20.10.2014 Comarch-Studie: Erfahrungsschatz als Entscheidungshilfe

ECM-Potentiale nutzen

Comarch ließ die Führungskräfte von 150 Unternehmen mit über 200 Beschäftigten aus Deutschland, Frankreich und Polen zu ihren Erfahrungen mit der Implementierung von Systemen für das „Enterprise Content Management“ (ECM) befragen. Die Ergebnisse dieser Befragung belegen, dass sich die ECM-Einführung bei der großen Mehrheit (74%) positiv auf den ROI ausgewirkt hat. Sie spiegeln auch die gesammelten Erfahrungen wider und können so als Entscheidungshilfe dienen.

Die Integration des ECM-Systems mit anderen im Unternehmen eingesetzten Kernsystemen (ERP, CRM, HRM) trägt zu niedrigeren Lizenzkosten bei.

Wird ECM-Software bisher vorrangig zur Digitalisierung (79%) und Archivierung (57%) von Dokumenten genutzt, rücken zunehmend dokumentenbasierte Prozesse (49%) in den Fokus, da diese im Gegensatz zur reinen elektronischen Archivierung eine deutliche Steigerung der Mitarbeitereffizienz bewirken und den ROI positiv beeinflussen. Diese beiden Vorteile waren bei 53% der Unternehmen für die Einführung einer ECM-Lösung ausschlaggebend.

Begründet wird die Einführung des ECM-Systems aber an erster Stelle durch das Bedürfnis nach einer zentralen Lösung (69%). Die Systemkonsolidierung gewährleistet in der Regel eine bessere Verfügbarkeit von Daten, höhere Sicherheit und niedrigere Wartungskosten. 61% der Befragten haben sich entschlossen, die ECM-Lösung in mehreren Geschäftsbereichen einzusetzen bzw. haben die umgesetzte Implementierung zu einem späteren Zeitpunkt erweitert. Aus einem größer angelegten Einsatzgebiet resultierte in den meisten Fällen eine höhere Rendite (ROI).

Integration erspart Lizenzkosten

Die Integration des ECM-Systems mit anderen im Unternehmen eingesetzten Kernsystemen (ERP, CRM, HRM) trägt zu niedrigeren Lizenzkosten bei, was von 62% der Befragten bestätigt wurde. Ein weiterer Vorteil ist die Optimierung von Prozessen rund um die Erfassung und Aufbereitung von Daten für die Weiterverarbeitung in anderen IT-Systemen eines Unternehmens, wodurch unnötige Arbeitsschritte entfallen. Daten, die bei der Bearbeitung von Dokumenten entstehen, werden direkt in andere Systeme übernommen, ohne dass sie manuell übertragen werden müssen. Der Zugang zu Geschäftswörterbüchern innerhalb dieser Systeme gewährleistet zudem eine höhere Datenqualität und -kohärenz.

Die eindeutig größte Hürde für Implementierungsprojekte – da zweimal häufiger genannt als andere Faktoren – ist die Hemmschwelle der Systembenutzer (52%) gegenüber der Neueinführung eines Systems. Durch klare Ansagen der Führungskräfte, die Einbeziehung von Vertretern wichtiger Unternehmensbereiche in das Implementierungsprojekt sowie die Umsetzung von Pilotprojekten, lassen sich derartige Hemmschwellen abbauen.

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Bildquelle: Comarch AG 