Websphere bei Integration von Concur und SAP einsetzen

Ohne gut aufeinander ab­gestimmte Prozesse und Daten läuft’s nicht. Die Crux an der Sache: Unternehmen jeder Branche und Größenordnung müssen sich verstärkt mit der Digitalisierung beschäftigen und sich Gedanken machen, wie sich ihre vielen verschiedenen Lösungen und Systeme am besten und effizientesten miteinander koppeln lassen. Um Systeme wie Geschäfts- und Reisekostensoftware – beispielsweise SAP und Concur – optimal miteinander zu verzahnen, bedarf es zumeist „einer helfenden Hand“, die diese heterogenen Lösungen zusammenführt – etwa Websphere als Middleware.

Die Vorteile einer Integration von Geschäfts- und Reisekostensoftware liegen auf der Hand: Zum einen durchgängige Prozesse im Expense-Bereich, zum anderen Steuer- und Richtliniencompliance. Es werden stets korrekte Beträge an das Finanzsystem übermittelt. Zudem sind Prozesse dank der Integration auch transparenter für Mitarbeiter: Sie wissen jederzeit, wie der Status ist und wann sie mit einer Rückerstattung ihrer Aus­gaben rechnen können. Mit der Cloud-Lösung Concur lassen sich Prozesse darüber hinaus sauber definieren und Schnittstellen problemlos integrieren. Entscheider erhalten einen besseren Überblick und können gegebenenfalls nachjustieren.

Datenwirrwarr beheben

Soll nun ein SAP-System mit der Software für Reisekostenabrechnungen von Concur gekoppelt werden, geht es zunächst darum, dass die für die Reisekostenabrechnung benötigten Stammdaten aus den SAP-Bereichen HR und Finance übertragen werden. Weitere Bereiche, die bedacht werden müssen, sind die genehmigten Abrechnungsdaten, die dem SAP-System zur Verbuchung und an die Kreditorenbuchhaltung zur Auszahlung über­geben werden.

Es gilt, einen logischen Datenfluss zwischen den Systemen zu ermög­­lichen. Websphere sorgt dafür, dass der Datenfluss so umgesetzt und übersetzt wird, dass er vom SAP-System verstanden wird. Ein derartiges Vorgehen ist insbesondere bei komplexen Umgebungen vonnöten, da die Datenüberführung und Integration nicht nur wartbar und analysierbar, sondern auch problemlos änderbar sein muss.
Die Komplexität einer Integration hängt immer mit der Komplexität der jeweiligen Infrastruktur zusammen. Die Spezifika unterschiedlicher Länder – wie beispielsweise steuerrechtliche Aspekte – spielen ebenso eine Rolle wie elektronische Rechnungen, die den Integrationsaufwand vergrößern.

Batch- oder Realtime-Transaktionsverarbeitung?

Werden zwei Systeme zusammen­geführt, gilt es zunächst festzulegen, ob die Transaktion batch-basiert – beispielsweise einmal am Tag – oder in Echtzeit stattfinden soll. Beim Batch-Verfahren kann es zu Ungenauigkeiten und Verzögerungen kommen. Wird beispielsweise nicht schnell genug aktualisiert, werden verarbeitete Reise­kosten nicht schnell genug aufgenommen, so dass Unternehmen diese ihren Kunden nicht schnell genug in Rechnung stellen können.

So kann bereits ein Tag Verzögerung den Gesamt­prozess signifikant beeinträchtigen. Die Entscheidung zwischen Batch oder Realtime muss daher frühzeitig auf Basis der Prozessanforderungen gefällt werden.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Umgang mit teils sensiblen Personal­daten: Liegen diese Informationen lediglich im HR-System oder auch in anderen Systemen? Die Architektur des Datenflusses muss bereits zu Beginn des Integrationsprozesses analysiert werden. Für die Erstattung von Reisekosten ist es beispielsweise essentiell, dass die Kreditorennummern exakt den abrechnenden Mit­arbeitern zugeordnet werden können. Ohne entsprechenden Abgleich und Zusammenführung der Daten ist dies kaum realisierbar. Datenkonsistenz und Verfügbarkeit sind essentiell.

Bei der praktischen Umsetzung einer Integrationslösungen mit einer Middle­ware müssen zudem technische Sicherheitsanforderungen berücksichtigt werden:

• Darf diese Middleware nach außen kommunizieren?
• Und: Ist der direkte Zugriff auf die SAP Systeme zulässig?
• Wo wird Websphere betrieben?
• Gibt es dort Kommunikationseinschränkungen durch Firewalls oder anderes?

Neben diesen technischen sind auch datenschutzrechtliche Aspekte zu beachten:

• Ist die Datenübermittlung nach internen und externen Richt­linien erlaubt?
• Ist beispielsweise die Übertragung von Kreditkartendaten, Bankverbindungen oder Adressen der Mitarbeiter zulässig?
• In welcher Form muss der Betriebsrat beteiligt werden und in welchen Ländern befinden sich die Server auf denen die Daten verarbeitet werden?

Entsprechende Überlegungen werden in Zeiten von Cloud Computing immer wichtiger. Concur garantiert beispielsweise den stets vertraulichen Umgang mit Daten und betreibt einen hohen Aufwand, entsprechende Richt­linien und Sicherheitsmaßnahmen umzusetzen. Aber auch auf Seiten des eigenen Unternehmens sind granulare Zugriffsrechte zu bestimmen, da sich durch die zentralisierte Verarbeitung sensibler Daten neue Aspekte der Vertraulichkeit ergeben können.