04.01.2016 Interview mit Felix Binsack, Geschäftsführer der Timetoact GmbH

Zusammenarbeit im „Enterprise 2.0“

Von: Berthold Wesseler

Trends wie Cloud Computing, soziale Netzwerke oder mobiles Arbeiten verändern Bedürfnisse und bringen neue Herausforderungen mit sich. Darum ist Wandlungsfähigkeit – vor allem auch in der IT – entscheidend für die Gestaltung einer effizienten Zusammenarbeit im Unternehmen der Zukunft – dem „Enterprise 2.0“. Dazu befragten wir Felix Binsack, Geschäftsführer der Timetoact Software & Consulting GmbH, der ja bereits in der Oktober-Ausgabe die optimale Gestaltung von Kommunikations- und Kollaborationsplattformen skizziert hatte.

Herr Binsack, welche Vorteile verspricht die Einführung einer „Social Software”?
Felix Binsack:
Sehr viele. Andrew McAfee von der Harvard Business School hat 2006 hierfür den Begriff „Enterprise 2.0“ geprägt. Danach kam es zu einem regelrechten Boom an Management-Literatur. Aufgrund der leichteren Zusammenarbeit über die Grenzen von Abteilungen und Stand­orten oder auch Generationen hinweg wird damit die Steigerung von Innovation, Synergien, Transparenz sowie die Förderung von Unternehmenskultur und Mitarbeiterloyalität verbunden.

Weiterhin erleichtert „Social Software“ das informelle Lernen und die Identifikation von Experten im eigenen Unternehmen. Die Reduktion der Belastung durch die Bearbeitung von Mails gehört natürlich auch zu den Erwartungen, wie ich ja bereits in der Oktober-Ausgabe dargelegt habe.

Die Erwartungshaltung ist ja riesig. Ist das realistisch?
Binsack:
Die Einführung von „Social Software” ist immer auch ein Veränderungsprozess. Sie erfordert und fördert eine andere, direktere Zusammen­arbeit. Abhängig von der Unternehmenskultur fällt das einigen Firmen leicht, bei anderen dauert das länger. Erfolgskriterien sind die Unterstützung durch die Unternehmensführung und die Integration mit den anderen IT-Systemen. Ein interner oder externer Coach macht sich sehr schnell bezahlt, wenn er hilft, „Use Cases“ zu identifizieren und umzusetzen.

Man darf aber auch keine übertriebenen Erwartungen haben. Manche Mitarbeiter werden ihre Arbeits­weise nicht oder kaum ändern; schließlich sind viele über 20 Jahre an die Arbeit mit Mails gewöhnt. Es werden immer noch und immer wieder Informationen in Mails verfasst werden, die besser direkt in der Social-Plattform erstellt worden wären.

Ohne „Social Software“ befinden sich 98 Prozent des schriftlichen Outputs von Mitarbeitern in deren Mailfiles und nur dort. Gelingt es, 30 oder 40 Prozent dieses Outputs in einer Plattform zu erstellen und zu dokumentieren, ist das schon ein riesiger Erfolg.

Es beschleunigt Entscheidungen und erhöht die Transparenz. Junge Mitarbeiter können von älteren lernen und umgekehrt. Und falls ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist ein guter Teil seines schriftlichen Outputs in der Plattform bewahrt – und wird nicht wie beim Mailfile einfach gelöscht.

Sie sprechen immer von Output, also von Informationen. Bilden aber nicht die Prozesse das eigentliche Rückgrat der Unternehmen?
Binsack:
Nun, ein großer Teil der Prozesse lässt sich nicht mit einer Plattform für „Business Process Mana­gement“ (BPM) abbilden, weil sie zu selten vorkommen. Connections bietet mit den Aktivitäten ein sehr flexibles Werkzeug dafür an. Aus Akti­vitäten können auch Aktivitätenvorlagen erstellt werden, die immer wieder angepasst und aktualisiert werden können. Sie sind ideal für alle Prozesse, die zu komplex für eine einzelne Mail und zu divergent für ein BPM sind. Denkt man darüber nach, sind das eigentlich die meisten Prozesse in einem Unternehmen.

Wie passt denn jetzt das klassische Intranet mit „Social Networks“ zusammen?
Binsack:
Das ist in der Tat schwierig; beide Disziplinen sind sehr gegensätz­lich. Das klassische Intranet ist Top-Down-Kommunikation. Hier geht es um gestylte, „pixel perfect“ verbindliche Informationen, die von Wenigen für Viele erstellt werden.

„Social Collabortion“ dagegen fördert die Zusammenarbeit – sowohl „Peer-to-Peer“, d.h. auf einer Unternehmens­ebene, als auch über Abteilungen, Hierarchien und Standorte hinweg. Die Systeme sind meistens relativ einfach gehalten, so dass einigermaßen versierte Mitarbeiter auch ohne Schu­lung damit umgehen können – „Form follows Function“.

In den meisten Unternehmen liegt die Verantwortung für die Kommunikation und Kollaboration in verschiedenen Bereichen. Die Integration beschränkt sich auf einige Links zwischen den Plattformen. Das führt zu Riesenproblemen: Sobald für Kommunikation und Kollaboration unterschiedliche Plattformen eingesetzt werden, ist es praktisch unmöglich, einen „Single Point of Truth“ zu haben.

Hier nur einige der typischen Probleme, die aus unterschiedlichen Plattformen für Kommunikation und Kollaboration resultieren: Inhalte werden oft in der Kollaborationsplattform erarbeitet und müssen dann auf der Kommunikationsplattform veröffentlicht werden. Sobald diese Inhalte veröffentlicht sind, werden sie in der Kollaborations­plattform diskutiert. Manche Mitarbeiter richten ihre Aufmerksamkeit auf die Kommunikationsplattform, andere frequentieren mehr die Kollaborationsplattform. Gleiches gilt für die Bereichsleiter, die wahlweise über die eine oder die andere Plattform kommunizieren oder kommunizieren lassen. Es entstehen inhaltliche Überlappungen, Inkonsistenzen, Redundanzen und Widersprüche – und natürlich jede Menge Governance-Probleme.

Wie können denn Kommunikation und Kollaboration vereint werden?
Binsack:
Das geht nach unserer Erfahrung nur mit einem „Social Intranet“, bei dem für die Kommunikation und Kollaboration ein- und dieselbe Plattform benutzt wird. Hierbei sollte aber nicht auf ein „aufgebohrtes“ Web-Content-Management-System gesetzt werden, das mit ein paar kollaborativen Funktionen aufgemotzt ist. Mit solchen Systemen wird sich niemals eine nachhaltige unternehmesweite Kollaboration einstellen.

Maßgeblich für die Wahl der Plattform sollten starke Enterprise-Social-Network-Funktionen sein. Schließlich existieren Unternehmen ausschließ­lich, weil mehrere Menschen gemeinschaftlich Aufgaben erfüllen, die sie alleine nicht schaffen können. Die Förderung der Zusammenarbeit sollte daher in jedem Unternehmen höchste Priorität genießen. Die Förderung der Zusammenarbeit von Mitarbeitern ist immer und unmittelbar die Förderung des Unternehmens.

Oft fehlt in „Social Intranets“ noch die Struktur für die interne Kommunikation sowie für die „Employee Relations“, d.h. für Mitarbeiterhandbücher. Es ist dann sehr schwer, das Wichtige und Verbindliche von der Meinung und dem Unverbindlichem zu unterscheiden. Genau hier setzt unser Produkt XCC an. Das ist eine Web-Content- und Custom-Apps-Erweiterung für IBM Connections. Mit Connections und XCC lässt sich mit überschaubarem Aufwand ein Social Intranet erstellen, das alle drei Säulen des Intranets „Know, Share, Do“ abdeckt und integriert.

Foto: Kerstin Huber

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