01.09.2015 Schluss mich langen Prozessen

Arbeitszeugnis per Generator

Von: Ulrich Jänicke

Moderne IT-Lösungen können den Aufwand der Zeugniserstellung für Mitarbeiter um bis zu 75 Prozent senken und Kosten einsparen. Doch was gilt es bei der Auswahl eines Zeugnisgenerators zu beachten?

Bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen müssen zahlreiche Vorschriften und Regeln beachtet werden.

In Deutschland hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Anders als in anderen Ländern ist das Zeugnis hierzulande sogar ein rechtlich verankertes Dokument. Bei dessen Erstellung müssen zahlreiche Vorschriften und Regeln beachtet werden. Für große Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern ist der organisatorische und administrative Aufwand extrem hoch. An dieser Stelle kommen digitale Zeugnisgeneratoren ins Spiel. Sie können einen wertvollen Beitrag zur Entlastung der Personal- und Rechtsabteilung leisten.

Qualifizierte Arbeitszeugnisse müssen aber nicht nur juristisch einwandfrei formuliert sein. Vielmehr müssen auch die Tätigkeiten detailliert beschrieben und bewertet werden. In vielen Unternehmen ist dies ein langwieriger Prozess, der ein mehrstufiges Verfahren über verschiedene Abteilungen hinweg beinhaltet und manchmal bis zu sechs Monaten dauert. Auch der Koordinationsaufwand ist hier nicht zu unterschätzen. Arbeitszeugnisse müssen außerdem die Wertschätzung des Mitarbeiters seitens des Unternehmens zum Ausdruck bringen. Die Praxis hat gezeigt, dass qualitativ minderwertige Arbeitszeugnisse meist mehr Konfliktpotential bergen als beispielsweise ausstehende Lohnzahlungen. Dabei sind Beschwerden über das Zeugnis oder gar Klagen nicht nur ärgerlich, sondern kosten vor allem Zeit und Geld.

Zufriedenheit der Mitarbeiter

Juristisch einwandfreie Arbeitszeugnisse gehören für HR-Manager eigentlich zu den Routineprozessen, nehmen aber in den betroffenen Abteilungen zunehmend mehr Zeit in Anspruch. Diese fehlt für strategische Aufgaben wie die Mitarbeiterentwicklung, das Recruiting oder die Positionierung des Arbeitgebers auf dem Markt. Unter Personalsachbearbeitern gilt die Faustregel, dass rund 20 Prozent der Mitarbeiter jährlich ein Arbeitszeugnis erhalten – hierzu zählen sowohl Abschluss- als auch Zwischenzeugnisse. Bei Hunderten von Mitarbeitern summiert sich dieser Aufwand und belastet die Fachabteilung. Hier schaffen intelligente Software-Lösungen Abhilfe, die solche Routineprozesse optimieren – ohne dabei Abstriche bei der Qualität wichtiger Dokumente zu machen.

Die Erfahrung zeigt, dass sich der Aufwand für das Verfassen eines Zeugnisses durch den Einsatz von modernen IT-Lösungen um bis zu 75 Prozent reduzieren lässt. Konkret bedeutet das: Personalabteilungen können mit den richtigen Tools professionelle Arbeitszeugnisse in weniger als zehn Minuten erstellen. Ohne digitale Unterstützung liegt der Aufwand dafür im Durchschnitt bei etwa 45 Minuten. Diese Zeiteinsparung senkt natürlich auch die Kosten für die Erstellung der Zeugnisse und verbessert zudem die Qualität der Beurteilungen. Das wiederum führt zu mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern und reduziert so das Konfliktpotential.

Flexibilität gefragt

Allerdings sollten Unternehmen die Lösung, die sie einsetzen möchten, sorgfältig auswählen. Um eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu finden, ist es wichtig, dass sich die Software intuitiv bedienen und nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe aufnehmen lässt. Ein wichtiger Aspekt bei der Wahl der passenden Lösung ist zudem die Flexibilität. So sollten Personaler bei Bedarf den Prozess der Zeugniserstellung kurzfristig an jedem Punkt unterbrechen, das bisher ausgearbeitete Material zwischenspeichern und an gleicher Stelle weiter bearbeiten können. Zudem sollte die eingesetzte Technologie nicht nur zu den aktuellen Anforderungen des Unternehmens passen, sondern auch zukünftige Entwicklungen berücksichtigen.

Idealerweise kann die Lösung mit den Bedürfnissen und Ansprüchen ihrer Anwender wachsen und die Zeugniserstellung beispielsweise mit einem Prozess-Management-Tool verknüpft werden. Je einfacher sich diese Anwendungen nutzen lassen, umso höher ist natürlich die Akzeptanz unter denjenigen Mitarbeitern, die mit den Programmen arbeiten müssen. Optimal ist es, wenn die Lösung als Teil eines Prozess-Management-Tools den reibungslosen Ablauf von der Antragstellung bis hin zur Ablage und dem Versand des Zeugnisses gewährleistet. So passt die Software einwandfrei in den bestehenden Workflow.

Wer nach einem automatisierten Zeugnisgenerator sucht, sollte zudem darauf achten, dass sich die Lösung nahtlos in die vorhandene ERP-Landschaft integrieren lässt. Dadurch können fehleranfällige Abläufe wie die Stammdateneingabe automatisiert laufen und potentielle Fehlerquellen eliminiert werden. Zudem lassen sich Tätigkeits- und Unternehmensbeschreibung auf Knopfdruck in das Dokument einfügen.

Individuelle Bewertungen möglich

Es ist wichtig, dass die Software die einzelnen Textmodule automatisch aufeinander abstimmt, um einen guten Lesefluss ohne Redundanzen sicherzustellen. Hierfür bedarf es mehrerer tausend Textbausteine. Im Idealfall müssen Personaler den Mitarbeiter nur noch per Mausklick auf einer vorher festgelegten Punkteskala bewerten und Filterkriterien für dessen fachliche Kompetenz auswählen. Die Software übernimmt dann das Verfassen eines rechtssicheren, fehlerfreien und flüssig formulierten Arbeitszeugnisses, das individuell auf die Tätigkeit des Mitarbeiters zugeschnitten ist. Die richtige Lösung vorausgesetzt, erfolgt die Ausgabe des Zeugnisses dann sogar automatisch im Corporate Design des Unternehmens. Selbstverständlich sollte es auch möglich sein, individuelle Bewertungen in das Zeugnis einzubauen.