14.02.2014 CTO Balzuweit mit Clarc Delivery Proof

Verwaltung der Gelangensbestätigungen

Von: Kathrin Böhm

Nun ist es Gesetz: Seit Jahresbeginn ist die sogenannte Gelangensbestätigung für Exporteure ins EU-Ausland Pflicht. Für die Umsatzsteuerbefreiung muss der Exporteur von seinen Kunden diese Lieferbestätigung verlangen. Als zentrale Lösung zur Verwaltung dieser Gelangensbestätigungen bzw. der Alternativnachweise (wie Speditionsbescheinigungen, Frachtbriefe, Tracking-Daten) hat die auch in der AS/400-Welt bewanderte CTO Balzuweit GmbH die Software Clarc Delivery Proof entwickelt.

Gelangensbestätigung für Exporteure ins EU-Ausland Pflicht - im Bild ein DHL-Zusteller in Oslo

Das exportierende Unternehmen kann eine Gelangensbestätigung über das System erstellen und im ECM-Portal bereitstellen. Der Kunde bekommt daraufhin eine Email mit dem Link, über den er die korrekte Lieferung online bestätigen kann. Der Anwender hat über den zugehörigen Workflow-Prozess einen Überblick über den Status der Gelangensbestätigungen bzw. der Alternativnachweise. Fehlen die Lieferbestätigungen nach einer festgelegten Zeit immer noch, kann das System automatisch eine Mahnung an den Kunden senden.

Ist die Lieferung durch Dokumente (wie Rechnung, Gelangensbestätigung, Lieferschein, Spediteursbescheinigung) bestätigt, werden in einem nachgelagerten Schritt die Daten aus dem Beleg automatisch extrahiert und geprüft. Dabei werden Daten, wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, mit den Daten aus dem ERP-System des Exporteurs abgeglichen.

Liegen alle Daten korrekt vor, wird die Gelangensbestätigung per Knopfdruck direkt an die entsprechende Kundenakte angeheftet und revisionssicher archiviert. Die Übergabe an das jeweilige ERP-System des Unternehmens ist hierbei möglich. Im Nachgang kann der Anwender jederzeit auf Belege, wie auch die Gelangensbestätigung, zugreifen. Dazu verfügt die Clarc-Suite bereits im Standard über eine Fülle an Schnittstellen zu den verschiedensten DMS- und ERP-Systemen, wie zum Beispiel Easy, Docuware oder Saperion bzw SAP, Navision oder DCW.