Umstieg mit Gelassenheit

Carlheinz Seger weiß genau, was Spediteure von einer Buchhaltungssoftware erwarten. Der gelernte Steuerberater wechselte 1989 zum Cargoline-Partner Franz Lebert und ist hier seit dem Jahr 2000 Geschäftsführer. Als sein Unternehmen 1993 einen neuen Lieferanten für die Finanzbuchhaltungs-Software (FiBu) suchte, entschied er sich für die K+H Software KG aus Germering. „Zusammen mit Johann Birkart waren wir die ersten Kunden aus dem Speditionsbereich", erinnert sich Seger. Schon damals überzeugte ihn, dass sich der Anbieter auf mittelständische Lösungen für das Rechnungswesen spezialisiert hat und über ein Expertenteam aus Steuerberatern, Informatikern und Kaufleuten verfügt.

Korrekte Gewinn- und Verlustrechnung

Als Beispiel für die besonderen Anforderungen der Speditionsbranche nennt er das Leistungsmonats-Prinzip, dass vor allem in Stückgut-Netzwerken eine große Rolle spielt. Denn hier fallen täglich viele Geschäftsvorfälle an, die zum Teil erst einige Monate später abgerechnet werden können. „Zum Teil haben wir noch im Monat April offene Posten aus dem vergangenen Jahr, die innerhalb unserer Kooperation noch abgeschlossen werden müssen", sagt Seger. Vor diesem Hintergrund müsse eine FiBu-Software auch im Nachhinein jederzeit zu bestimmten Stichtagen alle offenen Posten für einzelne Kunden auflisten können. Das Ziel sei eine korrekte Gewinn- und Verlustrechnung für jeden einzelnen Monat.

Eine weitere Besonderheit liege in den Kunden- und Lieferantenkonten einer Spedition, auf denen parallel kreditorisch und debitorisch gebucht werde. Kooperationspartner in einem Stückgut-Verbund sind in der Regel schließlich zugleich Auftragnehmer und -geber.

So wurde Lebert für den Anbieter nicht nur zu einem Kunden, sondern zu einem Entwicklungspartner, dessen Ideen und Anforderungen in das Finanzbuchhaltungs-System integriert wurden. Die Software bewältigt bei vielen Speditionsunternehmen den gesamten Zahlungsverkehr, das Mahnwesen, Monats- und Jahresabschlüsse, Umsatzsteuervoranmeldungen oder das automatische Verbuchen von Dauerbuchungen und Bankauszügen. Über Schnittstellen lässt sich die FiBu-Software hierfür an alle Transportmanagement-, CRM-, Kostenrechnungs- und Lohnbuchungssysteme anschließen, heißt es.

Bonitätsinfo für Disponenten

Laut Anbieter lassen sich mit Fimox die im System vorhandenen Daten auf grafisch aufarbeiten und analysieren, so dass aus der FiBu-Lösung ein vollständiges Business-Intelligence-Werkzeug (BI) wurde. Auch hier fungierte Lebert als Ideengeber. „Allein wegen der neuen Browseroberfläche wären wir nicht auf die neue Lösung umgestiegen", bekennt Seger. Für ihn und seine Mitarbeiter in der der Buchhaltung zählt vor allem der Bedienkomfort und das Tempo beim Erfassen der verbliebenen manuellen Belege. Dazu gehören vor allem Eingangsrechnungen und ein Teil der Bankauszüge. Ausgangsrechnungen werden hingegen dank Schnittstelle zur Speditionssoftware zu 100 Prozent digital übertragen, heißt es.

Die neue Lösung will Seger zum Beispiel für Zahlungsanalysen der Kunden nutzen. Die Ergebnisse werden dann in Form einer Bonitätsinformation direkt am Monitor der betroffenen Mitarbeiter angezeigt. „Mit der neuen Lösung werden wir die Schnittstelle zur Speditionssoftware erweitern, die nun auch in umgekehrter Richtung heraus funktionieren wird", erklärt Seger. Dieses System wird die bisherige Rund-Mail ablösen, mit der die Kollegen über säumige Kunden informiert wurden. „Dann gibt es kein Vertun mehr und Zahlungsausfälle können nochmals gesenkt werden", so Seger.

Exakte Liquiditätsplanung

Ein weiteres Argument für die neue Lösung ist die verbesserte Liquiditätsplanung. „Das ist sicher eine der Hauptaufgaben der Finanzbuchhaltung und hier wollen wir weiter optimieren", plant der Geschäftsführer. Ziel ist es, exakt die zur Sicherung der Liquidität erforderliche Geldmenge auf den Girokonten bereitzustellen. Zugleich wird angestrebt, die Skonti der Lieferanten voll auszuschöpfen. Hier soll die neue Lösung auf Basis der vorliegenden Daten eine automatisierte Berechnung, die der manuellen Planung deutlich überlegen ist, liefern.

www.lebert.com
www.kh-software.de

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