20.03.2014 Elektronische Akten für den Spezialisten für elektrotechnische Produkte

Gifas-Electric führt ECM-Suite ein

Von: Ángeles Galbis

Die Gifas-Electric GmbH hat die Berliner Optimal Systems GmbH mit der Einführung ihrer Enterprise-Content-Management-Software beauftragt. Die ECM-Suite wird in Unternehmenszentral mit Sitz in Rheineck (Schweiz) eingeführt und mit dem ERP-System von Comarch gekoppelt.

Bei der Vertragsübergabe: Daniel Gantert (Optimal Systems) und Projektleiterin Denise Herzog (Gifas-Electric)

Gifas-Electric entwickelt, produziert und vertreibt elektrotechnische Produkte wie Stromverteiler sowie Lichtprodukte in der DACH-Region sowie in Italien und Frankreich. Die Kunden des Unternehmens erhalten alles, was mit Stromverteilung zu tun hat, aus einer Hand – von der Steckverbindung über den Baustromverteiler bis hin zur Steuerung.

Dementsprechend groß ist das Aufkommen an Rechnungen, Verträgen, Lieferscheinen etc. Um die damit verbundenen Geschäftsprozesse besser abbilden zu können und Abläufe wie etwa das Rechnungsmanagement effizienter zu gestalten, will Gifas künftig die ECM-Suite einsetzen. Die Integration in die bestehende IT-Umgebung spielt dabei eine wichtige Rolle. So ist unter anderem geplant, das ECM-System an das ERP-System von Comarch sowie an Microsoft Office anzubinden.

Digitale Akten sorgen für mehr Transparenz

Im ersten Projektschritt wird die ECM-Suite zur elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung mit Anbindung an das ERP-System implementiert. Ein ECM-Workflow sorgt dafür, dass Daten und Dokumente automatisch an die zuständigen Bearbeiter weitergeleitet werden.

Gifas setzt außerdem digitale Akten ein. Dabei werden unterschiedlichste Informationsobjekte so miteinander verknüpft, dass Anwender eine vorgangsbezogene Sicht auf Informationen erhalten. Zum Einsatz kommen elektronische Projektdossiers, in die sowohl technische Dokumente und Zeichnungen als auch Preis- und Konditionsinformationen, Verträge und E-Mails abgelegt und verwaltet werden. „Das ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf Informationen und eine hohe Transparenz bei den Projekten“, so Denise Herzog, die zuständige Projektleiterin bei Gifas-Electric.

Geplant sind weitere Szenarien, wie etwa eine Lösung für E-Mail-Archivierung. Langfristig soll die ECM-Suite als einheitliche Informationsmanagementplattform fungieren. Gifas setzt seit 2010 eine einheitliche Unternehmenssoftware auf Basis von Vlex Plus ein. Diese webbasierte ERP-Software, die von der Swing Group und Update Solutions im Rahmen einer Kooperation auf Basis der Standardsoftware von Comarch entwickelt wurde, wird in sämtlichen Unternehmensbereichen (Vertrieb, Einkauf/ Disposition, Produktion, Lagerlogistik und CRM) genutzt.

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