18.03.2013 Umsatzsteuer-IDs beim Modelabel

Maßgeschneiderte Warenwirtschaft

Von: Heidi Schmidt

Oui führt die automatische Aktualisierung von Umsatzsteuer-IDs ein.

Die Firma Oui, vor über 50 Jahren zu Zeiten des wirtschaftlichen Aufschwungs in München gegründet, hat sich zu einer der erfolgreichsten Marken der Modeindustrie gemausert. Heute wird das wachstumsstarke Familienunternehmen, mittlerweile mit rund 1.000 Verkaufspunkten in Deutschland und ebenso vielen im Ausland aktiv, von der 3. Generation geleitet.

Die Logistik im Hause Oui, das in über 30 Länder exportiert, steuert ein maßgeschneidertes Warenwirtschaftssystem (WWS), das seit Anfang der 90er-Jahre auf Basis der AS/400 in der Programmiersprache RPG sowie mit einem Code-Generator entwickelt worden ist. Es deckt laut Alexander Jung, Leiter Organisation bei Oui, die Geschäftsprozesse optimal ab und trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Anwender und Geschäftsführung schätzen die fachliche Reife des Systems sowie die rasche Anpassung der Programme bei den oft spontanen Markterfordernissen der dynamischen Modebranche.

Im Rahmen der technischen Pflege und laufenden Modernisierung des WWS sollte jetzt auch eine Lösung gefunden werden, wie die Umsatzsteuer-ID-Nummern, die sich im Ausland periodisch ändern oder ablaufen, im Kundenstamm automatisch aktualisiert werden können. Denn Abrechnungspapiere mit falschen USt-ID-Nummern sind formaljuristisch keine „Rechnungen“.

Umsatzsteuer-ID-Nummern automatisch aktualisieren

Das heißt: Die ausstellende Firma begeht einen Gesetzesverstoß, der im Einzelfall auch mit einer Strafe von bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann. Da es sich nicht um korrekte Rechnungen handelt, ist auch kein Vorsteuerabzug bei den Rechnungsempfängern möglich, so dass neue Rechnungen ausgestellt werden müssen. Zudem gibt es auch in der Buchhaltung selbst in solchen Fällen immer erheblichen Prüfungs-, Korrektur- und Abstimmungsaufwand – insgesamt unnötige und hohe Mehraufwände, die die Oui-Geschäftsführung eliminieren wollte.

Zu diesem Zweck sollten über eine Online-Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die USt-ID-Nummern einmal wöchentlich abgefragt und programmtechnisch gegen das WWS verprobt werden. Auch bei einer Neuanlage oder Änderung der USt-ID-Nummer sollte so verfahren werden. Ungültige USt-IDs sollten automatisch in Fehlerreports dokumentiert und an den zuständigen Sachbearbeiter in der Buchhaltung gemeldet werden.

Ein Konzept und einen Implementierungsleitfaden dafür hat der IBM-Partner PKS ausgearbeitet und dann im Rahmen eines Workshops das notwendige Fachwissen im Oui-Entwicklerteam aufgebaut, damit das dann diese Aufgabenstellung effizient umsetzen konnte. In der Oui-Systemumgebung wurden dazu folgende Komponenten verwendet: der Websphere Application Server in der Version 8.5.0.1 (Produktion), DB2 for IBM i 7.1 sowie die Rational-Tools Jazz Team Server Version 4.0, Rational Business Developer (RDB) Version 8.5 und Rational Team Concert (RTC) Version 4.0.

Genutzt wurde auch die USt-ID-Abfragemöglichkeit, die das BZSt seit März 2010 auf der Internetseite http://evatr.bff-online.de über das Protokoll HTTPS und eine XML-RPC-Schnittstelle anbietet. Die Ergebnisse dieser Abfrage werden dann von einem permanent aktiven EGL/REST-Service auf Oui-Seite in Empfang genommen. Der REST-Service stellt in einem regelmäßigen Zyklus durch Prüfung eines entsprechenden Kennzeichens in einer DB2-Datenbanktabelle fest, ob USt-ID-Nummern durch die Fachabteilung erfasst bzw. geändert wurden.

Der Service des BZSt liefert einen XML-Record, der umgesetzt und in der Datenbank gespeichert wird. Der erhaltene Datensatz enthält z.B. einen Error-Code, dem entnommen werden kann, warum die angefragte USt-ID-Nummer ungültig ist. „Wenn man weiß, wie es geht, ist es ganz einfach“, dankt Alexander Jung dem PKS-Team für die Unterstützung bei diesem wichtigen Vorhaben.

www.oui.com