit mit SAP HCM erhalten bleiben, die elektronische Personalakte aber dennoch eine effizientere Arbeit ermöglicht. Denn nun können die Mitarbeiter die eAkte innerhalb von SAP GUI starten.

Der Rollout der elektronischen Personalakte erfolgte in zwei wesentlichen Schritten: In der ersten Stufe (Einführung der elektronischen Aktenführung) war ein Überblick über die vorhandenen Aktenbestände und deren Struktur notwendig – als Vorgabe für die künftige Ablagesystematik. Und vor dem Produktiv-Betrieb wurden alle vorhandenen elektronischen Dokumente wie z.B. E-Mails automatisch in die Software übernommen.

Rollout in zwei Schritten

Seit der Einführung der integrierten Geschäftsprozesse (2. Schritt des Rollout) können alle aktenrelevanten internen Bearbeitungsschritte innerhalb der digitalen Personalakte erfolgen. Auch komplexe Abstimmungsprozesse werden nun komplett über diese Software abgebildet. Die Personalprozesse konnten dank besserer Auskunftsmöglichkeiten, schnellen Recherchen sowie durch die direkte Übernahme von Papier- und elektronischen Dokumenten und der automatischen Abbildung und Kontrolle der gesetzlichen Anforderungen erheblich verbessert werden.

Im Zuge der Einführung wurden auch vorhandene Handlungsanweisungen zur Umsetzung der internen Richtlinien und des Datenschutzes angepasst, um den Mitarbeitern die notwendige Handlungssicherheit zu geben. Daran orientierte sich auch die Anpassung von Aufgabenprofilen und Tätigkeiten der einzelnen Nutzer.

In einem nächsten Schritt sind der externe mobile Zugriff auf die elektronischen Personalakten, die Integration externer Partner, der Abgleich zwischen der Vorgangsbearbeitung und anderen bereits vorhandenen Systemen mit Ablaufsteuerungen und die Einführung einer elektronischen Archivierung geplant.

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