Start der De-Mail

Von Beginn an hat die Telekom ihre beiden Großkunden Allianz und Targo-Bank beteiligt; zudem testeten 40 weitere Großunternehmen das rechtsverbind­liche E-Mail-System. Die Voraussetzungen dafür schafft das De-Mail-Gesetz aus dem Jahr 2009, das am 3. Mai 2011 in Kraft trat und eine rechtsverbindliche E-Mail-Kommunikation überhaupt erst ermöglicht. In Kraft ist aber auch das Steuerverein­fachungsgesetz, das seit 2011 den Versand elektronischer Rechnungen per E-Mail gestattet, also keine De-Mail erfordert.

Enttäuscht ist Elmar Müller, Vorstand des Deutschen Verbandes für Post, Informationstechnologie und Telekommunikation (DVPT), vom Preis für das De-Mail-Standardprodukt der Telekom: 39 Cent bei maximal 10 MB. „Dieser Preis kann nicht das letzte Wort sein“, glaubt Müller. „Als Hybridversion ist er angemessen und zwingt sicherlich ihrerseits die Post AG zur Nachbesserung ihrer Preise.“ Im günstigsten Fall zahlen Firmenkunden 20 Cent für eine De-Mail.

Für Müller macht die De-Mail nur Sinn, wenn sie keine deutsche Insellösung bleibt. Insoweit trifft es sich gut, dass die digitale Agenda der Europäischen Kommission in der aktuell in Brüssel verhandelten neuen Verordnung einer grenzüberschreitenden Verwendung elektronischer Signaturen für eine effektive elektronische Identifizierung im digitalen Binnenmarkt vor dem Abschluss steht. Im Rahmen des EU-Projektes Stork beteiligen sich 17 Mitgliedstaaten. Bereits seit zwei Jahren bietet die Post den erwähnten E-Postbrief, der zwar mehr Möglichkeiten als De-Mail bietet, allerdings nicht im Geschäftsverkehr mit Behörden nutzbar und mit 55 Cent zudem noch erheblich teurer ist.

Für Geschäftskunden gibt es außerdem eingeführte Wettbewerbsprodukte von Anbietern wie Regify, Itella oder eben Mentana-Claimsoft. Vor diesem Hintergrund befragten wir Jan Oetjen, Geschäftsführer für Web.de und GMX bei der 1&1 Internet AG, die noch in diesem Jahr ebenfalls ein De-Mail-Angebot lancieren will.

Herr Oetjen, zur IFA haben Sie die Identifikation für den neuen Service De-Mail gestartet. Was ist das Neue daran?
Jan Oetjen: Der Start von De-Mail läutet die endgültige Ablösung der Briefpost als wichtigste Kommunikationsform zwischen Behörden, Unternehmen und Privatpersonen ein. Mit De-Mail kommt die Rechtsverbindlichkeit in die elektronische Kommunikation. Sie schließt damit eine Lücke: Heute entsteht schriftliche Kommunikation meistens bereits digital, wird dann ausgedruckt, kuvertiert und frankiert, um sie danach per Brief zu versenden. In den meisten Firmen wird der Schriftverkehr anschließend wieder eingescannt, um ihn elektronisch weiterzuleiten und zu archivieren. Dieser Weg ist zwar äußerst umständlich und kostenintensiv, war bisher aber die einzige Möglichkeit, rechtsverbindliche Nachrichten zu versenden. Mit De-Mail können diese nun auch ohne Medienbruch direkt elektronisch und dennoch rechtssicher übertragen werden.

Was macht De-Mail für ein mittelständisches Unternehmen interessant? Wo sehen Sie die Einsatzfelder?
Oetjen: De-Mail ist für die Mittelständler genauso interessant wie für die Privatkunden und Großunternehmen, weil sie ein enormes Kosteneinsparungspotential auf der einen Seite und einen Geschwindigkeits- und Effizienz­gewinn auf der anderen Seite bietet.

Direkte Kosten werden bereits beim Porto gespart: Den 39 Cent für eine De-Mail stehen Vollkosten von über 70 Cent für einen Normalbrief entgegen. Druck- und Faxkosten sowie Ausgaben für Umschläge, Briefmarken und Briefpapier fallen bei De-Mail nicht an. Durch die Freikontingente in den 1&1-Tarifen ist die Ersparnis durch De-Mail sogar noch höher.

Zudem erübrigen sich durch De-Mail Diskussionen, ob und wann Nachrichten eingegangen sind, weil dies jederzeit klar belegbar ist. Gerade mittelständische Unternehmen, die mit geringen Verwaltungsbudgets auskommen müssen, werden darüber hinaus von den Vorteilen der automatischen Archivierung profitieren: Wo man vorher mühsam Ordner nach einem Behördenschreiben durchsuchen musste, reicht bei De-Mail die Eingabe eines Suchbegriffs im De-Mail-Postfach, um das gewünschte Dokument zu finden. Ferner kann der Unternehmer von überall aus auf seine elektronische Post zugreifen und sie bearbeiten.

Können Sie das an Beispielen verdeut­lichen?
Oetjen: Alles, was bis vor Kurzem auf Basis der rechtlichen Voraussetzung noch per Brief versendet werden musste, ist zukünftig Einsatzfeld für die De-Mail. Ganz konkrete Anwendungsfelder sind beispielsweise Verträge, AGB-Änderungen und Kontoauszüge, für die bisher aufgrund der gesetzlichen Anforderungen Papierpost erforderlich war.

Mit De-Mail können Sie diese Dokumente direkt elektronisch erhalten und haben sie automatisch archiviert. Gleiches gilt für Rechnungen, Behördenschreiben etc., die man sonst für den Steuerberater mühsam zusammenstellen musste. Auch im Vertrieb gibt es klare Vorteile: Ein Angebot per De-Mail lässt sich schneller verschicken, beantworten oder korrigieren als auf dem Papierweg.

Welche Vorteile gegenüber klassischen Wegen, wie Mail mit digitaler Signatur oder EDI, machen De-Mail attraktiv?
Oetjen: Die De-Mail bietet Rechtssicherheit: Sie haben auf der einen Seite die Rechtsgültigkeit des Transports sowie die Verbindlichkeit der Zustellung und auf der anderen Seite die Verbindlichkeit des Dokuments an sich. Nur über das De-Mail-Gesetz werden beide Aspekte abgedeckt und damit z.B. auch die Zustellfiktion, wie sie beim Brief gilt, auf den elektronischen Raum übertragen.

Das heißt: Eine verschickte De-Mail gilt nach Ablauf der Zustellfrist als zugestellt. Dies gilt bei der E-Mail mit Signatur nicht. Außerdem können Sie mit De-Mail die Zustellung jederzeit auch tatsächlich nachweisen – und alle Kommunikationspartner sind eindeutig identifiziert. Der Sicherheitsgewinn ist sowohl für den Absender als auch für den Empfänger ein deutlich höherer.

Was muss ein IT-Chef tun, um De-Mail in die Workflows und Geschäftsprozesse seines Unternehmens zu integrieren?
Oetjen: Es gibt ein sehr breites Spektrum an Möglichkeiten, die sich an den verschiedenen Anforderungen der Firmen orientieren. Sie können sehr einfach anfangen – beispielsweise über die Nutzung einer einfachen webbasierten Schnittstelle oder eines Plug-ins für das verwendete E-Mail-System – sei es nun mit Outlook, Lotus oder auch Thunderbird.

Der IT-Chef kann natürlich auch eine volle Integration in das Dokumenten-Management-System durchführen, das seine Firma verwendet. Ich denke, für ein mittelständisches Unternehmen ist eine schrittweise Integration von De-Mail empfehlenswert: Ein einfacher Start beispielsweise mit einem Outlook-Plug-in ermöglicht den direkten und unkomplizierten Einstieg. Im Lauf der Zeit kann De-Mail dann je nach Bedarf immer tiefer in die Systeme eingegliedert werden. Wichtig ist aber die umgehende Sicherung der De-Mail-Domain, denn hier werden die Namensräume sehr schnell knapp.

Die Integrationen in Standardsoftware sind bereits im Entstehen. Anbieter wie IBM mit Lotus oder Microsoft mit Outlook und Exchange arbeiten die Integration von De-Mail in ihre Produkte ein. Desweiteren wird es Anbieter mit Speziallösungen geben, die über Schnittstellen dieser Systeme natürlich auch Plug-ins anbieten.

Was kostet den Mittelständler De-Mail?
Oetjen: Der erste Kostenfaktor sind die Transaktionskosten – also das Porto, das bei der De-Mail entsteht. Diese Kosten sind aber wie beschrieben deutlich geringer als das, was heute beim postalischen Briefversand entsteht.

Bei den Integrations- bzw. Lizenzkosten ist es sehr schwer, eine pauschale Zahl zu nennen, weil es eine so große Bandbreite an Integrationsmöglichkeiten gibt. Mit einem Outlook-Plug-in entstehen keine oder nur sehr geringe Integrationskosten. Eine tiefgreifendere Integration wird dementsprechend teurer. Die De-Mail-Domain gibt es im Basispaket mit De-Mail-Freikontingenten bereits für 9,99 Euro pro Monat.

Gibt es von Ihnen oder Ihren Partnern ­Projektunterstützung? Wie sieht diese aus?
Oetjen: 1&1 wird für alle Kunden, sowohl  im Privatkundensegment als auch bei den Gewerbetreibenden und den Geschäftskunden, die De-Mail-Integration ermöglichen. Sei es über Plug-ins, die zur Nutzung notwendig sind, oder durch Gateway-Lösungen, die man vor die eigenen Mailserver schalten kann. Tiefgreifende Integrationen werden durch Systemhäuser angeboten werden. Wobei das Unternehmen dann den Anbieter seines Vertrauens auswählen kann, um diese Installation durchzuführen.

Wie unterscheiden sich die Marken Web.de, GMX und 1&1 beim De-Mail-Angebot?
Oetjen: Web.de und GMX richten sich mit ihren Angeboten vor allem an Privatnutzer und bieten allen Nutzern einer Web.de- oder GMX-Adresse ein komplett kostenloses De-Mail-Basispaket. 1&1 ist sehr stark auf Geschäftskunden, Gewerbetreibende und KMUs fokussiert und bietet hier ein günstiges Paket mit Freikontingenten und eigener De-Mail-Domain.

Kritiker bemängeln an De-Mail die fehlende Internationalität. Was müssen international tätige Mittelständler beachten?
Oetjen: Die De-Mail ist von Anfang an auch im Hinblick auf die Internationalisierung geschaffen worden. Es gibt für international tätige Unternehmen mehrere Möglichkeiten, De-Mail auch international zu nutzen.
Erstens ist es durchaus möglich, dass ein in Deutschland ansässiges Unternehmen auch seine Niederlassungen im Ausland mit De-Mail ausstattet und dann über die Landesgrenzen hinweg rechtsverbindlich digital kommunizieren kann. Das haben Unternehmen gezeigt, die an der Pilotphase in Friedrichshafen teilgenommen haben.

Desweiteren ist im De-Mail-Gesetz vorgesehen, dass das De-Mail-System eine Schnittstelle hin zu anderen nationalen Systemen bietet, um eine Interkonnektivität und Interoperabilität  sicherzustellen. Die einzige Voraussetzung dafür ist natürlich ein ausreichender Sicherheitsstandard dieser jeweils nationalen Systeme, der durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik überprüft und gewährleistet wird.
De-Mail ist technisch so aufgesetzt, dass es im Kern auf dem SMTP-Protokoll beruht, was einer Interoperabilität im technischem Sinne praktisch keine Hürden auferlegt, so dass man hier z.B. sehr leicht ein Gateway zwischen den rechtssicheren E-Mail-Systemen in Österreich, der Schweiz und Deutschland schaffen kann.

De-Mail ist vom klassischen Mailverkehr separiert. Mit welcher Entwicklung rechnen Sie z.B. mit Blick auf die Nutzerzahlen und das Nachrichtenvolumen bei De-Mail?
Oetjen: Der gesamte Briefverkehr in Deutschland besteht aus ca. 66 Mio. Briefen pro Tag. Wir erwarten, dass potenziell 80 Prozent des Briefmarktes mit einem Umsatz von bisher etwa 10 Mrd. Euro jährlich digital abgewickelt werden kann. Wegen der großen Kostenersparnis auf der einen Seite sowie dem Bequemlichkeits- und Effizienzgewinn auf der anderen Seite gehen wir davon aus, dass diese digitalisierbare Kommunikation im Lauf der Zeit auch digitalisiert wird. Ob das nun in zwei, fünf oder zehn Jahren erreicht sein wird, hängt von der Entwicklung des Marktes ab. In Dänemark nutzt bereits über die Hälfte der Bevölkerung ein elektronisches Briefsystem. Hierzulande zeichnet sich ein ähnlich großes Interesse ab: Praktisch ohne Marketingaufwand haben sich bei Web.de und GMX schon über eine Million Nutzer eine De-Mail-Adresse reserviert. Auf Einrichtungsgebühren, monatliche Grundgebühren sowie Vertragslaufzeiten haben wir gänzlich verzichtet. Zudem kann die notwendige Identifikation kostenlos durch unseren Service zu einem wählbaren Termin an der eigenen Haustür oder am Arbeitsplatz durchgeführt werden, ohne sich in einer Filiale in die Schlange stellen zu müssen. Damit sind die Einstiegshürden für De-Mail sehr niedrig.

Die Deutsche Post hat mit dem E-Postbrief ein vergleichbares Angebot lanciert und andere Anbieter wie Telekom oder Francotyp-Postalia machen ebenfalls De-Mail-Angebote. Wo sehen Sie die Unterschiede, wo die Vorteile und Stärken von GMX/Web.de?
Oetjen: Der E-Postbrief der deutschen Post ist kein Konkurrenzprodukt zur De-Mail. Er ist nicht nach dem De-Mail-Gesetz akkreditiert und damit nicht rechtssicher. Faktisch ist der E-Postbrief vom gesetzlichen Rahmen her nichts anderes als ein normaler E-Mail-Dienst mit einer geschlossenen Benutzergruppe.

Im Vergleich zu den übrigen De-Mail-Anbietern sehen wir den Hauptvorteil bei Web.de und GMX natürlich in der Reichweite: Wir vereinen über 50 Prozent der privaten E-Mail-Nutzer in Deutschland auf die Marken Web.de und GMX.

Damit sind wir in der Lage, unseren Nutzern eine Kommunikationszentrale für ihre gesamte elektronische Kommunikation zu bieten. Wer sich in sein E-Mail-Postfach einloggt, kann ohne weitere Hürde – lediglich mit der Eingabe einer PIN – in sein De-Mail-Postfach gelangen. In dieser Verbindung von E-Mail und De-Mail liegt der Schlüssel zum Erfolg. Wir erreichen jeden zweiten deutschen Internetnutzer mehrmals pro Woche über sein E-Mail-Postfach.

Was überzeugt Sie davon, dass Privat­leute De-Mail tatsächlich nutzen werden?
Oetjen: Die Privatanwender werden sehr schnell die Vorteile der De-Mail erkennen: Man ist unabhängig von Öffnungszeiten, muss keine Briefmarken mehr kaufen und sich nirgendwo mehr in die Schlange stellen, um ein Einschreiben aufzugeben. Man kann tatsächlich auch um 23.59 Uhr noch in sprichwörtlich letzter Sekunde eine wichtige termingebundene Information rechtzeitig verschicken.

Wenn Unternehmen durch De-Mail über die Hälfte ihrer Versandkosten einsparen, eröffnet sich zusätzlicher finanzieller Spielraum. Sie könnten Kunden, die sich ein De-Mail-Postfach einrichten, damit beispielsweise in der Kontoführungsgebühr einen Rabatt gewähren, wenn die Kontoauszüge nicht mehr einmal im Monat per Brief verschickt werden müssen.

Anders als die genannten De-Mail-Anbieter sind Sie noch kein akkreditierter Diensteanbieter. Warum nicht?
Oetjen: Wir bieten De-Mail bei drei Marken an und müssen dieses Mehrmarkensystem akkreditieren lassen, was einen höheren Komplexitätsgrad darstellt und mehr Zeit in Anspruch nimmt, als nur ein System mit einer Marke akkreditieren zu lassen. Der Akkreditierungsvorgang selbst dauert drei bis vier Monate – da befinden wir uns jetzt mittendrin. Im vierten Quartal wird der Vorgang voraussichtlich abgeschlossen sein.