Die Informationsflut kanalisieren

Hierbei helfen vor allem die Tools, die sich der gleichen Prinzipien bedienen, wie sie schon in den letzten Jahren im privaten Bereich einen beispiellosen Siegeszug verzeichneten: „Social Media“-Plattformen wie Facebook, Wikis oder Blogs. Manche Unternehmen nutzen diese bereits und machen deutlich, dass es sich dabei nicht um Zeitverschwendung handelt, sondern vielmehr um sehr effektive Maßnahmen zur Bewältigung der Herausforderungen im Arbeitsalltag.

Es sind vor allem zwei Bereiche, an denen sich die besonderen Merkmale der heutigen Arbeitswelt manifestieren: Informationsflut und Komplexität. So entstehen jeden Tag etwa 15 Petabytes an neuen Informationen. 80 Prozent dieser Informationen liegen in unstrukturierter Form vor, also z.B. in E-Mails, ChatNachrichten oder Status-Updates.

Die Bewältigung dieser Masse an Information ist nicht nur eine Herausforderung für die IT-Infrastruktur, sondern vor allem für jeden einzelnen Mitarbeiter. Er muss aus dieser Datenflut das für seine individuellen Bedürfnisse im Arbeitsalltag Relevante herausfiltern. Die Suche spielt hierbei eine große Rolle: Jeder Mitarbeiter verbringt pro Woche mehr als 19 Stunden damit, die für ihn und seine Arbeit relevanten Informationen zu finden; ein Unternehmen verliert pro Jahr 5,3 Mio. Dollar, weil Mitarbeiter die richtigen Informationen nicht finden können.

Dies liegt auch und besonders an einer immer komplexer werdenden IT-Umgebung. So bekommt ein Mitarbeiter seine Informationen natürlich nicht mehr nur in Form von E-Mails oder Dokumenten. Er muss sie sich aus einer Vielzahl von Quellen heraussuchen, sei es, dass sie in seinem E-Mail-Programm verborgen liegen, dass sie im Intranet oder in Ordnern schlummern oder dass sie in den unendlichen Weiten des Internets oder immer mehr auch in „Social Media“ wie Twitter, Blogs oder sozialen Netzwerken zu finden sind.

Eine Lösung ist in Sicht: Unternehmen und ihre Mitarbeiter bewegen sich intern und extern in einer immer stärker vernetzten Umgebung. Es gilt, aus dieser Vernetzung einen Nutzen zu ziehen. Untersuchungen von Unternehmensberatungen haben gezeigt, dass hochgradig vernetzte Unternehmen den geschilderten Anforderungen der heutigen Arbeitswelt am besten gewachsen sind. McKinsey etwa hat herausgefunden, dass Unternehmen, deren Mitarbeiter sich sowohl untereinander als auch extern mit Kunden, Partnern und Dienstleistern vernetzen und hierfür Social-Software-Tools dabei einsetzen, erfolgreicher sind.

Und zwar nicht nur erfolgreicher bei der Suche nach den richtigen Informationen oder nach Lösungen für aktuelle Herausforderungen, sondern auch hinsichtlich harter Zahlen: Sie fahren bessere Geschäftsergebnisse ein. Wie könnte nun ein solches vernetztes Arbeiten aussehen? Die Antwort ist einfach: Unternehmen sollten sich der Tools und Verhaltensweisen bedienen, die in der privaten Welt in den letzten Jahren eine beispiellose Erfolgsstory hingelegt haben: Facebook, Twitter, Skype & Co. Mensc­h­e­n vernetzen sich weltweit mit Hilfe dieser Tools und Plattformen, sie kommunizieren über Grenzen hinweg, tauschen sich über ihre Int­e­ressen aus, diskutieren Themen, stellen Fragen und bekommen Antworten.

Manche haben die Effizienz sozialer Netzwerke schon vor geraumer Zeit erkannt und für sich in einer sicheren Umgebung zu nutzen verstanden. So verwendet IBM zum Beispiel schon seit Jahren sowohl „Social Software“ intern für die bessere Zusammenarbeit und Vernetzung unter Kollegen als auch die externen „Social Media“-Plattformen zur Vernetzung mit Kunden und Partnern. Konkret ist es das Konzept von Activity Streams, mit deren Hilfe die Menschen ihre tägliche Arbeit organisieren können und Komplexität und Informationsflut meistern.

Hier macht man sich das Facebook-Prinzip zu Nutze: Alle Informationen werden auf einer Plattform in einem integrierten und individuellen Strom zusammengeführt. Mit dem Ziel, dass jeder Mitarbeiter wirklich nur die Dinge zu sehen bekommt, die er für seine tägliche Arbeit benötigt. Und hier spielt die Quelle dieser Information keine Rolle mehr. Es kann eine E-Mail sein, eine Präsentation, ein Tweet oder Eintrag in einem Wiki sein: Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf all diese Informationen von seiner sozialen Inbox aus.

Dazu kommt: Er kann sie auch direkt an Ort und Stelle bearbeiten, ohne die Anwendung wechseln zu müssen. Die Komplexität dieser unterschiedlichen Quellen und Plattformen wird radikal vereinfacht, der Vernetzungsgrad des täglichen Arbeitens ist hoch und jeder Mitarbeiter bekommt aus der Flut an Informationen idealerweise nur das für ihn Relevante zu sehen. Welche Hardware unter einer solchen „Social Media“-Plattform liegt, spielt dabei eine untergeordnete Rolle.

Was wie die Vision einer fernen Zukunft klingt, ist heute Realität, auch in Deutschland. So nutzt etwa Sennheiser als klassischer Mittelständler „Social Software“, um die Zusammenarbeit von international verteilten Teams zu managen und Wissen zu speichern und zu teilen (siehe DV-Dialog 4/2011, S. 22). Es gibt also Lösungen für die Herausforderungen des Arbeitsalltags: Unternehmen und ihre IT-Abteilungen können diese offensiv angehen und den Arbeitsplatz der Zukunft schon heute gestalten, anstatt nur zu reagieren und den Entwicklungen hinterherzuhecheln.

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