Best Practices für erfolgreiches BPM

„Diejenigen, die BPM annehmen, können Dinge anstellen, die andere nicht können", sagte John Dixon, Research Director bei Gartner, Ende letzten Jahres. „Das stimmte schon 2010, aber 2014 wird sich BPM-Kompetenz klar auszahlen." Viele Unternehmen teilen diese Ansicht und setzen große Hoffnungen auf das Business-Process-Management. Es soll im Unternehmen Abläufe effizienter machen und Platz für Innovationen schaffen. Doch nicht immer zeigen die hehren Pläne auch die erwünschten Erfolge. Ist der Elan des Anfangs verflogen, kommen die Projekte häufig in ihrer Mitte ins Stocken. Nicht selten scheitern sie sogar völlig, weil zu wenig Überzeugungsarbeit geleistet wurde, an den richtigen Stellen zu investieren.

Um dies zu verhindern, haben Anbieter wie IBM im Laufe ihrer langjährigen BPM-Erfahrungen Best Practices gesammelt. Sie zeigen, welche Faktoren langfristig zum Erfolg führen und liefern Antworten auf essentielle Fragen wie: Wie starten die Unternehmen mit ihren BPM-Projekten? Wo wird investiert? Wie gelingt es, BPM unternehmensweit einzuführen?

Tipp 1 – Der Segen des frühen Tores
Für die Motivation einer Fußballmannschaft kann ein frühes Tor gleich am Anfang zusätzliche Kräfte entfesseln – so auch beim BPM. Für den Erfolg eines solchen Projektes ist es daher wichtig, dass man mit einem Thema anfängt, das dem Unternehmen einen sichtlichen Mehrwert liefert. Dazu wählt man am besten ein überschaubares Problem, das nicht zu schwer zu lösen ist. Der Erfolg wird der BPM-Initiative Rückenwind geben für die nächsten Schritte.

Tipp 2 – Deutlich zeigen, was man verbessert
Die Praxis hat gezeigt, dass vor allem diejenigen Unternehmen Erfolg haben, die ihre Ziele und ihr Vorgehen transparent machen. Erfolgreiche BPM-Kunden legen Messwerte fest, die verbessert werden sollen, und führen vor und nach der Implementierung von Prozessen ihre Messungen durch. Daher ist es wichtig, in einem ersten Schritt Klarheit über die größten Schwachstellen, Engpässe und Verbesserungspotentiale einer Organisation zu gewinnen. Im IBM-Vorgehen ist dieser Schritt als  Business-Activity-Monitoring (BAM) verankert.

Tipp 3 – Vertrauen Sie auf Version 2, 3 und 4
Ein frühes geradliniges erstes Tor ist gut und gibt Rückhalt. Das bedeutet aber nicht, dass dieser erste Prozess in seiner letztgültigen Version in Stein gemeißelt ist. Die echte Chance liegt in den Versionen 2, 3, und höher: Sie bringen völlig neue Stufen der Effizienz für das Unternehmen.

Tipp 4 –  Erst die Analyse, dann Prozesse machen
BPM-Enthusiasmus ist gut – im Feuereifer sollte man aber nicht vergessen, die Prozessanalyse vor alles weitere zu schalten. Und damit sind keine Anforderungsdokumente gemeint, sondern saubere und kompetente Analysen.  Unternehmen sollten frühzeitig entsprechende Kompetenzen entwickeln.

Tipp 5 – Gutes Geschäftsprozessmanagement will Weile haben
Ein Projekt, das länger als 90 Tage dauert, ist kein Misserfolg. Bei den meisten mit den IBM-Websphere-Produkten ausgeführten BPM-Projekten, sollte innerhalb eines Zeitraums von 90 Tagen die Geschäftsführung überzeugt sein, die erste Iteration implementiert und ein Mehrwert für das Unternehmen geliefert werden. Das ist aber keine strenge Richtlinie. Gerade in großen, verteilten Unternehmen kann die Teamfindung kompliziert sein. In diesem Fall wäre es fatal, ein Projekt nach 90 Tagen als gescheitert anzusehen, wenn am Tag 95 der Return winkt.

Best Practice 6 – Auf den richtigen Mix im Team achten
Wenn Unternehmen ein BPM-Projekt planen, beginnen sie mit der Aufstellung eines Teams. Hier muss auf Ausgewogenheit geachtet werden: Man benötigt nicht ausschließlich Java- oder .Net-Entwickler. Neben talentierten BPM-Beratern braucht man auch  Prozesseigner, BPM-Programmmanager und -Analysten.

Tipp  7 – Trainieren bis zur Eigenständigkeit
BPM wird zwar immer handsamer – dennoch sollte jedes Unternehmen Vorlaufzeiten einberechnen, ehe es mit dem Projekt losrennt. Eine bestimmte Zeit benötigt das Team, um sich mit dem Thema BPM vertraut zu machen, und bis es die eventuell noch fehlenden Fähigkeiten trainiert.

Tipp  8 – Hinter BPM steckt ein Masterplan
Erfolgreiche Unternehmen stärken das Bewusstsein für BPM auf der Führungsebene, indem sie den kontinuierlichen Mehrwert der Prozessverbesserung aufzeigen. Damit machen sie den Unternehmenslenkern deutlich, dass es darum geht, die Bundesliga zu gewinnen, und nicht allein darum, ein Tor zu schießen.

Tipp 9 – Prozesseigner festlegen
Die Projektmitarbeiter sollten sich bei ihrer BPM-Reise von den Verantwortlichen der Geschäftsbereiche begleiten lassen. Mit ihnen legen sie die Prioritäten für jedes Projekt fest. Am besten gelingt die Gewaltenteilung so: Der Geschäftsbereich ist der Eigner der Prozessverbesserung; die IT-Abteilung ist Eigner des BPM-Programms.

Tipp 10 – Erfolge zeigen
Viele Geschäftsbereiche „erfassen“ BPM erst dann richtig, wenn sie es sehen. Nutzen Sie Videos, Wikis und Portale, um neue Prozesse ansprechend zu präsentieren. Regelmäßige interne Berichte über den Fortschritt des Projekts oder auch Roadshows sind angeraten, um BPM im Unternehmen zu „vermarkten“ und die Kollegen zu überzeugen.

Bildquelle: Karin Jung/Pixelio

* Der Autor, Dirk Pohla, ist Manager of Technical Sales bei IBM Software Group Websphere.