Automatisierter Zahlungsverkehr

Die Württembergische Gemeinde-Versicherung a.G. ist ein Kommunalversicherer in Württemberg/Hohenzollern sowie Spezialversicherer für die Beschäftigten im öffentlichen Dienst in der Region. Das Unternehmen beschäftigt rund 700 Mitarbeiter und bietet über Tochtergesellschaften Sach-, Unfall- und Lebensversicherungen im gesamten Bundesgebiet an. Um die Versicherungstarife möglichst günstig halten zu können, legt das Unternehmen großen Wert auf eine schlanke Verwaltung und effiziente Prozesse.

In Kooperation mit anderen Versicherern hat die wgv das spartenübergreifende Bestandsführungssystem ICIS (Insurance Company Information System) entwickelt. Allerdings wurde das Nebenbuch dem wachsenden Datenvolumen nicht mehr gerecht und die Anpassungen gestalteten sich sehr aufwendig. Die schnelle und einfache Verwaltung der über 1,8 Mio. Verträge und der rund 120.000 jährlichen Schäden erforderte eine leistungsstarke, weitgehend automatisierte Verarbeitung der Kundenbuchungen und des Zahlungsverkehrs.

Vor diesem Hintergrund entschied sich der Versicherer für das SAP-Produkt „Collections and Disbursements for Insurance (FS-CD)“, das speziell für diesen Einsatz entwickelt wurde und sich in mehr als 100 Installationen weltweit bewährt hat. Als Implementierungspartner wählte man die msg Systems. Das IT-Beratungs- und Systemintegrationshaus hatte die SAP-Lösung bereits bei anderen Versicherungsunternehmen in das ICIS-Umfeld eingebunden. „Aufgrund der positiven Erfahrungen aus diesen Projekten und der umfassenden Expertise im Bereich SAP for Insurance war schnell klar, dass wir die Einführung von FS-CD ebenfalls gemeinsam mit dem Anbieter durchführen wollten“, erklärt Dr. Klaus Brachmann, Vorstand der Württembergischen Gemeinde-Versicherung.

Bei der Umsetzung des Projekts folgte der IT-Dienstleister einer pragmatischen und lösungsorientierten Vorgehensweise, die sich stark an agilen Software-Entwicklungsmethoden orientiert. Parallel zur Erarbeitung der fachlichen und technischen Konzepte passte das Projektteam FS-CD um die kundenindividuellen Anforderungen an. So gewann der Fachbereich rasch einen Eindruck von der Arbeitsweise des Systems. Zusätzlicher Anpassungsbedarf konnte außerdem frühzeitig erkannt und berücksichtigt werden.

Die Anbindung an das Bestandsführungssystem ICIS erfolgte ebenfalls pragmatisch. Die Schnittstellen wurden bereits in einer sehr frühen Projektphase ausgeprägt und schnellstmöglich mit Daten aus dem Produktivsystem versorgt. Auf diese Weise wurden nicht nur die Schnittstellen getestet, sondern auch gleich die dahinterliegenden automatischen Prozesse.

Reduzierter Testaufwand

Elf Monate nach Projektstart wurde das System im Parallelbetrieb getestet. Sämtliche Daten, die in der Produktion an das bisherige Nebenbuch gesendet wurden, gingen zugleich auch an FS-CD. Die Ergebnisse wurden abgeglichen, Abweichungen überprüft und Fehler im Rahmen des FS-CD-Customizing beseitigt. Dank dieses Parallelbetriebs entfiel das Erfassen komplexer Geschäftsvorfälle für den Testbetrieb, da diese bereits im Echtbetrieb verarbeitet und über den späteren Parallelabgleich auf Funktionalität geprüft wurden. Im März 2010 wurden die Stammdaten und im April die Bewegungsdaten migriert, der Produktivbetrieb von FS-CD gestartet und das alte Nebenbuch abgeschaltet.

Der IT-Dienstleister unterstützte die Versicherung bei der Einführung in allen Projektphasen und -aktivitäten: Das Team erstellte das Konzept, begleitete das Projektmanagement, übernahm das Customizing, die Realisierung von User Exits, den Support der SAP-Basis und führte Schulungen durch. Dank der konsequenten Einbindung der Fachbereichsmitarbeiter und des damit verbundenen Know-how-Transfers ist der Versicherer heute in der Lage, das System eigenständig zu betreiben und weiterzuentwickeln.

Mit FS-CD und der Anbindung an ICIS verfügt die Württembergische Gemeinde-Versicherung nun über eine durchgängige Systemlandschaft von der Bestandsführung über das Inkasso bis zum Hauptbuch – und profitiert von effizienten, automatisierten Prozessen im Zahlungsverkehr. „Mit der neuen Lösung konnten wir unseren Abstimmungsaufwand deutlich reduzieren. Die Rechnungslegung funktioniert nun schneller und effektiver, auch die automatische Zuordnung von Zahlungen und damit der gesamte Mahnprozess laufen jetzt reibungslos. Überdies profitieren wir von flexibleren Inkassomöglichkeiten“, umreißt Hartmut Schöch, Abteilungsdirektor Rechnungswesen, die Vorteile. „Auch für die Zukunft sind wir damit gut aufgestellt“, betont er. Denn rechtliche und technische Neuerungen werden von SAP automatisch bereitgestellt. „Damit sind wir auch für neue Anforderungen und Entwicklungen wie den einheitlichen EU-Zahlungsraum (SEPA) gut gerüstet.“

Die Württembergische Gemeinde-Versicherung
Die 1921 gegründete und in Stuttgart ansässige Württembergische Gemeinde-Versicherung a.G. ist ein Kommunalversicherer und Spezialversicherer für die Beschäftigten im öffentlichen Dienst. Desweiteren bietet das Unternehmen über Tochtergesellschaften Sach-, Unfall- und Lebensversicherungen im gesamten Bundesgebiet an. Insgesamt lagen die Nettobeitragseinnahmen im Jahr 2011 bei 199.930 Mio. Euro.
Im Internet: www.wgv.de

Bildquelle: wgv