23.09.2013 Kostenloser Zugferd-Service von Docuware

Einfach drucken und fertig

Von: Birgit Schuckmann

Ein kostenloser Online-Service von Docuware soll ab 2014 im Handumdrehen Zugferd-konforme Rechnungen erstellen. Wer solche Rechnungen erhält, kann über die entsprechende Importschnittstelle die Daten sofort in seiner führenden Anwendung weiterverarbeiten. Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (Ferd) hat dieses gemeinsame, übergreifende Format für elektronische Rechnungen erarbeitet.

Auf einer Beispielrechnung werden mit dem Editor die Zugferd-Felder markiert – etwa Empfänger-Adresse, Rechnungsnummer oder Beträge.
Optional lässt sich dem Dokument ein Briefbogen hinterlegen; ebenso kann die Rechnung auch auf Papier ausgedruckt werden.

Zugferd soll als Dateiformat Rechnungsdaten so bereitstellen, dass sie sowohl normal lesbar als auch elektronisch weiterzuverarbeiten sind. Empfänger in Deutschland können dadurch Rechnungen automatisch oder teilautomatisch buchen und archivieren. Inhalte müssen nicht mehr von Hand oder mit oft komplizierter Formularlesesoftware übertragen werden; Erfassungsfehler entfallen.

Ab 2014 bietet Docuware den Online-Service, mit dem sich Rechnungen aus jeder Windows-Software heraus Zugferd-konform erstellen lassen – sowohl aus Faktura-Programmen als auch aus Word und Excel heraus. Nur drei Schritte sind dazu nötig: Service online aktivieren, Windows-App mit Druckertreiber installieren und spezifische Einstellungen mit dem grafischen Editor konfigurieren.

Um eine Rechnung Zugferd-konform zu erstellen, wird zunächst eine Beispielrechnung erzeugt, die als Muster für weitere Rechnungen gilt. Auf dieser Beispielrechnung werden die Zugferd-Felder markiert – etwa Empfänger-Adresse, Rechnungsnummer oder Beträge. Danach werden die Festfelder definiert, also beispielsweise der Firmennamen eingetragen. Optional lässt sich dem Dokument ein Briefbogen hinterlegen; ebenso kann die Rechnung auch auf Papier ausgedruckt werden.

Docuware stellt den Dienst mit einem grafischen Online-Editor in folgenden Varianten zur Verfügung: Kostenlos als Online-Service, als komplettes Dokumentenmanagementsystem in der Cloud sowie als Komplettlösung für den Inhouse-Einsatz.

www.docuware.com

www.ferd-net.de