06.10.2017 Allcop sorgt für Ordnung bei den Software-Lizenzen

Systematisches Asset-Management

Von: Uwe Pagel

Mit Unterstützung des Ulmer Dienstleisters [s.i.g.] mbH hat die Allcop Farbbildservice GmbH jetzt ihre Software-Lizenzen neu geordnet und ein systematisches „Software Asset“-Management aufgebaut.

Hubert Ohmayer (rechts), Leiter Technik/IT bei Allcop

Hubert Ohmayer (rechts), Leiter Technik/IT bei Allcop

„Bis vor kurzem hatten wir das typische Mittelstandproblem“, beschreibt Hubert Ohmayer, als Prokurist verantwortlich für die IT bei dem Hersteller von Foto- und Lifestyleprodukten, die Ausgangssituation. „Der Bestand der Software-Lizenzen war über die Jahre gewachsen, wurde immer einzeln nachlizensiert und manuell nach bestem Wissen und Gewissen verwaltet. Damit konnten wir aber irgendwann der Nachweispflicht nicht mehr genügen!“

Mehr Rechtssicherheit

Mit dem neuen „Software Asset“-Management besteht heute nicht nur mehr Rechtssicherheit für den Fall jederzeit möglicher Überprüfungen durch Microsoft. Mithilfe einheitliche Lizenzmodelle kann das Unternehmen nun auch deutlich flexibler auf neue Anforderungen reagieren.

Bei Allcop fertigen 200 Mitarbeiter für namhafte Markenartikelhersteller und Handelspartner emotionale Produkte mit individuellen Botschaften und Bildern. Die insgesamt 150 Rechner im Unternehmen waren bis zur Umstellung mit ganz unterschiedlichen Office- und Windows-Versionen ausgestattet. Deswegen nutzte das Unternehmen die Chance, mit der Einführung des neuen Lizenzmodells, alle Rechner auf einen einheitlichen Stand zu bringen.

Vorbereitet wurde die Umstellung im Rahmen eines Workshops mit dem Dienstleister [s.i.g.] mbH aus Neu-Ulm. „Dabei wurde recht schnell klar, dass es absolut sinnvoll wäre, mit dem Microsoft-Distributor Comparex einen weiteren Partner mit ins Boot zu nehmen. Denn mit dessen Hilfe konnten wir die Lizenzmodelle feintunen“, berichtet Ohmayer.

Deutlich flexibler als früher

Eines der Ergebnisse war der Beschluss, die bisher einheitliche Inhouse-Struktur aufzulösen und für die Tochter Foto Online Service GmbH im Unterschied zum Mutterhaus ein cloudbasiertes Modell einzuführen. Denn das passte deutlich besser zu den Abläufen als eine On-Premise-Lösung. Der Umstellungsprozess konnte im Juli 2017 abgeschlossen werden.

„Wir sparen jetzt zwar bei den Lizenzkosten nicht viel ein, sind aber deutlich flexibler als früher. Und da die bisher sehr aufwendige manuelle Verwaltung komplett entfallen ist, liegen die Folgekosten natürlich deutlich niedriger als zuvor“, so Hubert Ohmayer. Insgesamt umfassen die neuen Lizenzmodelle neben den 150 Clients auch 16 Server-, 80 Exchange- sowie 60 Office-Lizenzen. Dazu kommen weitere 20 Sharepoint-Server.

Bildquelle: Frank Luger / Press'n'Relations

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