Vertriebsreporting vereinheitlicht

CHT/Bezema, mit mehr als 1.600 Mitarbeitern in eigenen Produktions- und Vertriebsstandorten weltweit vertreten, stand vor der Aufgabe, ein einheitliches Vertriebsreporting für die 22 operativen Gesellschaften einzuführen, das auch die Basis für die Konzernkonsolidierung sowie die jährliche Vertriebsplanung bilden sollte.

Die bisherige Spreadsheet-Lösung auf Basis von Excel-Tabellen wurde den gestiegenen Anforderungen des Spezialitätenchemie-Konzerns nicht mehr gerecht. „Sie erfüllte nicht unsere hohen Flexibilitätsanforderungen und erforderte regelmäßig großen manuellen Aufwand“, bemängelt  IT-Leiter Martin Schmälzle. Außerdem habe es sehr lange gedauert, bis die Ergebnisse vorlagen.

Aufgrund der verschiedenen ERP-Systeme gab es bisher keine einheitlichen Reportingdaten. Benutzte in der Vergangenheit jede dieser Gesellschaften ihr eigenes ERP-System, setzt CHT zwar inzwischen in Deutschland und in der Schweiz SAP ECC 6.0 sowie in fünf weiteren Landesgesellschaften SAP Business One ein; mittelfristig wird es im Konzern jedoch immer noch viele verschiedene ERP-Systeme geben.

CHT ist ein seit Jahren überzeugter IBM-Anwender und setzt im Umfeld der zentralen IT-Abteilung ausschließlich IBM-Systeme ein. Die zentralen SAP-Anwendungen laufen auf zwei Power Systems 520 mit gespiegelten Daten; die Datensicherung über Backup Recovery and Media Services (BRMS) auf eine Tape Library TS3200.

Neugestaltung des Reporting

Die Herausforderung bei der Neugestaltung des Reporting bestand darin, die zum Teil heterogenen Daten aus den verschiedenen ERP-Systemen zusammenzuführen und einen übergreifend auswertbaren Datenbestand bereitzustellen. Weil CHT in der Konzernzentrale schon seit rund zwölf Jahren eine In-Memory-OLAP-Lösung auf Basis von Cognos TM1 einsetzte, entschloss man sich aufgrund der guten Erfahrungen, sie auch für die geplanten Erweiterungen zu nutzen. Um zusätzliche Leistung zu gewinnen, sollte gleichzeitig eine Umstellung von 32- auf 64-Bit-Technologie erfolgen.

Mit der Umsetzung dieser Aufgabe beauftragte CHT den IBM-Partner Elkom Solutions, dessen auf TM1 basierende Lösung für die Konzernkonsolidierung bereits seit vielen Jahren im Einsatz ist. Inzwischen bildet TM1 den Kern der konzernweit übergreifenden Anwendungen für alle CHT-Gesellschaften. Jede sendet monatlich die kumulierten Vertriebsdaten in einer umfangreichen Transfer-Datei an die Zentrale. Sie enthält alle relevanten Daten, wie zum Beispiel Artikelnummern, Mengen, Umsätze und Kosten.

Nach Validierung und Eliminierung der Umsätze zwischen den einzelnen Gesellschaften fließen die Daten in verschiedene OLAP-TM1-Datenbestände ein. Die so entstandenen Datenwürfel enthalten je nach Anwendungszweck detaillierte Basisinformationen oder bereits konsolidierte Werte.

Konzernweite Deckungsbeitragsrechnung

Auf dieser Datenbasis erfolgt anschließend die konzernweite Deckungsbeitragsrechnung. Außerdem bilden die TM1-Datenbestände die Grundlage für das zentrale Vertriebsreporting, auf das die Verkäufer aller angeschlossenen Gesellschaften über eine Webschnittstelle zugreifen können. Einmal im Jahr führt CHT für seine Gesellschaften eine Vertriebsplanung bis auf Kunden-/Artikel-Ebene durch, bisher in einer kombinierten Lotus/Cognos-Lösung. Künftig soll Cognos TM1 diese Aufgabe komplett übernehmen.

Als Werkzeug für den Datenimport unterschiedlicher Quellen in die TM1-Struktur nutzte CHT bisher eine Cubeware-Anwendung, die jetzt jedoch aus Performance-Gründen teilweise durch den TM1 Turbo Integrator ersetzt wurde. Dauerte der Import eines größeren Datenbestands von einem 520-Server früher über drei Stunden, sind es mit dem Turbo Integrator nur noch wenige Minuten. Das entspricht einer Geschwindigkeitsverbesserung um Faktor 50.

Geschwindigkeitsverbesserung um Faktor 50

Insgesamt greifen weltweit zirka 300 Anwender – zumeist über ein Web-Frontend – auf TM1 zu. Sie kommen überwiegend aus Vertrieb, Marketing und Controlling. Aber auch die Entwicklungs- und Supportabteilung verwenden die TM1-Daten, zum Beispiel bei Kundeneinsätzen des Technischen Service. „Der größte TM1-Cube umfasst rund 800 MB“, erfüllt die Performance auch bei diesem Datenvolumen Schmälzles Erwartungen. „Im Hintergrund liegen sechs bis acht Millionen relationale Datensätze.“

Vertrieb und Finanzabteilungen erhalten auf Knopfdruck präzise Zahlen aller Gesellschaften – und auch Vertriebsplanung und Konzernkonsolidierung sind erheblich schneller und einfacher geworden. „Neue Cubes sind schnell erstellt“, berichtet IT-Leiter Schmälzle. „Zusammen mit der mächtigen Formelsprache von TM1 ist das gerade für die Entwicklung von Prototypen oder für Testzwecke sehr vorteilhaft und sorgt für kurze Projektlaufzeiten. Die Excel-Schnittstelle macht es besonders den vielen Anwendern aus dem Controlling sehr einfach, in ihrer gewohnten Umgebung mit dem Zentralsystem zu arbeiten, und erspart uns viele isolierte Excel-Dateien.“

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Bildquelle: CHT/Bezema