30.07.2012 Steuervereinfachungsgesetz glättet elektronischen Rechnungsversand

E-Rechnung: Eile mit Weile

Von: Berthold Wesseler

Zwar dürfen Rechnungsaussteller seit Juli 2011 auf eine digitale Signatur verzichten und Rechnungsempfänger frei wählen, wie sie Echtheit und Unversehrtheit digitaler Daten gegenüber dem Fiskus belegen. Sie müssen dazu allerdings ein innerbetriebliches Kontrollverfahren etablieren, das einen Abgleich der Rechnung mit der zugrunde liegenden Zahlungsverpflichtung sicherstellt.

Möglich wurde das durch die Neufassung von Absatz 1 und 3 im § 14 des Umsatzsteuergesetzes im Artikel 5 Nr. 1 des Steuervereinfachungsgesetzes vom November 2011. Die Regelung ist neutral angelegt: Firmen können sowohl manuelle als auch systemgestützte Prüfungen vornehmen. Doch welche Kontrollverfahren sind tatsächlich zulässig und bewahren vor Auseinandersetzungen mit den Finanzbehörden?

Welche Kontrollverfahren sind zulässig

„Trotz des Freiraums sollten Unternehmen nicht übereilt auf elektronische Rechnungen setzen“, warnte deshalb im vergangenen Jahr nicht nur Gert Klöttschen, Steuerberater bei der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft DHPG. Der Gesetzestext lasse noch viele Fragen offen. Insbesondere sei unklar, welche Verfahren letztendlich von der Finanzverwaltung anerkannt werden. „Wird das praktizierte Kontrollverfahren bei der Betriebsprüfung nicht akzeptiert, drohen erhebliche Umsatzsteuernachzahlungen zuzüglich Zinsen“, so Klöttschen.

Am 2. Juli schließlich hat der Amtsschimmel gewiehert; endlich lag das lang ersehnte Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen „zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung durch das Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011“ auf dem Tisch. „Mit dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen sichergestellt werden“, heißt es dort. „Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind.“

Das heißt: „Die Rechnung wurde weder ge- noch verfälscht oder auf andere Weise verändert; die Rechnung entspricht der erbrachten Leistung. Die Anforderungen an das innerbetriebliche Kontrollverfahren haben sich an dieser Zielrichtung zu orientieren.“ Es erfülle dann die Anforderungen des § 14 Abs. 1 UStG, wenn es einen verlässlichen Prüfpfad beinhaltet, durch den ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung hergestellt werden kann.

Neue Anforderungen nach der Neuregelung

Dieser Prüfpfad kann z.B. durch (manuellen) Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein oder Überweisung bzw. Zahlungsbeleg) gewährleistet werden. Als Beispiele für Technologien für eine Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts bei elektronischen Rechnungen werden die qualifizierte elektronische Signatur sowie die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung, aber auch der elektronische Datenaustausch (EDI) explizit genannt.

Damit nicht genug: Die Neuregelung weitet die Kontrollbefugnisse des Fiskus im Rahmen der Umsatzsteuernachschau aus. Es bleibt nun keine Vorlaufzeit mehr. Elektronische Rechnungen und steuerrelevante digitale Dokumente sind für Prüfungszwecke ständig bereitzuhalten. Was leicht vergessen wird: Unverändert sichert nur eine ordnungsgemäße Archivierung den Vorsteuerabzug. Die Anforderungen sind nicht kleiner geworden.