Driven by Quality

Damit schließt die Norm nahtlos an Methoden wie Six Sigma und Kaizen an, die bereits zentrale Elemente des Produktionssystems des amerikanischen Mutterkonzerns Paccar darstellen. Zunehmend höhere Qualitätsstandards lassen sich ohne den Einsatz modernster Technologien nicht mehr erreichen. Ein Grund dafür, dass DAF Trucks im Jahr 2006 das Projekt „Digital Archiving for parts invoices“ zur digitalen Archivierung von Rechnungen im Bereich Ersatzteile und Zubehör startete. Im Mittelpunkt der elektronischen Dokumentenverwaltung steht das Docuware-Archiv.

Als Ausgangspunkt für die Implementierung wählte DAF das Rechnungswesen am Verwaltungssitz in Eindhoven, denn dieser Abteilung drohte der Papier-GAU. Durchschnittlich 50.000 Ausgangsrechnungen mussten hier zuvor monatlich in doppelter Ausfertigung ausgedruckt, jeweils den internen Sachbearbeitern zugeleitet und parallel an die ca. 1.000 Handelspartner und Servicestützpunkte in Europa, dem Mittleren Osten, Afrika, Aus­tralien, Neuseeland und Taiwan versandt werden.

Noch brisanter war die Lage bei der Bearbeitung der jährlich 450.000 Eingangsrechnungen, die zu gleichen Teilen per EDI und Briefpost eintreffen. Insgesamt sind – teilweise auch außerhalb Europas – bis zu 700 DAF-Mitarbeiter in die Rechnungsprüfung involviert. Sie erfolgt dann laut DMS-Projektleiter Teun Kremers anhand von drei Kriterien.

„Erstens: Die Ware ist in unserem Lager eingetroffen. Zweitens: Die Ware entspricht in Art und Menge unserer Bestellung. Und drittens: Der Preis ist korrekt. Die Praxis zeigt, dass in ca. 20 Prozent der ­Lieferungen – das heißt etwa bei 90.000 Eingangsrechnungen pro Jahr – eines dieser Kriterien nicht erfüllt ist und wir zur Klärung des Sachverhalts Rücksprache mit der jeweils Auftraggebenden Fachabteilung, die die Bestellungen initiiert bzw. Waren oder Dienstleistungen erhalten hatte, halten müssen“, erklärt Kremers. Nicht selten mussten zu diesem Zweck Rechnungskopien per Briefpost zu einer oder mehreren DAF-Produktionsstätten, Warenlagern oder Vertriebsniederlassungen geschickt werden, die DAF mittlerweile in 13 europäischen Ländern betreibt.

Durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse sollten Kremers zufolge die enormen Papierberge abgebaut und der Bearbeitungsaufwand drastisch reduziert werden. Zudem sollten im Rahmen der Weiterentwicklung guter partnerschaftlicher Beziehungen zu Händlern und Zulieferern das Serviceangebot und die Servicequalität kontinuierlich ausgebaut werden. „Unser Ziel war es, die Abläufe nicht nur zu beschleunigen, sondern die Rechnungsdokumente auch elektronisch recherchierbar zu machen, um damit unsere Auskunftsfähigkeit bei eventuellen Reklamationen oder Nachfragen von Kunden und Lieferanten deutlich zu steigern“, fasst Kremers die Vorgaben zusammen.

Das Lösungskonzept sah vor, ein spezielles Händlerportal im Internet zu errichten, um darüber die Ausgangsrechnungen zu verteilen. Ausgestattet mit dedizierten Zugriffsrechten sollte jeder Händler die Möglichkeit erhalten, die an ihn adressierten Ersatzteil- oder Zubehörrechnungen rund um die Uhr aus seinem Postfach elektronisch abrufen zu können, um sie dann lokal auszudrucken. Bei der Realisierung des Portals galt es, neben technischen auch recht­liche Gesichtspunkte zu beachten. „Nach niederländischem Recht müssen elektronische Rechnungen zehn Jahre gespeichert werden“, so Teun Kremers. „Endet das Geschäftsverhältnis mit einem Händler, sind wir verpflichtet, diesem die gespeicherten Rechnungen in elektronischer Form – etwa auf einer CD – zur Verfügung zu stellen.“

Die Bearbeitung der Eingangsrechnungen sollte mit elektronischen Workflows verbessert werden. Alle zuvor papierbasierten Rechnungs­dokumente sollten deshalb über Dokumentenscanner vom Typ Fujitsu ­fi-6770 digitalisiert, zentral archiviert und im Rahmen eines elektronisch gesteuerten Prozesses geprüft und zur Zahlung freigegeben werden. Eine Herausforderung bei der DMS-Implementierung stellte die vorhandene IT-Infrastruktur dar. Es handelt sich dabei um ein IBM-System, auf dem eine eigenentwickelte ERP-Lösung läuft. „Uns war klar, dass hier vielfältige Softwareanpassungen erforderlich waren“, so Kremers.  „Glücklicherweise verfügt DAF über ein hochqualifiziertes Team an IT-Spezialisten.“

Auch bei dem inzwischen ebenfalls realisierten Portal zur Verteilung der Ausgangsrechnungen für Ersatzteile und Zubehör an die DAF-Fachhändler handelt es sich um eine DAF-Eigenentwicklung. Eine Schlüsselrolle bei der Datenübertragung der Rechnungsdokumente vom ERP-System zum Portal und zum zentralen Dokumentenpool spielt ein vom autorisierten Docuware-Partner Docuscan entwickeltes Modul, das als universelle Integrationsschnittstelle fungiert. Zur Prüfung und Rechnungsfreigabe der Eingangsrechnungen werden die vor dem Scannen mit einem Barcode-Aufkleber versehenen Rechnungsbelege für die weitere Verarbeitung automatisch indiziert. Ein Workflow steuert den Rechnungsfreigabeprozess. Eigenentwickelte Softwaretools erlauben den 300 im Bereich des Rechnungswesens tätigen DAF-Mitarbeitern die Erstellung vielfältiger Reports, etwa über offene Rechnungsfreigaben.

Insgesamt greifen etwa 1.000 Mitarbeiter auf den zentralen Dokumentenpool zu. Der Zugriff erfolgt über Docuwares Webclient – und zwar sowohl für die Mitarbeiter in der Firmenzentrale als auch für die über das firmeneigene Paccar-Firmennetz angeschlossenen europäischen und außereuropäischen Niederlassungen. „Der Rechnungsversand über das Händlerportal statt per Briefpost stellt für uns eine deutliche Erleichterung und für unsere Händler – wie ihr Feedback zeigt – eine willkommene Serviceverbesserung dar“, freut sich Teun Kremers. „Durch den schnellen Zugriff auf Dokumente können zudem Rückfragen und Reklamationen schnell und unbürokratisch bearbeitet werden. Hinzu kommt, dass wir sehr viel Lagerfläche einsparen, wesentlich weniger Papier verbrauchen und Dokumente nicht mehr auf dem Postweg verloren gehen bzw. später unauffindbar sind.“

Noch deutlicher wird der Nutzen der durchgehenden Prozessdigitalisierung bei der Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Insbesondere wenn der Auftraggeber einer Bestellung nicht eindeutig zuzuordnen war, erwies sich die Rechnungsprüfung früher als zeitaufwendig. Nicht selten mussten Rechnungskopien an unterschiedliche Niederlassungen geschickt werden, um den Auftraggeber zu identifizieren und die Richtigkeit der Rechnungsstellung bestätigen zu lassen.

„Heute können wir unklare Rechnungen elektronisch in kürzester Zeit an einen großen Personenkreis verteilen und den Auftraggeber einer Bestellung schnell finden“, erklärt Kremers. Das stellt außerdem sicher, dass dank zeitnaher Bearbeitung selbst kurze Skontofristen wahrgenommen werden können.
Durch die Steuerung der Rechnungsprüfung über klar definierte Workflows wird die Kontrolle zudem transparenter und sicherer. „Senkungen der Betriebs- und Verwaltungskosten auf Seiten von DAF Trucks steht ein spürbarer Gewinn an Servicequalität auf Seiten unserer Händler und Lieferanten gegenüber“, bilanziert Kremers. „Mehr als fünf Millionen Dokumente werden derzeit sicher im zentralen Dokumentenpool verwahrt.“

Bei DAF ist die IT angehalten, vorzugsweise dort zu investieren, wo mit einer Amortisation des eingesetzten Kapitals innerhalb eines Jahres zu rechnen ist. „Eine Vorgabe, die das Projekt ,Digital Archiving‘ mühelos erfüllt hat“, resümiert Kremers. Grund genug, das elektronische Archiv sukzessive für weitere Geschäftsprozesse zu verwenden. „Nach den positiven Erfahrungen mit dem Händlerportal möchten wir auch die Kommunikation mit unseren Zulieferern stärken und ihnen qualitativ noch bessere Serviceangebote machen.“