Mittelstand goes BPM

Herr Pohla, warum braucht ein Mittelständler eigentlich überhaupt BPM? Reichen die vorhandenen Office-Tools nicht aus?
Dirk Pohla: Mittelständler müssen auf überraschende Änderungen ihres Marktumfeldes schnell reagieren können, vielfältige Compliance-Vorgaben einhalten, ihre Außendienstmitarbeiter angemessen unterstützen und die Kommunikation nach innen und außen an die heutigen Gepflogenheiten anpassen. Deshalb genügt es nicht mehr, dass ein Office-Spezialist in der Abteilung die Reisekostenabrechnung via Tabellen- und Textverarbeitung „modelliert.“ Um die Geschäftsprozesse wirklich auf ein neues Produktivitätsniveau zu heben und zugleich Compliance-fähig zu gestalten, fährt man mit dedizierten Lösungen wesentlich wirtschaftlicher.

Nun haftete BPM in der Vergangenheit der Ruf an, nicht sehr benutzerfreundlich zu sein. Hat sich da etwas geändert?
Pohla: Tatsächlich war die mangelhafte Usability von BPM-Plattformen in der Vergangenheit nicht selten Ursache für Akzeptanzprobleme – neben anderen Gründen. Hier hat sich einiges getan. Die Plattform von IBM etwa bietet dem User in der Fachabteilung heute ein Interface, das er so intuitiv bedienen kann wie seinen Facebook-Account. Damit kann er heute sehr leicht Prozesse modellieren und quasi per Mausklick IT-seitig umsetzen.
Hinzu kommt die Integration von Social Collaboration in die Plattformen. Dadurch lässt sich die Modellierung von Prozessen leichter über Abteilungsgrenzen hinweg abstimmen ohne das typische Auseinanderdriften von Wunsch und Wirklichkeit durch zu lange Iterationen. Zudem sehen die Mitarbeiter heute wesentlich schneller, wie ihnen BPM ganz konkret weiterhelfen kann. Unter Umständen können wir unseren Kunden schon bei einem ersten Workshop einen Vorgeschmack darauf geben, wie ihre Prozesse in der Zukunft laufen werden.

Eine andere Hürde für BPM waren in der Vergangenheit die relativ hohen Einstiegskosten für Server, Software, Einrichtung und Schulung. Was hat sich hier verändert?
Pohla: Cloud-Modelle senken den Einstiegsaufwand drastisch. Ohne Server oder Software kaufen zu müssen, können Unternehmen ihre Prozesse über die Cloud modellieren und ausführen. Das geht schneller und ist kurzfristig wesentlich kostengünstiger. Danach lohnt sich dann meist die Migration auf eine On-premise-Lösung, die dann stärker mit dem Backend integriert werden kann, um die BPM-Funktionen auch für komplexere Fachprozesse ausreizen zu können. Und hier erleben die Anwender auch Vorteile moderner Technologien, wie Mobilnutzung und Social Collaboration.

Beides sind Top-Trends der IT allgemein – wie kann der Mittelstand Nutzen daraus ziehen?
Pohla: Mobiles BPM sorgt nicht nur dafür, dass Entscheider unterwegs einen Prozessschritt sehr viel besser durchwinken können, sondern bringt auch neue Möglichkeiten. So können Mobilgeräte genutzt werden, um Prozesse anzureichern und zu beschleunigen: die Kamera für den Schadensbericht einer Versicherung, der Barcodescanner für den Abgleich von Lagerbeständen, die Push-Benachrichtigung als Signal für Entscheidungsträger, aktiv zu werden – und vieles mehr. Und die Integration von Social Collaboration hat den großen Vorteil, dass für eine Fachdiskussion alle relevanten Informationen im Prozesskontext zur Verfügung stehen. Diese müsste man sich bei einer Diskussion außerhalb der Plattform erst mühsam zusammensuchen.

Sind die Infrastrukturen der Mittelständler überhaupt flexibel genug, um moderne Funktionen ohne weiteres zu integrieren? Und haben sie auch das Personal dafür?
Pohla: Es ist wahr: Der Mittelständler ist heute in der Regel darauf angewiesen, dass seine Infrastruktur mit seinen Fachanwendungen solide und zuverlässig läuft – einfach weil gar nicht die Ressourcen vorhanden sind, ständig Updates oder Modernisierungen vorzunehmen. Trotzdem steigt die Anforderung an die Veränderungsbereitschaft der Mittelständler. Mit BPM lässt sich beides unter einen Hut bringen.

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Bildquelle: IBM