ERP-Sytem an Lotuslive

Ein SaaS-Vorteil: Die Lösungen müssen nicht programmiert, sondern nur konfiguriert werden. Dennoch ist es riskant, den Aufwand für die Implementierung zu unterschätzen: Schließlich stellen diese Services keine in sich geschlossenen, autarken Inseln dar. Daten aus bereits bestehenden IT-Anwendungen müssen in die Cloud übertragen und wieder zurückgespielt werden. Folgendes, simples Szenario soll einen Eindruck vermitteln, wie diese Datenintegration erfolgreich durchgeführt werden kann.

Ein Unternehmen setzt auf das Cloudbasierte Mailsystem Lotuslive Notes von IBM, das einen Zugriff über den Notes-Client unterstützt. Bei der bislang genutzten Installation von Notes/Domino auf dem eigenen Server wurden Daten wie Telefonnummer, Anschrift oder auch der Name des Vorgesetzten automatisch in ein ERP-System übertragen. Diese Funktion soll nun auch in der webbasierten Anwendung zur Verfügung stehen.

Das ist möglich, aber nur mit einer guten Vorbereitung. Unabhängig von den eingesetzten Lösungen sind daher zu Beginn jedes Projektes nachstehende Fragen zu beantworten:

1. Welches Subsystem liefert welche (Teil-)Daten als Quellsystem?
2. Woher kommen diese Daten und in welchem Format liegen diese vor?
3. Ist sichergestellt, dass die datenliefernden Subsysteme sie auch so anbieten, wie es das Zielsystem benötigt?
4. Müssen Daten erst transformiert, validiert, interpretiert und/oder übersetzt werden?
5. Wie wird ein einheitliches Logging und Reporting sichergestellt? Erst wenn diese Fragen geklärt sind, lässt sich das optimale Austauschformat der Daten definieren. Es bietet sich an, die verschiedenen Importformate gegenüberzustellen und diese nach vor­ab definierten Kriterien auszuwerten.

Als Entscheidungshilfe bietet sich an, wie die Standardformate der Quell- und Zielsysteme aussehen. Auch die Art und Weise, wie die Daten verarbeitet werden können, ist ein mögliches Kriterium. Nicht zuletzt spielt auch das Know-How der Mitarbeiter über einzelne Datenformate eine Rolle. Im vorliegenden Fall entscheidet man sich für das CSV-Format.

Steht das Format fest, gilt es im näch­s­ten Schritt die einzelnen Attribute aus dem Quellsystem mit den Anforderungen der Zielumgebung zu vergleichen. Sind alle notwendigen Daten – wie Telefonnummer und Anschrift – vorhanden oder müssen sie aus anderen Quellen importiert werden? Im zweiten Fall ist ein gemeinsamer Identifier zu definieren, der sicherstellt, dass die Informationen dem richtigen Datensatz zugeordnet werden.

Um Redundanzen zu vermeiden, sollten die Daten aus dem ERP-System mit den Daten aus Lotuslive Notes verglichen werden. Bei wenig dynamischen Informationen wie Telefonnummer oder Anschrift reicht ein tägliches Update. Damit nicht stets aufs Neue alle Datensätze importiert werden, bietet es sich an, die aktuellen Datensätze mit denen der letzten Synchronisation zu vergleichen.
Im Ergebnis entsteht ein CSV, das nur die geänderten oder neu angelegten Mail-Accounts enthält. Schließlich wird der Importvorgang über eine Funktion, die das Notes-API nutzt, in das Directory der Cloud-Lösung geschrieben.

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