06.10.2017 Der Sinn von Mitarbeiterumfragen

„Angehört und nicht ausgehorcht“

Von: Lea Sommerhäuser

Welchen Sinn haben Mitarbeiterumfragen im Rahmen des Personalmanagements und wie werden sie IT-seitig umgesetzt? Diese Fragen beantwortet Wolfgang Sölch, Head of Enterprise Sales Central Europe bei Qualtrics, im Interview.

Wolfgang Sölch von Qualtrics

„Mitarbeiter sollten das Gefühl haben, angehört und nicht ausgehorcht zu werden“, betont Wolgang Sölch von Qualtrics.

IT-DIRECTOR: Herr Sölch, Unternehmen mit zufriedenen Mitarbeitern sind produktiver. Doch es sind nicht unbedingt immer Gehaltserhöhungen oder Obstschalen, welche die Arbeitnehmer zufriedenstellen. Wie lassen sich der Lebenszyklus eines Mitarbeiters und dessen Erfahrungswelt konkret herausfinden?
W. Sölch:
Über zielgerichtete Mitarbeiterbefragungen können Unternehmen viel in Erfahrung bringen. Sie geben Auskunft über die unternehmerischen Stärken und Schwächen und dienen als Grundlage, um Verbesserungspotentiale zu ermitteln und Organisationsstrukturen sowie Arbeitsprozesse zu optimieren. Konkrete Daten ersetzen ein diffuses Gefühl der Unzufriedenheit in der Belegschaft oder Andeutungen über den Flurfunk.

Die Befragungen sind in jedem Stadium des Arbeitsverhältnisses, also über den gesamten Lebenszyklus, möglich: Es geht los mit dem Assessment-Prozess vor der Anstellung, der Zufriedenheit mit dem Bewerbungsgespräch oder mit der Einführung am Arbeitsplatz durch den Vorgesetzten. Danach sorgen regelmäßige Befragungen zur Mitarbeiterleistung dafür, dass das Engagement und die Kompetenz des Mitarbeiters mehr belohnt werden. Junge Talente werden frühzeitig erkannt und gefördert. Führungskräfte erfahren, ob sich die Meinung der Belegschaft mit dem eigenen Anspruch und der eigenen Wahrnehmung decken.

Zudem müssen sich Mitarbeiter aktiv mit ihren Einstellungen und ihrer Rolle im Unternehmen auseinander­setzen. Sie erfahren mehr über sich selbst, über ihre Stärken und Schwächen und wie sie sich besser einbringen können. So können an jeglichen Schlüsselstellen der Mitarbeiterlaufbahn die Einstellungen zu Firma, Produkt und Arbeitskultur ermittelt werden. Ein ganz wesentlicher Punkt sind die mit der Umfrage einhergehenden internen Prozesse, um das Arbeitsumfeld je nach Feedback der Mitarbeiter zu verbessern. Wenn das nicht passiert, sind die Mitarbeiter noch frustrierter als vor der Umfrage.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielen Mitarbeiterumfragen im Rahmen des Personalmanagements in deutschen Konzernen?
W. Sölch:
Während sich der Kundenservice-Gedanke mittlerweile durchgesetzt hat und Kundenbefragungen an der Tagesordnung sind, scheint noch nicht in alle Führungsetagen durchgesickert zu sein, dass Mitarbeiterbefragungen genauso wichtig sind. Zwar geistert die Angst vor dem Fachkräftemangel und die Sorge vor einer anspruchsvollen Arbeitnehmergeneration Y durch die Personalabteilungen und damit auch die Frage, wie man neue Mitarbeiter gewinnen und vor allem halten kann. Die Idee, den Mitarbeiter zu fragen, setzt sich in Deutschland allerdings nur langsam durch. Wenn Umfragen gemacht werden, finden diese meistens nur einmal pro Jahr statt, was zu wenig ist. Wichtige Impulse gehen so verloren.

Ein weiteres Problem ist die mangelnde Umsetzung der Umfrage-Ergebnisse in Handlungsanweisungen. Gerade in großen Konzernen sind Manager oft überrascht, wenn die Stimmung der Mitarbeiter eher negativ ist und sie schlecht bewertet wurden. Meist werden dann Lösungsansätze gesucht, Taskforces gebildet und die Ergebnisse immer wieder analysiert, um diese danach unter den Tisch zu kehren. Dass das die Mitarbeiter zusätzlich frustriert, wenn sich nur minimal bis nichts nach einer Mitarbeiterbefragung ändert, ist verständlich.

IT-DIRECTOR: In den USA sind Themen wie Mitarbeiterbefragungen, Mitspracherecht und Transparenz wesentlich ausgereifter als in Deutschland. Woran liegt das Ihrer Meinung nach?
W. Sölch:
Das liegt vermutlich an einer anderen und schon länger existierenden Feedback-Kultur in den USA. Allerdings findet auch hierzulande langsam ein Umdenken statt: Durch Online-Portale zur Bewertung von Arbeitgebern und Themen wie Fluktuation oder Fachkräftemangel wird den meisten Firmen die Wichtigkeit der Mitarbeiter immer deutlicher. Gutes Personal zu finden, ist schwierig. Die vorhandenen Mitarbeiter zu motivieren und zu halten, ist oft noch viel schwerer.

IT-DIRECTOR: Was zeichnet eine 360-Grad-Umfrage aus?
W. Sölch:
Eine besonders perspektivreiche Sicht ermöglichen die 360-Grad-Befragungen, bei denen einzelne Mitarbeiter nicht nur selbst befragt werden, sondern auch aus unterschiedlichen Perspektiven, wie z.B. aus dem Blickwinkel von Kollegen, Team-Mitarbeitern, Vorgesetzten oder Kunden. 360-Grad-Befragungen eignen sich besonders zur Bewertung der Leistung und der Entwicklung einzelner Mitarbeiter sowie zur Bewertung von Führungspersonen und ihrer Kompetenz. Sie können helfen, Hinweise darauf zu finden, was Mitarbeiter motiviert, wie man ihre Fähigkeiten weiterentwickeln kann und wo Diskrepanzen zwischen Selbst- und Fremdeinschätzung bestehen.

360-Grad-Befragungen sind keine Rundum-Wohlfühl-Befragungen. Jede Befragung sollte ein konkretes Ziel verfolgen, das bei der Konzeption von Anfang an bedacht werden muss. An diesem Ziel, das sich in mehrere Unterziele aufgliedern kann, orientiert sich die Auswahl der für den jeweiligen Fragebogen geeigneten Fragen und wie der Befragungs-, Auswertungs- und Follow-up-Prozess aufgesetzt wird.

IT-DIRECTOR: Wie lässt sich das Ganze IT-seitig umsetzen?
W. Sölch:
Wir haben z.B. eine Technologie entwickelt, die es Firmen ermöglicht, maßgeschneiderte Online-Umfragen über eine zentrale Do-it-Yourself-Plattform zu erstellen und zu teilen. Über sogenannte Puls- oder Ad-hoc-Fragen wird der Mitarbeiter in seiner gesamten Firmenzugehörigkeit immer wieder nach seiner Meinung gefragt. Durch die nahtlose Integration der Umfrage-Software in andere Unternehmenslösungen wie Customer Relationship Management (CRM) oder Business Intelligence (BI) können die gewonnenen Erkenntnisse über Reports und Dashboards direkt in den verschiedenen Unternehmensbereichen wie Produktentwicklung, Kundenzufriedenheit, Marktforschung oder Personalmanagement analysiert und genutzt werden.

IT-DIRECTOR: Inwieweit profitiert der Mitarbeiter konkret von einer 360-Grad-Umfrage?
W. Sölch:
Durch die Umfragen kommuniziert das Unternehmen mit den Mitarbeitern, zeigt Interesse an ihrer Meinung und wertschätzt deren Input. Mitarbeiter haben dadurch die Möglichkeit, durch ihre Meinung auch einen Teil dazu beizutragen, wie die Organisation zukünftig gestaltet wird. Außerdem helfen Umfragen den Einzelnen, die Bereiche zu identifizieren, in denen sie Training und Unterstützung brauchen. Das unterstützt die Entwicklung ihrer aktuellen Karriere und ihrer beruflichen Zukunft. Junge Talente können frühzeitig erkannt und gefördert werden.

IT-DIRECTOR: Wie setzt Qualtrics selbst Mitarbeiterbefragungen ein?
W. Sölch:
Als Umfrage- und Studienspezialist leben wir vor, wie man seine Mitarbeiter mit einer ausgeprägten Transparenz- und Feedback-Kultur über alle Ebenen hinweg in das Unternehmensgeschehen einbindet. Wir beschäftigen 1.200 Mitarbeiter an zehn Standorten weltweit, das Headquarter liegt in Provo, Utah. Transparenz und Teamgeist zählen zu den wichtigsten Werten des Unternehmens. Der Mitarbeiter wird über seine gesamte Firmenzugehörigkeit hinweg immer wieder nach seiner Meinung gefragt.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 09/2017. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

IT-DIRECTOR: Was passiert im schlimmsten Fall, wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern nicht zuhören?
W. Sölch:
Eine Mitarbeiterbefragung kann den Draht zum Mitarbeiter zwar stärken. Wird sie allerdings unprofessionell aufgesetzt, generiert sie nicht nur bedeutungslose Daten, sondern kann sogar verunsichern und demotivieren. Ist in einem Unternehmen z.B. noch keine Feedback-Kultur etabliert, sollte man ausreichend Zeit darauf verwenden zu kommunizieren, was das Ziel einer Befragung ist. Mitarbeiter sollten das Gefühl haben, angehört und nicht ausgehorcht zu werden.

Bildquelle: Qualtrics

©2017 Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH