26.11.2013 Automatisiertes Rückmailverfahren von Rhenania Computer

Gelangensbestätigung mit U12

Von: Berthold Wesseler

Stefan Halbig, Geschäftsführer der Rhenania Computer GmbH aus Bad Honnef, weist auf das endgültige Ablaufen der mehrfach verlängerten Galgenfrist für die Einführung der Gelangensbestätigung am Jahresende hin.

Informationsfluss beim Warenversand: Es ist zu beachten, dass U12 alle notwendigen Daten und Ordnungsbegriffe aus dem Vorsystem bekommt. Als Vorsystem sind auch andere Versandlogistiksysteme möglich.

„Es ist 5 vor U12 beim Thema Gelangensbestätigung“, verweist Rhenania-Chef Halbig mit einem Augenzwinkern auf das aktuelle Release seiner Softwarelösung U12, mit dem sich die Abwicklung der Gelangensbestätigung um ein automatisiertes Rückmailverfahren erweitern und vereinfachen lässt.

Dabei verschickt U12 eine Email mit der Gelangensbestätigung als PDF-Anhang an den Kunden. Dieser bestätigt den Erhalt der Ware einfach mit einer Antwortmail. Die Software verarbeitet die eingehenden Mails automatisch und archiviert diese als Nachweis für eine mögliche Steuerprüfung. Der Anwender muss sich anschließend nur noch mit den ausstehenden Gelangensbestätigungen befassen.

In den Fällen, in denen der Frachtführer Sendungsdaten zur Verfügung stellt, können diese von U12 abgerufen und als Abliefernachweis archiviert werden. U12 erkennt anhand des Frachtführers, ob eine Gelangensbestätigung oder ein Abliefernachweis zu erstellen ist.

Weiterer U12-Bestandteil ist die qualifizierte Prüfung der Umsatzsteuer-Identnummer im Dialog und als Stapellauf mit Archivierung der Prüfergebnisse. Auf die Notwendigkeit einer regelmäßigen Überprüfung und Dokumentation der USt.-ID wurde im aktuellen BMF-Schreiben nochmals ausdrücklich hingewiesen.

www.rhenania.biz

Bildquelle: Rhenania Computer