Auf sichere Füße gestellt

Auslöser der Sicherheitsbestrebungen waren die in 2009 geänderten Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) in deutschen Kreditinstituten. Diese stellen in Abschnitt AT 7.2. u.a. konkrete Anforderungen an die Ausgestaltung der zugrundeliegenden IT-Systeme und -Prozesse und damit auch an den Umgang mit E-Mail-Sicherheit.

Die in Kaiserslautern ansässige Volksbank machte sich im Rahmen eines umfassenden IT-Sicherheitskonzepts auch auf die Suche nach einem professionellen sicheren E-Mail-Service. Zu diesem Zeitpunkt hatten sich noch keine Dienste für die einfache, sichere und effiziente E-Mail-Kommunikation im Markt tatsächlich etabliert. Public-Key-Infrastruktur-basierte (PKI) Systeme wurden zwar in Betracht gezogen, aber schnell verworfen. „Mir war klar, dass der Nutzer für diese Produkte, die kompliziert und zeitaufwendig in Einrichtung und Betrieb sind, keine Toleranz aufbringen wird“, sagt Reiner Hoffmann, IT-Sicherheitsbeauftragter der Volksbank Kaiserslautern-Nordwestpfalz eG. PKI-Systeme erfordern ein umständliches Verwalten von Schlüsseln und Zertifikaten und oft auch eine spezielle Hardware.

Einfachheit in der Nutzung

Die Volksbank entschied sich für den „Regimail“-Service der Regify-Unternehmensgruppe. Vor allem die einfache Handhabung bei einer starken Sicherheitsarchitektur waren ausschlaggebende Gründe. Regimail arbeitet mit einer mehrstufigen Sicherheitsarchitektur aus Anwender, Provider und Clearing-Stelle. Provider haben keinen Zugriff auf die Schlüssel und somit auch nicht auf die Inhalte der versendeten Nachrichten. Die Clearing-Stelle wiederum verwaltet die Schlüssel, kennt aber weder Nutzer noch Inhalte und ist damit nur der Abwickler anonymer Daten. Integrität, Authentizität, Vertraulichkeit und Verbindlichkeit sind damit laut Anbieter gesichert. Das Programm arbeite integriert im lokalen E-Mail-Client (bei der Volksbank Lotus Notes) oder über das Webportal des Providers, bei dem sich Bankkunden und Mitarbeiter vor der Nutzung anmelden.

„Derzeit arbeiten rund 100 Mitarbeiter der Volksbank mit dem Service“, gibt Hoffmann zu verstehen. „Dazu gehören der erweiterte Führungskreis, die Berater und Kundenbetreuer des Geldinstituts.“ Darüber hinaus nutzen der Aufsichtsrat, Firmenkunden, Steuerberater, Notare, Rechtsanwälte und einige Privatkunden den E-Mail-Service, um vertrauliche Daten wie betriebswirtschaftliche Auswertungen, Kontoabfragen, Angebote etc. zu versenden. Dabei dokumentiert eine Registrier- und Empfangsbestätigung, ob und wann der Empfänger eine Nachricht empfangen bzw. gelesen hat. Ein Transaktionsregister führt die laufenden und vergangenen Transaktionen auf. Im Gegensatz zum traditionellen physischen Brief, dessen Versand und Empfang sich oft nur schwer nachvollziehen lässt, zeigt der elektronische Brief hier klare Vorteile: Er gewährleistet die Nachvollzieh- und damit Kontrollierbarkeit der Geschäftskommunikation.

Überzeugungsarbeit vonnöten

Trotz der Vorteile der Lösung mussten Geschäftsführung und IT-Sicherheitsbeauftragte Überzeugungsarbeit leisten. Dazu sagt Albrecht Steller, Vorstandsmitglied der Volksbank Kaiserslautern-Nordwestpfalz: „Regimail war der erste sichere E-Mail-Service, den wir einführten. Damit gab es keinen Vergleich zu anderen komplizierter arbeitenden Systemen, und wir mussten zu anfangs viele Einzelgespräche führen und Überzeugungsarbeit leisten.“

Über eine spezielle E-Mail-Policy sicherte die Volksbank die weitere Verbreitung und konsequente Nutzung der vertraulichen E-Mail. Im Jahre 2011 erhielt die Volksbank nach erfolgreich absolvierter Auditierung vom Tüv Hessen die ISO-Zertifizierung ISO/IEC 27001. Diese internationale Norm spezifiziert die Anforderungen für Herstellung, Einführung, Betrieb, Überwachung, Wartung und Verbesserung eines dokumentierten Informations-Sicherheits-Management-Systems unter Berücksichtigung der IT-Risiken innerhalb der gesamten Organisation.

Weltweit einsatzfähig

Die E-Mail-Lösung kann von den Volksbank-Mitarbeitern auf dem Blackberry genutzt werden, vom Aufsichtsrat, Kunden und Partnern auch auf dem iPad, iPhone oder anderen Smartphones. Damit ist der vertrauliche E-Mail-Versand auch mobil z.B. auf Geschäftsreisen gesichert. Für den Anwender ist es unerlässlich, dass seine zahlreichen ausländischen Kunden mit der Hausbank problemlos elektronisch kommunizieren können. „Die international operierende Geschäftswelt interessiert sich nur für weltweit einsatzfähige E-Mail-Dienste. Kommunikation muss in einer globalisierten Welt universell funktionieren“, führt Steller aus.

Volksbank Kaiserslautern-Nordwestpfalz
Die Volksbank Kaiserslautern-Nordwestpfalz eG betreibt mit mehr als 170 Mitarbeitern 20 Geschäftsstellen in der Region Nordwestpfalz. Die selbstständige Genossenschaftsbank ist als Direkt-, Privat- und Firmenkundenbank tätig und entstand im Jahr 2005 durch die Fusion der Volksbank Kaiserslautern eG und der VR Bank Nordwestpfalz eG. In der Region Nordwestpfalz leistet die Bank ein vielfältiges kulturelles und soziales Engagement und somit einen wichtigen Beitrag zur Steigerung der Lebensqualität.
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Bildquelle: Volksbank Kaiserslautern-Nordwestpfalz