04.09.2017 Cancom Pironet verspricht Revisionssicherheit und Kostenersparnisse

E-Mail-Archiv in der Cloud

Von: Miriam Di Gangi

Der Kölner Multi-Cloud-Anbieter Cancom Pironet kündigte vergangene Woche seine neue, revisionssichere E-Mail-Archivierungslösung mit GoBD-Zertifizierung aus der deutschen Cloud an, bei der alle elektronischen Nachrichten im deutschen Rechenzentrum des Providers gespeichert werden.

  • Die Mails zuverlässig und sicher in der Cloud archivieren.

    Die Mails zuverlässig und sicher in der Cloud archivieren.

  • Revisionssichere E-Mail-Archivierung „Made in Germany“

    Revisionssichere E-Mail-Archivierung „Made in Germany“

Dieser Cloud-Service versetzt Unternehmen laut Uwe Schröter, Managing Director bei Pironet Enterprise Solutions, mit seiner zentralisierten Ablage von E-Mails in die Lage, die rechtlichen Anforderungen an die Archivierung ihrer E-Mails dauerhaft einzuhalten. Außerdem sparen sie laut Schröter erhebliche Kosten ein und sorgen für Arbeitserleichterungen. Die technische Basis stellt Doxis4 von SER Solutions Deutschland dar, die auch über Schnittstellen zu Systemen auf Basis von IBM i verfügt; die Lösung ist ab sofort verfügbar.

Revisionssichere Archivierung

Insbesondere bei der revisionssicheren Archivierung von E-Mails müssen Unternehmen zahlreiche rechtliche Anforderungen erfüllen: Dokumente dürfen nachträglich nicht änder- oder manipulierbar sein, sie müssen bei Bedarf schnell verfügbar sowie Projekten oder Geschäftsvorfällen zuzuordnen sein und über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden – z.B. zehn Jahre bei steuerlich relevanten Dokumenten.

„Die unkoordinierte Ablage der elektronischen Nachrichten in den persönlichen Postfächern der Mitarbeiter führt mitunter dazu, dass rechtlich relevante E-Mails nicht innerhalb der ge­setzten Fristen vorgelegt werden können und gegebenenfalls hohe Strafzahlungen drohen. Auch Geschäftsabläufe werden behindert, wenn benötigte Dokumente nicht rechtzeitig zur Verfügung stehen“, so Uwe Schröter, Managing Director bei Pironet Enterprise Solutions. „Mit der E-Mail-Archivierungslösung von Cancom Pironet können sämtliche E-Mails inklusive Anhänge revisionssicher, strukturiert und kontextbezogen abgelegt und unternehmensweit auf diese zugegriffen werden.“

Intuitive Bedienbarkeit, maßgeschneiderte Workflows

Nutzer profitieren insbesondere von der leichten, intuitiven Bedienbarkeit der Cloud-Anwendung: E-Mails lassen sich sehr schnell archivieren und dabei dem jeweiligen Geschäftsvorgang zuordnen. Da die Lösung nahtlos in die Mail-Anwendung des Unternehmens wie Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes integrierbar ist, braucht der Nutzer dabei sein persönliches E-Mail-Postfach nicht zu verlassen. Auch steht Anwendern eine leistungsstarke Suchfunktion für ein rasches Wiederauffinden von benötigten E-Mails zur Verfügung.

Unternehmen können wichtige Geschäftsprozesse drastisch verschlanken, indem sie diese durch einen elektronischen Workflow unterstützen. Wenn beispielsweise die Rechnungs-Eingangsprüfung auf diese Weise abgewickelt wird, ergeben sich Vorteile wie niedrigere Kosten, schnellere Abläufe und nachvollziehbare, dokumentierte Prozesse mit revisionssicherer Archivierung der relevanten Unterlagen.

Spürbare Entlastung der E-Mail-Server

Eine integrierte Ähnlichkeitsprüfung sorgt dafür, dass die gleiche E-Mail nicht mehrfach von unterschiedlichen Empfängern im Archiv der Cloud-Anwendung abgelegt wird. Gerade bei besonders voluminösen Anhängen oder Mails an zahlreiche Adressaten wird auf diese Weise Speicherplatz eingespart.

Auch lassen sich Archivierungsregeln auf Basis von Unternehmensanforderungen maßgeschneidert für unterschiedliche Benutzergruppen definieren. Nach der automatisierten Archivierung einer Geschäftskorrespondenz besteht die Option, die abgelegten E-Mails automatisch in den Ursprungssystemen zu löschen oder durch einen Link zum Archivsystem zu ersetzen, wodurch der E-Mail-Server spürbar entlastet wird.

Individuell anpassbar

Mit dieser E-Mail-Archivierungslösung können Unternehmen selbst entscheiden, ob sämtliche elektronische Nachrichten automatisch revisionssicher archiviert werden sollen.

Auch differenzierte Konzepte sind möglich, bei denen beispielsweise nur die elektronischen Nachrichten bestimmter Abteilungen juristisch unveränderbar abgelegt werden. Bei allen anderen E-Mails erfolgt in diesem Szenario die Speicherung zwar nicht in revisionssicherer Form, dafür aber besonders kosteneffizient.

Sicherer Cloud-Betrieb in Deutschland

Alle Daten werden nach ISO 27001-Zertifizierung im deutschen RZ von Cancom Pironet gespeichert. Wie bei all seinen Lösungen bietet der Multi-Cloud-Anbieter auch hier Service und Support aus Deutschland.

Bildquelle: Thinkstock/iStock / Cancom Pironet

©2017 Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH