First Businesspost erleichtert Datenaustausch

„Anwender der AS/400 und ihrer Nachfolgemodelle können ab sofort ihre kaufmännischen Dokumente elektronisch, zum Briefmarkenpreis und ohne Programmieraufwand austauschen“, erklärt Hubert Hohenstein, Mitglied der Geschäftsführung der First Businesspost und zuständig für den Vertrieb. Dazu habe man ein Verfahren entwickelt, das Druckdatenströme in EDI-Daten wandelt.

Teil dieses Verfahrens sind eine neue Software zur Interpretation und Formatierung der Spooldateien sowie ergänzende Services, die diese Dateien in EDI-Daten umwandeln. Abgerechnet wird nach Dokumentenvolumen. Bei einer Menge von 1.000 Stück im Jahr liegen die Kosten pro Dokument beispielweise bei 55 Cent. Der Empfänger erhält nutzbare EDI-Daten oder PDF-Dokumente, die mit einer qualifizierten Signatur versehen sind.

Hohenstein adressiert mit diesem neuen Verfahren vor allem Unternehmen, für die die Abwicklung des elektronischen Datenaustausches, insbesondere bei der Rechnungslegung, bisher zu aufwändig und kostspielig war. Denn der elektronische Austausch von kaufmännischen Dokumenten, wie Bestellungen, Lieferscheinen oder Rechnungen entlang der Beschaffungskette, ist für IBM-i- bzw. AS/400-Nutzer alles andere als trivial. Schließlich geben die meisten Systeme unformatierte Druckdaten heraus, die nicht so ohne weiteres interpretierbar sind. Deshalb werden sie in der Regel auf ein vorgefertigte Formulare gedruckt, die z. B. die Spalteninformationen für die Positionstabelle und grafische Informationen wie das Logo enthalten.

First Businesspost hat nun eine javabasierte Software entwickelt, mit der Spooldateien auf der AS/400 ausgelesen und formatiert werden. In dieser Software werden die verwendeten Formulare einmalig als TIFF-Datei hinterlegt. Über eine grafische Benutzeroberfläche definiert der Anwender Seiten- und Dokumentseparatoren, Seitenränder, Schriftfonts und -größen. Filter eliminieren hartcodierte Drucksteuerzeichen und konvertieren Zeichensätze. Die grafisch aufbereiteten Spooldateien werden dann mittels Überlagerung auf dieses Formular virtuell „gedruckt“.

Den so erzeugten Druckdatenstrom, der 1:1 einem papierbasierten Ausdruck entspricht, überträgt die Software an das Verarbeitungszentrum der First Businesspost. „Hier werden nun aus Druckdaten strukturierte Daten. Diese Daten werden umfangreichen Prüfungen unterzogen und in das Zielformat des Empfängers konvertiert“, so Hohenstein. Beispielsweise finde bei Rechnungen eine Überprüfung auf die Mussfelder des §14 UstG. und die rechnerische Korrektheit statt. Je nach Empfängeranforderung werde eine qualifizierte Signatur eingesetzt oder ein klassisches EDI-Verfahren betrieben.

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