30.09.2014 Docuware Version 6.6 mit vielen neuen Feinheiten

Neuerungen im Halbjahrestakt

Der Archivsoftware-Hersteller Docuware bleibt im Takt und kündigt im gewohnten Halbjahres-Rhythmus ein neues Release seines gleichnamigen Dokumentenmanagement-Systems an. Nach Version 6.5 im Frühjahr folgt jetzt Version 6.6 mit vielen kleinen Verbesserungen, beispielsweise beim Workflow-Management und bei der Integration in E-Mail-Programme. Zur Cebit 2015 ist die Version 6.7 zu erwarten – und voraussichtlich noch im nächsten Jahr auch das Major-Release 7.0.

Auf der diesjährigen DMS Expo präsentiert die Docuware GmbH aus Germering die Version 6.6 im „ECM Solutions Park“ (Stand 6C38). Durch die bereits zur Cebit 2013 gezeigte Unterstützung des Zugferd-Standards erhalten Anwender mit Version 6.6 eine einheitliche Plattform, um ausgehende Rechnungen zu erstellen und per E-Mail zu versenden, aber auch Eingangsrechnungen automatisch zu erfassen. Mit einem kostenfreien Online-Service können Rechnungen im Zugferd-Standard erstellt werden – aus jeder Windows-Software heraus. Der Service mit grafischem Online-Editor steht in folgenden Varianten zur Verfügung: Als kostenloser Online-Dienst, als Dokumentenmanagement in der Cloud oder als Komplettlösung für den Inhouse-Einsatz.

Hatte Docuware zur Cebit die Version 6.5 im neuen Design mit intuitiver Oberfläche präsentiert, wurden jetzt auch die Client-App für den Windows Explorer und das Zusatzmodul Connect-to-Outlook überarbeitet sowie der Workflow-Manager um weitere Funktionen ergänzt.

Arbeiten wie vom Windows Explorer gewohnt

Die Client-App bildet das Dokumentenmanagement in die gewohnte Ordnerstruktur des Windows Explorers ab und ähnelt dem Speichern von Dokumenten auf einem Server-Netzlaufwerk. Ob Anwender durch schrittweises Navigieren durch Ordner zur Rechnung eines bestimmten Lieferanten gelangen oder per Drag & Drop ein Dokument von der Festplatte im zentralen Dokumenten-Pool speichern möchten – der Pfad des Zielordners wird sofort für die Indexbegriffe des Dokuments verwendet und spart die manuelle Eingabe. Direktes Speichern im elektronischen Archiv, zum Beispiel einer Ausgangsrechnung aus der ERP-Software heraus, sowie das Bearbeiten von Dokumenten funktioniert so wie vom Windows Explorer gewohnt.

Die Oberfläche des Moduls Connect-to-Outlook wurde dem neuen Design angepasst und so gestaltet, dass E-Mails im Arbeitsalltag zügiger bearbeitet werden können. Zum Beispiel erfolgt der Zugriff auf Ablage- und Schnellsuche-Konfigurationen direkt aus Connect-to-Outlook heraus. Mit Connect-to-Mail lassen sich E-Mails von Google Mail jetzt auch wahlweise im EML-Originalformat oder als PDF archivieren, wobei das EML-Originalformat den Ablagevorgang beschleunigt.

Am Workflow-Manager gefeilt

Der Workflow-Manager kann klare Regeln zur Steuerung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse aufstellen. Beispielsweise lassen sich Mitarbeitern oder Fachbereichen Aufgaben zuweisen, Vertretungsregeln festlegen oder Abläufe nachverfolgen. In der neuen Version erfolgen Freigabeprozesse, etwa bei Eingangsrechnungen, durch ein effizienteres Stempeln vieler Dokumente noch schneller. Eine rote Farbmarkierung sorgt für eine bessere Übersicht anstehender Aufgaben und es ist jetzt möglich, in Docuware archivierte Dokumentinhalte ebenso wie Aufgabenlisten leicht in beliebige Anwendungen zu übertragen.

Mit dem letzten Major-Release 6.0 hatte Docuware im Frühjahr 2013 die Umstellung auf die komplett webbasierte Architektur und den intelligenten Indexing-Service eingeführt. Anfang August 2013 folgte dann das Update auf Version 6.1 mit Features wie dem automatischen Drehen von Dokumenten, dem Entfernen von Leerseiten, der automatischen Erkennung der Dokumentsprache oder der E-Mail-Benachrichtigung für Workflows. Die Windows-Lösung Docuware verfügt über AS/400-Schnittstellen und ist seit vielen Jahren erfolgreich bei Midrange-Anwendern im Einsatz, wie z.B. bei Haribo, Langenscheidt, Mitutoyo, MSD Sharp & Dohme oder Brühl & Sippold.