Enge Kundenbindung dank CRM-System mit ERP-Schnittstelle

Die Office Xpress GmbH, die sich vom klassischen EDV-Bedarfshändler zu einem universellen IT-Dienstleister entwickelt hat, greift auf eine Lagerfläche von ca. 35.000 qm zu, um die Verfügbarkeit der über 70.000 Produkte und eine zeitnahe Auftragsabwicklung zu gewährleisten. Dazu nutzt sie ein ERP-System auf ihrer AS/400.

Teil der Unternehmensphilosophie ist es, regelmäßig mit den Kunden in Kontakt zu treten. Ein Ziel der CRM-Einführung für insgesamt 71 Mitarbeiter war deshalb auch die Optimierung der Kundenbetreuung; gezieltere und einfachere Interaktionen sollen die Kundenbindungen stärken und etwaige Cross-Selling-Potenziale aufdecken.

Eine Schnittstelle zwischen CRM- und ERP-System soll für einen zentralen Datenbestand sorgen, der für immer aktuell ist, was besonders in den Bereichen Ticketing und Projektverwaltung von Vorteil ist. Weil das Kaarster Unternehmen seit dem vergangenen Jahr auch als Händler von SmartCRM agiert, lag es nahe, die Windows-Software auch im eigenen Haus zu nutzen.

Die Kampagnen der Office Xpress GmbH dauern oftmals mehrere Wochen lang. Deshalb ist es von großem Vorteil, bereits während der Aktion zu sehen, ob sie erfolgreich verläuft oder nicht. Mit SmartCRM ist man über den Verlauf einer Kampagne informiert und kann Tendenzen erkennen. So ist ein rechtzeitiges Gegensteuern oder, falls nötig, der Abbruch einer Aktion möglich.

Die Analysen und Auswertungsmöglichkeiten in der CRM-Software erleichtern den Vertrieblern die Arbeit. Mussten sie Daten bisher in Excel-Listen tippen, können sie nun alle Informationen direkt im CRM-System erfassen, so dass sie auch allen anderen jederzeit zur Verfügung stehen. Das Drill-Down-System ermöglicht Auswertungen auf unterschiedlichen Detailstufen.

Normen Thiel, Prokurist der Office Xpress GmbH, ist schon nach der zügigen Einführung von der neuen CRM-Software überzeugt; diese habe vom ersten Workshop bis zum Echtstart nur acht Wochen gedauert. „Und unsere Arbeitsprozesse sind dank des CRM-Systems runder geworden“, beobachtet Thiel. „Wir sind mit wenigen Mausklicks jederzeit tagesaktuell über alle wichtigen Daten und Zahlen informiert – vom Umsatz bis zum Stand unserer laufenden Aktionen.“

Genutzt wird SmartCRM bei dem Händler, der EDV-Verbrauchs- und Büromaterial, Soft- und Hardware, Service & Support an gewerbliche Endkunden sowie öffentliche Auftraggeber in Deutschland und Österreich liefert, auch zur Dokumentation aller Artikel, die ein bestimmter Kunde gekauft hat. So sind die Mitarbeiter z. B. darüber informiert, welche Version einer Software ein Kunde aktuell verwendet – eine wertvolle Information für Marketingkampagnen: Das CRM-System ermöglicht so eine genaue Zielgruppendefinition.

www.smartcrm.de

www.officexpress.de

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