SmartCRM mit AS/400-Anschluss

Ziel der CRM-Einführung bei dem Distributor für Druckerzubehör und Speichermedien war die Verbesserung der Vertriebsprozesse und der abteilungsübergreifenden Kommunikation. Eine Schnittstelle zur AS/400 ermöglicht dabei eine zentrale Datenhaltung. Das UFP-Tochterunternehmen Officeexpress GmbH hat die Software der SmartCRM GmbH aus Kandel bereits seit dem vergangenen Jahr im Einsatz.

Mit mehr als 700 Mitarbeitern und einem Umsatzvolumen von über 800 Mio. Euro ist die UFP-Gruppe einer der wichtigsten europäischen Distributoren der Branche und arbeitet als pan-europäischer Partner mit den großen Herstellern zusammen. Über AS/400-Schnittstelle zur Handelssoftware „Bridge“ werden bei UFP z. B. die Abwicklung von Aufgaben sowie die interne Kommunikation zwischen Vertrieb und Buchhaltung optimiert. Eine ebenso deutliche Zeitersparnis für den Vertrieb gewährleisten die Dokumentenvorlagen in SmartCRM. Bei der Erstellung z. B. eines Briefes wird dieser automatisch mit den nötigen Adressinformationen, Ansprechpartnerdaten usw. gefüllt.

Auch die Besuchsberichte werden in SmartCRM erstellt. So müssen die Vertriebsmitarbeiter keine Excel-Listen mehr bearbeiten, und die Dokumente und Berichte sind für die Mitarbeiter immer zugänglich. Dies gilt für alle Informationen, was gerade für die abteilungsübergreifende Kommunikation von großem Vorteil ist, verdeutlicht UFP-Verkäuferin Sybilla Teschke, etwa bei der Retourenabwicklung. „Der Vertrieb ist nun immer über die Aktivitäten der Retourenabteilung informiert und umgekehrt“, so Teschke. „Das verbessert unsere Arbeitsabläufe nachhaltig.“ Das Gleiche gelte für die Absatzauswertungen. Mussten diese bisher beim Controlling angefordert werden, stehen sie nun jederzeit tagesgenau im CRM-System zur Verfügung.

Im Marketing ermöglicht die Arbeit mit dem CRM-System den Mitarbeitern zum einen eine große Zeitersparnis, zum anderen eine wesentlich gezieltere Zielgruppenansprache. „Bisher mussten wir die Ansprechpartner für eine Kampagne aus unterschiedlichen Tools heraussuchen“, macht Björn Carstens, Marketing-Experte bei UFP, das an einem Beispiel deutlich. „Das war aufwendig und unter Umständen auch ungenau. In SmartCRM teilt der Vertrieb den Kunden die passenden Merkmale zu. Für jede Aktion können wir so die passende Zielgruppe selektieren.“

UFP Deutschland verwaltet mit SmartCRM Zielvereinbarungen, Planzahlen und Wettbewerbsdaten und nutzt die Software zum Adress-, Aktivitäten- und Reklamationsmanagement sowie für Absatzauswertungen und den Versand der Print-Ausgabe ihres Newsletters. Die Marketing-Mitarbeiter selektieren mit wenigen Klicks alle Ansprechpartner mit dem Newsletter-Merkmal und können auch den Versand der Serien-E-Mails direkt aus dem CRM-System heraus auslösen.

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www.ufp.de

Bildquelle: UFP Deutschland