Verschlüsselung ohne Zertifikate

„Es handelt sich um eine ZIP- oder PDF-basierte Verschlüsselung ausgehender Nachrichten“, so Holsing. „Sie ist einfach für Anwender und Mailempfänger, in 30 Minuten einsatzfertig installiert und ohne jeden Schulungsaufwand einsetzbar.“ Es sei weder ein langwieriges Projekt zum Aufbau einer Public-Key-Infrastruktur (PKI) noch eine Software-Installation auf den Clients nötig.

Anwender erwarten von der IT, dass sie sicher und unkompliziert über das Medium E-Mail kommunizieren können. Die Anforderungen dafür sind unterschiedlich. Zum Beispiel müssen Personalabteilung oder Betriebsrat sensible Dokumente beim E-Mail-Versand schützen. Aber auch der Vorstand will gewisse Dateianhänge nur verschlüsselt versenden.

In der Praxis bedeutet solches „Secure Messaging“ oft Mehrkosten auf der Softwareseite, Zusatzaufwand für die tägliche Administration oder aber Umstände für E-Mail-Versender bzw. -Empfänger. Die klassischen Wege (S/Mime und PGP) sind teuer und aufwendig in der Einführung und beim laufenden Betrieb. Alternative Web-Abruf-Lösungen sind oft umständlich zu bedienen oder schränken die Möglichkeiten für Empfänger ein, z.B. wenn aus Sicherheitsgründen HTTPS-Verbindungen deaktiviert sind. Lokal installierte Lösungen sind wartungsaufwendig; mögliche Fehlbedienungen und die umständliche Handhabung sind ebenfalls problematisch.

BCC erweitert die Software Mail Protect

Hier soll Mail Protect mit „Instant Encryption“ Abhilfe schaffen. Damit  werden E-Mail-Text und Dokumenten­anhänge der ausgehenden E-Mails serverseitig konvertiert und als verschlüsselte, passwortgesicherte PDF-Datei mit ggf. eingebetteten Datei­anhängen versendet. Der Administrator kann vorab definieren, wie die Verschlüsselungsfunktion genutzt werden soll: zum Beispiel alles, was die Personalabteilung verschickt oder nur die Mails mit einem entsprechenden Kürzel im Betreff, immer beim Versand von Word-Dateien und vieles mehr. Weitere Varianten, wie die Verwendung von 256-Bit-verschlüsselten ZIP-Archiven bzw. des zur Langzeitarchivierung empfohlenen Formates PDF/A sind ebenfalls möglich wie eine mit Windows Compressed Folders kompatible DES-40-Bit-Verschlüsselung.

Das zum Lesen erforderliche Passwort wird automatisch zufällig generiert und dem Empfänger separat übermittelt, z.B. per E-Mail als „Inline Image“, als SMS (ähnlich wie Mobile TAN) oder über Fax. Das Passwort kann dem Absender auch telefonisch übermittelt werden. Je nach Konfiguration wird ein Dauerpasswort für den jeweiligen Empfänger generiert – oder eigene Passwörter für jede E-Mail. Das Passwortmanagement ist vom Administrator konfigurierbar und weitestgehend automatisiert. So kann ein vergessenes Passwort per E-Mail-Link vom Empfänger angefordert werden – und wird automatisch vom Server zugestellt.

www.mailprotect.de/IE

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