Akten auf Knopfdruck

Seit 150 Jahren versorgen die Stadtwerke Tübingen Privathaushalte und Gewerbe in Stadt und Region mit Strom, Gas, Trinkwasser und Wärme. Hinzu kommen verantwortungsvolle Aufgaben im Bereich der kommunalen Infrastruktur wie der Betrieb von Bädern und Parkhäusern, der öffentliche Personennahverkehr sowie Telekommunikationsdienstleistungen. Bei allen Aufgaben achten die Stadtwerke insbesondere auf eine effiziente und wirtschaftliche Umsetzung. Um die eigenen hohen Standards zu erfüllen, müssen Mitarbeiter der Stadtwerke stets über aktuelle Gebäude- und Anschlussinformationen verfügen. Ein recht aufwendiger Prozess, da die Informationen sowie der dazugehörige Schriftverkehr bis dato papierbasiert in über 30.000 Akten verwaltet wurden. Seit die Informationen durch eine elektronische Aktenlösung von Forcont verwaltet werden, ist dieser Mehraufwand Vergangenheit.

Ob bei der Auftragsplanung und -steuerung, der Projektierung oder dem Messstellenbetrieb – regelmäßig haben Mitarbeiter der Stadtwerke Tübingen einen guten Grund, sich detailliert über jene Gebäude zu informieren, die das Versorgungsunternehmen mit Strom, Gas, Wasser und Wärme beliefert. Dieser Vorgang war in der Vergangenheit mit großem Aufwand verbunden, da sämtliche Gebäude- und Anschlussinformationen sowie der gesamte dazugehörige Schriftverkehr im dynamischen Lagersystem Kardex papierbasiert verwaltet wurden. Die Akten verteilten sich auf über 40 qm Bürofläche – bis unter die Decke stapelten sich die Unterlagen.

Dabei konnten Mitarbeiter die Auskünfte nicht selbst einholen. Alle Anfragen gingen zuerst an Hans Karl, Fachbereichsleiter Verteilung, Netzdokumentation und Planauskunft bei den Stadtwerken Tübingen, und sein Team. „Man musste jedes Mal in das andere Stockwerk gehen, um die gewünschten Informationen zur Verfügung zu stellen. Die Erweiterung der Akten war auch nur uns vorbehalten. Die Bearbeitungsprozesse erforderten viel zu viel Zeit, und telefonische Kundenanfragen ließen sich nie direkt beantworten. Der Zustand war einfach inakzeptabel“, fasst Hans Karl jene Ausgangslage zusammen, die zur Einführung der elektronischen Gebäudeakte geführt hat. „Mir war bewusst, dass nur eine elektronische Aktenlösung diese Defizite beheben konnte. Seit die Verwaltung durch die Software Factory FX unterstützt wird, gehört dies alles der Vergangenheit an.“

Interner Postweg entfällt

Nachdem die verschiedenen Fachbereiche und das Dokumentationsteam der Stadtwerke Tübingen gemeinsam mit dem Dienstleisters die spezifischen Anforderungen an die Struktur der Akte und den Funktionsumfang der Lösung definiert hatten, wurden diese mit der neuen Software als Projekt „Gebäudeakte“ umgesetzt. Neben allgemeinen Daten wie Verwalter, Ansprechpartner, Baugesuche oder Briefverkehr gibt es für jede der Sparten Strom, Gas, Wasser und Wärme individuelle Dokumentenarten, die durch die Stadtwerke selbst beliebig erweiterbar sind. So werden in der Sparte Strom neben den Anmeldungen beispielsweise Informationen zu Zählern, Einspeiseanlagen und Prüfprotokollen gepflegt. Ebenso lassen sich Fotos der Zähler oder Skizzen hinterlegen und mit verwalten.

Um die effiziente Einführung sicherzustellen, entschied man, die Daten des Geoinformationssystems (GIS) als Grundlage der Gebäudeakten zu verwenden. Für jeden Standort wurde automatisch eine Gebäudeakte gemäß der vorher definierten Struktur erzeugt. Die Akte erfasst nun alle dazugehörigen Informationen und Dokumente. Die Lösung gleicht zudem täglich die Gebäudeakten mit dem GIS-System ab und aktualisiert sämtliche Änderungen im Adressbestand sofort in den jeweiligen Akten.

Der große Bestand an Altakten wurde einem Scandienstleister übergeben. Dieser scannt die Akten spartenbezogen ein und stellt die Unterlagen als PDF-Dateien zur Verfügung. Diese werden anschließend über einen Importjob automatisch den entsprechenden elektronischen Gebäudeakten zugeordnet. Nach einer sechsmonatigen Aufbewahrungszeit entsorgt der Dienstleister datenschutzgerecht die Papierakten.

Heute wird nur noch elektronisch auf die Akten zugegriffen. Der gesamte anschluss- und gebäudebezogene Briefverkehr wird eingescannt und der Akte zugeordnet. So hat jeder Mitarbeiter sofortigen Zugriff auf den vollständigen Sachverhalt. Der interne Postweg, der häufig zu Verzögerungen geführt hat, entfällt vollständig. Von großer Bedeutung ist auch der verbesserte Kundenservice: Telefonische Anfragen werden jetzt sofort bearbeitet. Selbst wenn ein Mitarbeiter wegen Krankheit oder Urlaub ausfällt, können die Kollegen problemlos einspringen. „Mit Hilfe der Gebäudeakte auf Basis von Factory FX können wir nachhaltige Kosteneinsparungen erzielen. Seit die Akten auf Knopfdruck zur Verfügung stehen, können wir Aufgaben effizienter bearbeiten. Der schnellere Zugriff spart uns Kosten. Sobald der gesamte Altaktenbestand übernommen ist, wird der frühere Aktenraum zu Büros umgebaut. Dies bringt uns weitere Vorteile“, zeigt sich Hans Karl zufrieden.

Stadtwerke Tübingen GmbH
Die Stadtwerke Tübingen GmbH versorgt seit 150 Jahren Haushalte und Betriebe in der Stadt und Region Tübingen mit Strom, Gas, Trinkwasser und Wärme. Weitere Unternehmenssparten sind Telekommunikation, Bäder, Parkhäuser und Stadtverkehr. Mit ca. 450 Beschäftigten erwirtschaften die Stadtwerke Tübingen einen jährlichen Gesamtumsatz von rund 190 Mio. Euro. Um eine sichere und zuverlässige Versorgung zu gewährleisten, investieren die Stadtwerke permanent in die Qualität von Anlagen und Netzen, in modernste Technik und Sicherheitsstandards. Ziel ist es dabei stets, den Kunden Energie aus einer Hand zu bieten, einschließlich einer umfassenden Beratung in allen Energiefragen.
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Bildquelle: Stadtwerke Tübingen