Alle Töchter auf einer ERP-Plattform

Urban Walkembach, Leiter der Division „Organisation und Informationssysteme“ bei der Lohmann & Rauscher GmbH & Co. KG, ist zufrieden: Vor Kurzem haben er und sein Team den Rollout von SAP ERP in der slowakischen Tochtergesellschaft erfolgreich abgeschlossen. Damit hat der Anbieter von Hygiene- und Medizinprodukten sowie Therapie- und Pflegesystemen einen weiteren Schritt zur Konsolidierung und Vereinfachung seiner IT-Landschaft getan. „Die Nachfrage nach unseren Produkten und Konzepten steigt. Aufgrund unserer globalen Präsenz wird Transparenz in Bezug auf Geschäftsabläufe sowie Daten- und Werteflüsse verstärkt wettbewerbsentscheidend“, berichtet Walkembach.

Als Basis einer konzernweiten Optimierung ist es notwendig, die Kernprozesse im gesamten Unternehmen zu standardisieren – vom Vertrieb über den Einkauf, die Produktion und die Lagerhaltung bis hin zum Berichtswesen. L&R vertraut hier seit 2006 auf die Funktionen von SAP ERP. Die Unternehmensleitung hat die Einführung der integrierten Business-Software von Beginn an aktiv gefördert, denn die kontinuier­liche Optimierung der Betriebsabläufe ist Teil einer nachhaltigen und auf Wachstum ausgerichteten Geschäftsstrategie.

Nach und nach sollen unter dem Dach der ERP-Plattform alle Konzerngesellschaften weltweit in einem Rechenzentrum auf einer einzigen ERP-Instanz zusammengeführt werden. Dabei werden die in der Zentrale definierten SAP-Prozesse im Rahmen eines auf Templates gestützten Ansatzes als Standard in allen Gesellschaften etabliert. Rund 1.600 Endanwender arbeiten bereits produktiv mit der SAP-Lösung.

Für die ERP-Implementierung hatte L&R den ursprünglich mit der Einführung betrauten IT-Dienstleister abgelöst und das SAP-Systemhaus T.con aus Plattling an Bord geholt. „Wir haben quasi im Galopp das Pferd gewechselt. Doch das Risiko war überschaubar: Die personelle Kontinuität blieb gewahrt und somit auch die Beratungsqualität“, so Urban Walkembach.

Aktuell sind die L&R-Produktionsstandorte in Tschechien, Österreich, Frankreich und Deutschland und die Konzerngesellschaften in Belgien, Italien, den Niederlanden und der Slowakei in die ERP-Software eingebunden. Deren Kernprozesse werden in einer einheitlichen Konzernstruktur und auf der Grundlage konsolidierter Stammdaten abgebildet. Somit hat die Unternehmensleitung eine klare Sicht auf betriebliche Kennzahlen und die Geschäftstätigkeit.

„Wir wissen also jederzeit genau, wo das Unternehmen steht, und können es zielgerichtet und vorausschauend weiterentwickeln“, erläutert Urban Walkembach. Informationen zu Umsätzen und Kosten, zur Auftrags-Pipeline oder zur Durchlaufzeit von Produktionsaufträgen können jederzeit auf Knopfdruck abgerufen werden.

Die Geschäftsdaten der einzelnen Gesellschaften fließen direkt in die zentrale Finanzbuchhaltung, die sie umfassend auswertet. Diese Berichte helfen dem Management, die richtigen Entscheidungen zu treffen, und erhöhen die Flexibilität. Das Produktsortiment beispielsweise kann anhand aktueller Bestell- und Auftragsdaten jetzt zeitnah an die jeweiligen Markt- und Kundenanforderungen angepasst werden. Überdies lassen sich Strukturen einzelner Werke auf der Grundlage valider Kennzahlen einheitlich bewerten.

Lagerbestand per Mausklick abrufen

Da alle Informationen von der Bestell- und Auftragsabwicklung bis hin zur Fakturierung zentral erfasst, verwaltet und verteilt werden, laufen die operativen Prozesse schneller und effizienter. So können die Mitarbeiter in Einkauf und Fertigung mit wenigen Mausklicks konzernweit und tagesaktuell alle Lagerbestände einsehen und mit den Bedarfsanforderungen aus den Aufträgen abgleichen.

Auf diese Weise lassen sich Termin- und Materialplanung wie auch die Beschaffungs- und Fertigungsprozesse bedarfsgerecht und wirtschaftlich steuern. Auch die Lagerbestände entlang der internen Wertschöpfungskette konnten verkleinert werden. Hinzu kommt, dass sich die logistischen Prozesse bei Kundenaufträgen, die in der Regel sehr hohe Liefermengengerüste haben, standortübergreifend einheitlich planen und ausführen lassen.

Im Rahmen der ERP-Implementierung hat L&R ­manuelle und papiergebundene Vorgänge bei der Intercompany-Abwicklung weitgehend durch automati­sierte Abläufe abgelöst. Das hat interne Bestell- und Verrechnungsprozesse spürbar beschleunigt und „wir verkürzen dadurch Lieferzeiten und erhöhen die ­Liefertreue gegenüber unseren Kunden“, hebt Urban Walkembach hervor.

Der Austausch von Auftrags-, Bestell-, Material- und Bestandsinformationen zwischen den einzelnen Produktionsstandorten erfolgt IT-gestützt und sicher im SAP-System. Die zeitaufwendige Datenübertragung per Fax und E-Mail oder die Mehrfacherfassung von Aufträgen gehören der Vergangenheit an.

Lückenlose ERP-Dokumentation

Aufgrund seines Wachstums muss der Konzern stetig neue Prozesse implementieren, die selbstverständlich auch im ERP-System abzubilden sind. Dazu zählt eine komplexe Auftragsabwicklung beim Geschäft mit Leihgeräten, u.a. zur Behandlung chronischer und akuter Wunden mit Unterdruckpumpen, inklusive der Sonderabschreibungen für die Abnutzung der Geräte.

Speziell für den deutschen Markt hat L&R ein Konzept für die Rezeptabrechnung des Sprechstundenbedarfs für Ärzte mit den Krankenkassen entwickelt. Außerdem wird der Eigenanteil bei Patienten-Einzelverordnungen automatisch ermittelt, um diese direkt von den Patienten einzufordern. Die notwendigen Anpassungen der Software ließen sich in beiden Fällen durch funktionale Erweiterungen der SAP-Standardfunktionen erzielen, ohne dass der ERP-Kern verändert werden musste.

Durch eine lückenlose Dokumentation in der ERP-Software lassen sich die Prozesse jederzeit nachvollziehen und alle Rohstoffe und Produktbestandteile zurückverfolgen. Diese Transparenz unterstützt den Anbieter von Medizin- und Hygieneprodukten dabei, die Konformität zu internationalen Compliance-Richtlinien, etwa der US-Gesundheitsbehörde Food and Drug Administration (FDA), sicherzustellen.

Nicht zuletzt reduzieren sich durch die Zusammenführung der Konzerngesellschaften in einem zentralen ERP-System die laufenden IT-Kosten: Aufwendungen für den Betrieb und die Wartung lokaler Serverparks und Applikationen fallen weg und mit dem Template-gestützten Rollout-Ansatz lassen sich weitere Niederlassungen zügig einbinden. Als Nächstes sind Projekte in Großbritannien, Polen und Kroatien vorgesehen.

Urban Walkembach zieht eine Zwischenbilanz. „Wir haben mit dem ERP-System unsere Geschäftsprozesse unternehmensweit zusammengeführt, vereinheitlicht und effizienter gemacht. Durch die Harmonisierung der IT-Landschaft ist die Voraussetzung geschaffen, den Konzerngesellschaften zukünftig bestimmte Prozesse und Leistungen kosteneffizient über ein Shared Services Center (SSC) bereitzustellen.“

Lohmann & Rauscher (L&R)
Das Unternehmen ist ein internationaler Anbieter von Medizin- und Hygieneprodukten – vom klassischen Verbandstoff bis zum modernen Therapie- und Pflegesystem. Mit mehr als 3.900 Mitarbeitern, 38 Konzerngesellschaften und Beteiligungen sowie mehr als 30 ausgewählten Partnern ist L&R in ­allen wichtigen Märkten der Welt vertreten und konnte sein Umsatzvolumen 2011 auf über 470 Mio. Euro steigern.
Im Internet: www.lohmann-rauscher.de

Bildquelle: Lohmann & Rauscher