07.03.2017 Koppelung von ERP und ECM

Automatisierte Rechnungsfreigabe bei EWH Holding

Von: Ina Schmidt

Die digitale Transformation hält bei der EWH Holding Schritt für Schritt Einzug. Das Fundament wurde 2007 mit einem digitalen Archiv gelegt. 2016 folgte dann eine durchgängige Information-Management-Lösung mit automatisierten Rechnungsfrei­gaben durch die Koppelung von ERP und Enterprise Content Management (ECM).

Eingangsrechnungen treffen bei EWH nun per E-Mail und Post ein, wobei die Buchhaltung Papierrechnungen digitalisiert und die neue Lösung automatisch bei allen Belegen Kopf- und Positionsdaten ausliest.

„Wir litten unter physischer Bedrängnis, unsere Papier­archive waren überfüllt. Darum führten wir 2007 im ersten Schritt ein elektronisches Dokumentenarchiv für unsere Ein- und Ausgangslieferscheine ein“, berichtet Patrick Schnapp, IT-Leiter der EWH Holding GmbH & Co. KG. „Nur so konnten und können wir den gesetzlichen Vorgaben gerecht werden, Lieferscheine 30 Jahre zu archivieren.“ Zwei Jahre später folgte die Integration eines einfachen Eingangsrechnungs-Workflows. Mit diesem mussten die Papierrechnungen nicht mehr durch die damals zwei Standorte geschleust werden, sondern konnten per Mausklick freigegeben werden. Die Bearbeitungszeiten verkürzten sich auf mitunter wenige Sekunden. „Zahlreiche Skontoerträge ließen sich damit sichern, wenngleich der damalige Workflow noch keine Eskalationsstufen besaß“, urteilt IT-Leiter Schnapp rückblickend.

2015 entschied das Management aufgrund der positiven Erfahrung, in das zwischenzeitlich 2011 eingeführte SAP-System eine Dokumenten-Management-Lösung einzubinden. Das führende System sollte dabei SAP sein. Ziel war es, sämtliche Dokumente aus dem ERP-System heraus über einen Viewer des Dokumenten-Management-Systems (DMS) anzeigen zu lassen. Die Rechnungsbearbeitung sollte sich durch die direkte Dokumentenanzeige weiter vereinfachen und beschleunigen, gingen doch jährlich immer noch Skontoerträge von rund 20.000 bis 30.000 Euro aufgrund stockender Rechnungsfreigabeprozesse verloren.

Zudem sollte ein zentrales Dokumentenarchiv auch außerhalb von SAP aufgebaut werden, um diverse Dokumente aus verschiedenen Ablagestellen geordnet zusammenzuführen und gesetzeskonform aufzubewahren. Dabei handelt es sich einerseits um Dokumente z.B. zu leicht entzündlichen Chemikalien, Sicherheitsvorschriften, Mechanismen und Arbeitsabläufen. Andererseits beinhaltet es Akten aus dem Vertragswesen, so z. B. bezüglich Lieferanten, die mit Versionierung und Gültigkeitsdatum indexiert werden sollen.

In die engere Auswahl kamen zwei Dokumenten-Management-Systeme: Docuware und Easy. Den Sieg trug Docuware davon, denn einige bereits implementierten Prozesse konnten so weiter genutzt werden. Darüber hinaus mussten weder erneut Administrations-Know-how aufgebaut noch Anwender auf ein neues IT-System geschult werden. Der Integrationspartner Alos Solution war schon seit 2007 bekannt und hatte sich bei der bisherigen Integration und Pflege des Systems sowie beim Beheben auftretender Störungen bewährt. Nach dem Erstellen des Pflichtenheftes in der zweiten Jahreshälfte 2015 wurde dann im Januar 2016 mit der Umsetzung des Projektes begonnen. In einem ersten Schritt wurden dafür das DMS auf die neuste Version aktualisiert und der Web-Client ausgerollt.

Eingangsrechnungen treffen nun per E-Mail und Post ein, wobei die Buchhaltung Papierrechnungen digitalisiert und die Lösung automatisch bei allen Belegen Kopf- sowie Positionsdaten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Kostenstelle ausliest. Die Belege werden dann automatisch im elektronischen Dokumentenarchiv abgelegt und der Bestellbezug über die vorab gescannten Lieferscheine mit Barcode und Stempel hergestellt. Die Daten werden dazu im nachfolgenden Eingangsrechnungsprozess mittels SAP Eingangsrechnungsbuch übergeben. In SAP lassen sich die Dokumente nun als Anhänge an die Listendarstellung konsultieren. Kann das System direkt einen Bestellbezug herstellen, läuft die Buchung teils automatisiert über die Materialwirtschaft. Rechnungen ohne Bestellbezug werden soweit möglich von der Buchhaltung kontrolliert.

Prüfungsmuffel aufspüren


Durch die Einführung der Lösung hat sich der Anteil der Rechnungen mit Bestellbezug von 30 auf 40 Prozent erhöht. Auch der Freigabeprozess wurde verbessert und mit Eskalationsstufen versehen. Prüfungsmuffel lassen sich so identifizieren und nachschulen. IT-Leiter Schnapp erläutert: „Natürlich wird so ein Projekt bei uns auch von Change Management sowie Schulungen begleitet. Die Mitarbeiter müssen die Vorteile realisieren und ihre neuen Arbeitswerkzeuge annehmen, sonst funktioniert das nicht.“ Auch das Archiv zum Versionieren von technischen Dokumenten wurde bereits mit dem IT-Integrator Alos Solution umgesetzt. Die Dokumente werden hier direkt aus dem Archiv der ECM-Lösung über einen Web-Client aufgerufen. Vor dem Abschluss des Projekts muss nun nur noch das Change Management erfolgen.

Die digitale Transformation ist beim Automobilzulieferer in vollem Gange. Der Aufbau spezieller Facharchive erfolgt nach Plan. Die Integration des DMS in SAP in Zusammenarbeit mit dem IT-Integrator lief problemlos. Bei dem Anwenderunternehmen nutzen mittlerweile 60 Mitarbeiter an vier Standorten die neue DMS-Lösung. Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit hat sich nachhaltig verbessert.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 01-02/2017. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Bereits im Jahr 2016 hat sich die EWH Holding durch die beschleunigten Rechnungsfreigaben ein Mehr von 20.000 Euro an Skontobeträgen gesichert. IT-Leiter Schnapp resümiert: „Die Motivation ist durch die Möglichkeit, die Rechnungen im Web-Viewer direkt aus ihrer SAP-Umgebung aufzurufen, stärker gestiegen als gedacht. Eskalations- und Vertreterregeln beschleunigen die Rechnungsfreigaben. Und SAP ist durch die Möglichkeit der Belegansicht attraktiver geworden.“


Unter der EWH Holding ...

... als Dachgesellschaft ist die WHW Hillebrand europaweit eines der bedeutendsten Unternehmen für Korrosionsschutz auf Basis von Zink-, Zinklegierungs- und duplexverfahren sowie auf Basis von organischen Korrosionsschutzbeschichtungen. Auf dem Gebiet der schützenden Veredelung von Massenartikeln mit Zink-Nickel-Legierungen konnte sich das 1937 gegründete Unternehmen zu einem leistungsstarken Anbieter entwickeln.


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