Standardmäßig werden Drucker und Multifunktionsgeräte (MFPs) über die Benutzeroberfläche direkt am Gerät bedient. Für Anwender mit einer Sehbehinderung kann dies eine Herausforderung darstellen, da sie beispielsweise die Textanweisungen auf dem Display nur schwer lesen können.
Mit der Accessibility Solution können Nutzer direkt über ihre Arbeitsstation auf fast alle MFP-Funktionen zugreifen, die normalerweise über den Touchscreen eines Druckers zugänglich sind. Das Einstellen der Gerätefunktionen erfolgt über eine webbasierte Software, die mit vielen gängigen Eingabegeräten für behinderte Menschen kompatibel ist. Über die Weboberfläche können beispielsweise Einstellungen für Kopier-, Fax- oder Scan-Aufträge an das Multifunktionsgerät übermittelt werden.
Dem jeweiligen Benutzerauftrag wird zunächst eine Auftragsnummer zugeteilt, die auf dem Bildschirm des Arbeitsplatzgeräts erscheint. Anschließend werden die Parameter des Druckauftrags an den Drucker gesendet. Der Anwender gibt dort über den Ziffernblock die jeweilige Auftragsnummer ein und der Auftrag wird ausgeführt.
Die Accessibility Solution Speech gibt die Gerätestatusmeldungen akustisch wieder. Die Geräte verfügen über mehr als 60 vorgegebene Befehle; sie können jedoch auch mit eigenen Kommandos an die individuellen Anforderungen angepasst werden.
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