Alles rechtens

Die internationale Wirtschaftskanzlei CMS Reich-Rohrwig Hainz hat seit ihrer Gründung im Jahr 1970 acht Niederlassungen in den Balkanländern eröffnet. Bis vor kurzem waren die Mitarbeiter in Wien noch klassisch über gemeinsame File- und E-Mail-Server mit ihren Kollegen im Ausland verbunden. Jedes Büro für sich hatte aber eine eigene Telefonanlage mit ISDN-Anschluss an das örtliche Netz. Dies verursachte hohe Kosten bei der Telefonie und der Verwaltung der Anwender. Vor allem war es ein Bremsklotz bei der Einbindung des für den Rechtsverkehr wichtigen Kanals Fax in das Dokumentenmanagement: „Unsere heterogenen Telefonanlagen und die Papierfaxgeräte waren nicht mehr zeitgemäß, eine Umstellung auf IP-basierte Telefonie lag da auf der Hand“, beschreibt Hannes Ramser, Head of IT, warum CMS im Jahr 2011 nach einer Alternative suchte.

Die heterogene Infrastruktur ließ sich auf eine Gemeinsamkeit reduzieren: Die Verwendung eines Microsoft Exchange Server 2010, der über die Zentrale in Wien gesteuert wird. Es lag also nahe, eine Unified-Communications-Infrastruktur auf dieser Basis aufzubauen. Zudem verwendeten die Standorte schon seit einigen Jahren den Microsoft Office Communications Server (OCS), den Vorgänger von Microsoft Lync. „Unsere Erfahrungen mit dem OCS in der Vergangenheit waren positiv, die Grundlage auf Basis von Exchange war an allen Standorten gegeben. Die Wahl der nächsten Produktgeneration für unsere neue Kommunikationsinfrastruktur war also naheliegend.“ Diese nächste Generation war in Form von Microsoft Lync 2010 erhältlich.

Test in Bulgarien

Die IT-Abteilung entschied sich, das neue System einem umfassenden Test zu unterziehen. Dafür wählten Ramser und sein Team die Niederlassung in Sofia, Bulgarien. Nach positiven Erfahrungen dort ersetzte das IT-Team OCS auch an den Standorten Belgrad, Kiew, Sarajevo und Podgorica sowie in der Wiener Zentrale durch Lync 2010.

„Der zentrale Exchange Server ist das Herz der Anwendung, auch Lync 2010 haben wir zentral in Wien in Betrieb genommen. An den verschiedenen Standorten kommen zur Anbindung der ISDN-Telefonie Survivable Branch Appliances (SBA) zum Einsatz“, beschreibt Ramser die heutige Infrastruktur. Da die Mitarbeiter OCS bereits kannten, war die Umstellung auf Lync 2010 keine große Herausforderung, auch die Funktionen und die Anwenderoberfläche waren dank einer Office-2010-Schulung schon vertraut.

Nicht ganz so leicht hatten es die Administratoren und Johann Deutinger, Vorstand der Ferrari Electronic AG, die sich mit der Integration in die internationalen TK-Systeme befassen mussten: „Es gibt in jedem Land einen eigenen Dialekt des ISDN-Protokolls, und wir mussten oftmals mit den Providern sprechen, welche Variante wir für die einzelnen Installationen verwenden können. In der Ukraine wurde es fast abenteuerlich: Keiner fühlte sich für die ISDN-Leitungen zuständig, der Provider gab uns einfach kein Feedback. Wir mussten einen Drittanbieter hinzuziehen, mit dessen Informationen wir die Installation vornehmen konnten“, erinnert sich Ramser an die Umsetzung des Projektes.

Mit der Migration sei heute der Aufwand für die IT-Mannschaft insgesamt gesunken, vor allem im Bereich Nutzerverwaltung: „Früher mussten wir einen Benutzer bis zu sechs Mal anlegen, damit er alle Kanäle nutzen konnte. Heute sind es meist nur wenige Änderungen, damit die Profildaten für die Anwendungen zur Verfügung stehen“, erläutert IT-Chef Ramser.

Der Einsatz von IP-basierter Kommunikation bringt der Sozietät auf Kostenebene Vorteile. Vor allem bei grenzüberschreitenden Gesprächen spart sie erhebliche Telefonkosten. Dafür musste CMS Reich-Rohrwig Hainz nur in die Telefonie-Endgeräte in­vestieren, denn SBAs und die Lizenzen für Lync 2010 waren bereits vorhanden. Auch die vereinfachten Kommunikationswege senken die Kosten, so etwa das ­Instant Messaging und die Lync-basierten Videokon­ferenzen als Alternative zu Geschäftsreisen – auch wenn die Anwälte weiterhin den persönlichen Kontakt zu den Mandaten aufrechterhalten.

Neben der Telefonie war auch der Einsatz einer einheitlichen Faxlösung an den verschiedenen Standorten nötig. Im anwaltlichen Tagesgeschäft können Fristenwahrungen über den Erfolg eines Falles entscheiden, Gerichte werden deswegen häufig per Fax vorab informiert. „Wir erhalten im Monat bis zu 300 Faxe und verschicken selbst im Schnitt 200. Die müssen alle archiviert und mit den anderen Kanälen wie etwa E-Mail verknüpft werden“, so Ramser.  Mithilfe der Faxlösung „OfficeMaster“ werden Faxe in Outlook integriert. Jeder Mitarbeiter erhält nun diejenigen Faxe, die an ihn adressiert sind, direkt in seinen Posteingang.

Der Ausbau der neuen ITK-Struktur ist in Ljubljana und Zagreb für das Frühjahr 2013 geplant. Mit den Büros der CMS-Partnerkanzleien in Deutschland und Großbritannien besteht bereits eine Lync Federation, also eine Verknüpfung der Kommunikationsserver für gemeinsame Telefonate, Videokonferenzen, Sofortnachrichten und Präsenzanzeige.

Die Anwaltssozietät …
… CMS Reich-Rohrwig Hainz, gegründet 1970, sitzt in Wien und hat acht Niederlassungen in verschiedenen Balkanländern eröffnet.
Im Internet: www.cms-rrh.com

Bildquelle: CMS Reich-Rohrwig Hainz