22.11.2012 Von DCW zu Fimox

Finanzsoftware in der Spedition

Von: Constanze Hüppe

Wie die Spedition Geis den Umstieg auf eine moderne Finanzsoftware meisterte

Bei Geis wird vieles bewegt – auch im Rechnungswesen

Die Geis-Gruppe mit Stammsitz in Bad Neustadt an der Saale ist heute mit mehr als 3.700 Mitarbeitern an 84 eigenen Netz- und Logistikstandorten und einem internationalen Partner- und Kooperationsnetz an den wirtschaftlichen Drehscheiben Europas präsent. Außer in Deutschland gibt es eigene Standorte in Tschechien, Polen, Österreich, der Slowakei, der Schweiz und in Luxemburg.

Mittlerweile werden von der Spedition mit ca. 950 Lkw rund 480.000 m2 Logistik- und Umschlagfläche „befahren“. Mit guten 5,12 Millionen erledigten Transportaufträgen und ca. 6,34 Millionen Paketsendungen blickt die Spedition Geis auf eine Geschichte bis ins Jahr 1948 zurück, als Hans Geis mit einem einfachen Holzvergaser-Lkw aus Armeebeständen ein Fuhrunternehmen gründete. Damit unternahm er für private und gewerbliche Kunden im Nachkriegsdeutschland Transportleistungen in alle Regionen.

Herausforderungen in der Buchhaltung

Nachdem die Geis-Gruppe 15 Jahre lang mit der Finanzsoftware DCW gearbeitet hatte, entschied man sich 2009 für eine andere Lösung, da es bei DCW an der Weiterentwicklung haperte. „Vor allem musste die neue Software unseren Konzernanforderungen und den internationalen Standards entsprechen“, beschreibt Jürgen Hess, Abteilungsleiter Zentralbuchhaltung bei Geis, die Auswahlkriterien. „Landesversionen für Tschechien, die Slowakei, für Polen und die Schweiz waren eine Grundvoraussetzung für unsere Entscheidung.“

Fündig wurde Geis bei der K+H Software KG aus Germering mit ihrer komplett Java-basierten Anwendungssoftware Fimox. „Neben den marktüblichen Anforderungen wie z.B. Mahnen per E-Mail, Excel-Ausgaben oder Einbindung des optischen Archivs wollten wir die Möglichkeit haben, eigene Anforderungen kurzfristig umzusetzen“, betont Hess. Das sei dann auch in der Praxis gelungen, verweist er auf Beispiele wie das mandantenübergreifende Buchen, automatische Kontenabstimmungen und Datenbankanfragen für Kostenrechnungsauswertungen.

Spezifika der Logistikbranche

Außerdem ist mit Fimox ein mandantenübergreifendes Berichtswesen ebenso möglich wie die Abdeckung vieler Spezifika der Logistikbranche im Standard. Das ist wichtig, denn Transportunternehmen haben in der Regel mit besonderen Anforderungen an eine Rechnungswesensoftware zu kämpfen, stellt ein Kreditor doch im Falle von Subunternehmerschaft bei Spediteuren gleichzeitig einen Debitor dar. Die resultierenden Mischkonten bedürfen daher einer speziellen Behandlung in der Buchhaltung.

Nach einer kurzen Planungszeit wurden alle Gesellschaften inklusive der Auslandsgesellschaften in Tschechien, der Slowakei und Luxemburg problemlos auf Fimox umgestellt. Arbeitsabläufe der Geis Group wurden mit Hilfe von Fimox schnell neu analysiert und den Möglichkeiten angepasst. Außerdem sind die Auswertungen in der Kostenrechnung flexibler, weil alle Möglichkeiten der Datenbankauswertungen genutzt werden, was mit DCW nur bedingt möglich war. Da Fimox Mahnungen nun auch automatisch per E-Mail versenden kann, erreicht Geis den Kunden direkt – und spart Papier und Zeit. Das senkt die Mahnkosten und beschleunigt den Zahlungseingang.

Permanente Plausibilitätskontrollen

Zudem arbeitet die Geis Group mit der IDL GmbH zusammen, dem Partner der K+H Software im Rahmen der Konsolidierung. Über eine Schnittstelle exportiert Fimox die Finanzdaten, wie Kontenstamm und Salden, Anlagebewegungen oder Kontenzuordnungen, an das Konsolidierungsprogramm Konsis. Fimox-Anwender können dann die Konsolidierungsmechanismen von Konsis nutzen, z.B. zur Kapital- und Schuldenverschmelzung bzw. Zwischenergebniseliminierung.

Nach dem Motto „Gutes bewahren – Bewährtes ergänzen – Neues hinzufügen“ war es für Geis-Manager Hess wichtig, „dass wir unsere Ideen und Anforderungen – so wie die bisherige Anwendung an unsere Bedürfnisse angepasst war – auch mit der neuen Software kombinieren und weiterentwickeln können“.

Ebenso wichtig war natürlich auch die Unabhängigkeit der Software, die jeden browserfähigen Client, vom Desktop bis zum PDA, unterstützt. Mitarbeiter im Außendienst oder in Niederlassungen sowie Externe – wie zum Beispiel die Kunden – können einen definierten Onlinezugriff auf ausgewählte Funktionen erhalten, natürlich abgesichert.

www.geis-group.de