Multimail kann auch filtern

„Die archivierten E-Mails werden damit ohne Zeitverzug gefunden, können wiederhergestellt oder wieder versendet werden“, teilt Multi-Support-Geschäftsführer Claus Cordes per Pressemitteilung mit. „Der Mailserver wird entlastet und der Prüfer erhält nur relevante Daten. Unerwünschte E-Mails werden automatisiert ausgefiltert. Die Tools bieten neben der serverseitigen Archivierung eine Integration in Lotus Notes und Microsoft Outlook.“

Alle geschäftsrelevanten E-Mails können laut Cordes mit oder ohne Anhänge direkt aus dem Mail-Client heraus an das Archiv übergeben werden und seien „blitzschnell“ wieder auffindbar. Multimail filtere sowohl ein- als auch ausgehende E-Mails nach Schlüsselwörtern. Es sei möglich, die steuerlich relevanten E-Mails gesondert zu archivieren; E-Mails aus Lotus Notes werden als PDF umgewandelt und abgelegt.

Die Indexfelder zur automatischen Übernahme in Multi Archive, das Dokumentenmanagement-System von Multi-Support auch für die AS/400-Welt, können individuell ausgewählt und voreingestellt werden, z. B. Absender, Empfängeradresse oder Datum. Bei den Indexwerten der Betreffzeile ist dies auch zusätzlich händisch möglich. Ein Pull-Down-Menü erleichtert bei Outlook das zielgenaue Zuordnen der E-Mail für Kundennamen, Lieferantennummern und mehr.

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Bildquelle: Multi-Support