Quo vadis, ECM?

Systeme für das Enterprise Content Management (ECM) sind bei vielen Unternehmen ganz klassisch installiert. Doch auch große ECM-Suiten können selbst mit ihren umfangreichen Modulen nicht die gesamte Vielfalt der Prozesse vollständig abbilden. Die Komplexität ist zu groß, der Implementierungsaufwand zu hoch und die Effizienz der Plattform gefährdet – selbst bei einer so leistungsfähigen Plattform wie dem IBM Content Manager.

Die Alternative – schnelle, einfache und bedarfsorientierte Services aus der Cloud – kommt aber noch nicht so recht in Fahrt wegen Bedenken hinsichtlich Sicherheit und mangelnder Anpassungsfähigkeit, rechtlicher Fragen oder der Angst vor Insellösungen. Solche Bedenken sind jedoch nur teilweise und bei kurzfristiger Betrachtung begründet, denn die Services wie auch die Rahmenbedingungen entwickeln sich rasant weiter. Wer sich Wettbewerbsvorteile sichern will, für den ist jetzt die beste Zeit, mit ersten ECM-Projekte aus der Cloud zu starten – denn die Interoperabilität kommt garantiert, Mehrwerte inklusive.

Die Neuorientierung des Smartcloud-Angebots hin zu offenen Architekturen eröffnet auch mittelständischen IBM-Kunden große Chancen: Unter der sich immer weiter ausdifferenzierenden Angebotsvielfalt – von Archivierung über Vertragsmanagement bis hin zur Steuerung elektronischer Rechnungseingangsprozesse und Collaboration-Szenarien – finden sich viele spezialisierte Anwendungen, deren technische und wirtschaftliche Vorteile auf der Hand liegen: Sie sind einfach zu nutzen (geringer Investitionsaufwand). Außerdem ist meist nur für die abgerufene Leistung oder bestimmte Zeiträume zu zahlen – mit skalierbaren Services kann man auf Schwankungen in der Nachfrage flexibel reagieren (Pay per use und Kostentransparenz).

Chancen und Risiken agiler Services

Im Gegensatz zum klassischen Verständnis von ECM, das letztlich alle dokumentenzentrierten Prozesse vom Input bis Output in einer Software abzubilden versucht, fokussieren die ECM-Services aus der Cloud nur einzelne Prozesse, etwa Erstellung und Versand einer elektronischen Rechnung via E-Mail direkt über ein Abrechnungssystem, automatisch generierte, template-basierte Kundenanschreiben aus einer existierenden Anwendung heraus oder Collaboration-Tools mit grundlegenden Dokumentenmanagementfunktionen.

Für die Attraktivität solcher Collaboration-Services spricht auch der Umstand, dass viele Anwender Notes eher als ECM-Lösung einordnen, obwohl es sich eigentlich um eine Groupware handelt. In Verbindung mit der Bereitstellung über das Internet erhalten die Anwender damit ECM-Services, die konkrete Anforderungen schnell umsetzen, die Effizienz von Geschäftsabläufen deutlich steigern und die sich zudem bestens für dezentrale oder mobile Arbeitsszenarien eignen, egal ob als Web-Client oder über Apps für mobile Endgeräte.

Mit der Cloud kann ECM so eine neue Qualität gewinnen – zumindest theoretisch. Denn bis dato lassen sich viele ECM-Services aus der Cloud nur eingeschränkt anpassen und nur mit einem eng definierten Kreis lokaler Anwendungssoftware effektiv nutzen. Es fehlen noch die Schnittstellen zu anderen Anwendungen; auch eine individuelle Konfiguration oder Parametrierung ist eher selten. Der Leistungsfähigkeit in einem bestimmten Bereich steht also das Problem der mangelnden Interoperabilität gegenüber.

Die Basics müssen stimmen

Schnell geht dann das Gespenst der Insellösung um, weil der – eigentlich nützliche – ECM-Service nicht in der Lage sei, die maßgeschneiderten Inhouseprozesse zu unterstützen oder nicht mit den auf einer IBM-­Infrastruktur laufenden eigenen Diensten interagieren könne. Eines ist aber sicher: Interoperabilität und Anpassbarkeit werden deutlich zunehmen – in einigen Bereichen schneller, in anderen langsamer. Single-Sign-on-Verfahren, die Entwicklung von Content Management Interoperability Services (CMIS) als offene Standards für die Branche und die Hinwendung der IBM zu Open Stack sind erste Vorboten.
Ein weiterer Vorteil dieser Entwicklung: Cloud-basierte ECM-Services können innerhalb kürzester Zeit auf Veränderungen bei Geschäftsmodellen, Anwendungsszenarien und Geschäftsprozessen reagieren – selbst auf solche Veränderungen, die aktuell noch nicht einmal vorhersagbar sind. Große Inhouselösungen hingegen sind dazu nicht in der Lage, ihnen fehlt es an der nötigen Agilität.

So ist es z.B. viel einfacher, der zunehmenden Internationalisierung mit Cloud-Services Rechnung zu tragen. Außerdem lassen sich dank Standardisierung und zentraler Bereitstellung viel schneller besondere Mehrwerte entwickeln und am Markt etablieren. Kleine Tools zur Formulargestaltung oder zur Onlinekommunikation mit Experten sind vielleicht nicht zwingend notwendig, werden aber gern genutzt, wenn sie in einen Cloud-Service integriert sind – und können die Produktivität spürbar steigern.   

ECM-Services aus der Cloud

• Eine einheitliche Technologieplattform ist nicht zwingend erforderlich: Cloud-Services unterschiedlicher Anbieter werden auf Sicht zusammenarbeiten können.
• Unternehmen können dank der Cloud aus einer Fülle von Services diejenigen wählen, die für sie den größten Mehrwert liefern.
• ECM bedient sich aus einem vielfältigen Markplatz prozessorientierter Services.
• Erfahrene Cloud-ECM-Dienstleister verknüpfen diese Services (auch in Kombination mit den eigenen IBM-Produkten) zu einer individuellen, funktionalen Applikationslandschaft.
• Zertifizierungen und Partnernetze können bei der Orientierung helfen.
• Insbesondere Mittelständler erhalten mit cloud-basierten ECM-Services die Möglichkeit, sich kosteneffizient dem Wettbewerb zu stellen.

*Unser Autor Matthias Kunisch ist Geschäftsführer der Forcont Business Technology GmbH

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