23.01.2016 Mobile Lösung von Virtic erleichtert die Personalabrechnung

Internationale Zeiterfassung per App

Von: Malte Limbrock

Von Doppelbesteuerung bis Mindestlohn: Unternehmen, deren Mitarbeiter auch im Ausland eingesetzt werden, müssen bei der Personalabrechnung zusätzlichen Verwaltungsaufwand stemmen. Eine Zeitwirtschaftslösung der Dortmunder Virtic Gmbh erleichtert jetzt die Dokumentation der Einsatzzeiten dank der mobilen Erfassung über eine Smartphone-App.

Zeiterfassung per Diensthandy in internationale Projekten

„Die Arbeitszeiten von Mitarbeitern zu erfassen, die außerhalb des Firmensitzes im Einsatz sind, ist bereits bei inländischen Projekten eine große Herausforderung für Unternehmen – sofern sie auf moderne technische Unterstützung verzichten“, weiß Virtic-Geschäftsführer Michael Stausberg. „Wenn zusätzlich internationale Projekte und die dazugehörigen Zeitdaten dokumentiert werden müssen, gerät die Verwaltung bei herkömmlichen Erfassungsmethoden an ihre Grenzen.“ Zu komplex seien die Abrechnungsmodalitäten rund um länderspezifische Tarif- und Steuerregelungen.

Beim Grenzübertritt wendet die Virtic-Software automatisch die lokalen Vergütungsregeln an. Ebenso bietet es eine Stichtagsüberwachung im Rahmen möglicher Doppelbesteuerungsabkommen. SAP-Anwender beispielsweise können die mobile Zeitwirtschaft auch ohne technische Umwege (wie etwa Konverter) in ihr System integrieren – und zwar direkt und „realtime“ mithilfe von Webservices.

Erfassung und Weiterverarbeitung von Zeitdaten

Die neue App beschleunigt die Erfassung und Weiterverarbeitung von Zeitdaten, indem Mitarbeiter im Außeneinsatz ihre Tätigkeiten über eine mobile Anwendung auf ihren Diensthandys festhalten. Die per Tastendruck erfassten Arbeitszeiten werden direkt an die Virtic-Server übertragen, wo sie den hinterlegten Projekt- und Mitarbeiterdaten zugeordnet und automatisiert zu Stundenzetteln, Arbeitszeitkonten und Reisekostenabrechnungen verarbeitet werden.

Dabei berücksichtigt die Software automatisch die für das aktuelle Einsatzland erforderlichen Werteschlüssel, beispielsweise zu Mindestlohntarifen, Zulagen, Zuschlägen, Saison-Kurzarbeiter- bzw. Schlechtwettergeld oder Verpflegungsmehraufwänden. Sind Mitarbeiter in einem Nicht-Euro-Land im Einsatz, wendet das System den tagesaktuellen Wechselkurs auf die Buchung an.

Monteurklausel: Den Stichtag immer im Blick

Da mithilfe der Software jeder Grenzübertritt eines Mitarbeiters dokumentiert wird, haben Unternehmen zudem permanent die relevanten Stichtage im Rahmen des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Heimat- und Einsatzland im Blick. Das System erfasst tagesgenau alle Lohn- und Arbeitsstunden, aber auch die im Ausland verbrachten Feiertage, Urlaube und andere Fehlzeiten. Denn diese müssen ebenfalls im Rahmen der 183-Tage-Regel (sog. Monteurklausel) berücksichtigt werden, wenn es um die Feststellung des Besteuerungsrechts geht.

Die gebuchten Zeiten werden automatisch mit den zutreffenden Verrechnungssätzen bewertet und auf die entsprechende Kostenstelle verteilt. Lohnbuchhalter, Controller, Projektleiter sowie Geschäftsführung können die Daten sofort über eine webbasierte Nutzeroberfläche einsehen und weiterverarbeiten. Die Arbeitszeiten werden z.B. im erwähnten SAP-System automatisiert mit Verrechnungssätzen bewertet und auf hinterlegte Projekte, Innenaufträge oder Kostenstellen in SAP HCM und SAP ERP gebucht.