BPM-Erfolg steht und fällt mit der Nutzerakzeptanz

IT-DIRECTOR: Herr Pohla, BPM-Anwendungen On-premise oder über die Cloud – was macht das für einen Unterschied für ein Unternehmen?
D. Pohla: Ob Unternehmen BPM auf klassische Art und Weise nutzen – also „On-premise“ – oder als Cloud-Service, sollte für die Fachabteilungen heute keine Rolle spielen. Hier geht es viel eher um die Frage, welche grundsätzliche Strategie das Unternehmen bei der Wahl seines Infrastrukturmodells verfolgt. Für den Endnutzer in den Fachabteilungen spielt es dabei keine Rolle, ob eine BPM-Plattform im traditionellen Rechenzentrum gehostet ist oder in einem modernen Cloud-Rechenzentrum. Zwischen einem Geschäftsprozess in der Cloud oder On-premise gibt es heute keinerlei Unterschied.

IT-DIRECTOR: Wohin geht der Trend? Auf was werden Unternehmen eher setzen – BPM aus der Cloud oder On-premise?
D. Pohla: Hier gibt es verschiedene Entwicklungsströme, die eine Rolle spielen können: Zum einen bauen immer mehr Unternehmen strategisch auf Cloud-Architekturen und stellen folglich BPM-Lösungen in der Wolke zur Verfügung. Zum anderen gibt es auch immer mehr Geschäftsprozesse, die mittlerweile so standardisiert sind, dass sie sich sehr einfach in einem Public-Cloud-Modell zur Verfügung stellen lassen, wie zum Beispiel Recruiting-Prozesse in Personalabteilungen. Hier ist es oftmals für die Fachabteilungen leichter, sich diese Prozesse direkt vom Cloud-Anbieter zu besorgen, als den Weg über die IT-Abteilung zu gehen oder sie selbst neu auf einer Plattform zu modellieren. All dies deutet auf eine vermehrte Nachfrage nach Cloud-Lösungen hin. Allerdings ist der Bedarf an BPM-Plattformen generell steigend, weil Unternehmen einerseits dringend Kosten sparen müssen, anderseits über ihre Geschäftsprozesse Unterscheidungsmerkmale zum Wettbewerb schaffen müssen. Daher wird auch die Nachfrage nach klassischen BPM-Lösungen On-premise im Zuge der Marktentwicklung weiter steigen.

IT-DIRECTOR: Ein klassisches Merkmal von BPM ist es ja, dass die Lösung eine Vermittlerrolle zwischen IT-Abteilung und Fachabteilung einnimmt. Ändert sich an diesem Verhältnis etwas durch das wachsende Cloud-Angebot?
D. Pohla: Der Erfolg von BPM steht und fällt mit der Akzeptanz der Nutzer in den Fachabteilungen, das ändert sich auch nicht, wenn die Software über die Cloud bereitgestellt wird. Ob Cloud oder On-premise, das Vorgehen muss immer so gestaltet sein, dass die Fachbereiche ihre Prozesse vorgeben und die IT diese technisch umsetzt. Diese Vorgehensweise hat sich im Lauf der Zeit so entwickelt und ist bewährt. BPM-Lösungen, die die Zusammenarbeit nicht ausreichend unterstützen, werden von den Anwendern als unbefriedigend empfunden und stoßen auf geringe Akzeptanz.

IT-DIRECTOR: Einige Public-Cloud-Angebote können die Nutzer heute ja bereits nutzen, ohne die IT-Abteilung involvieren zu müssen – ist das die Zukunft?
D. Pohla: Das funktioniert tatsächlich bereits für viele Standardprozesse wie zum Beispiel für das Recruiting. Ihr Charme ist ihre leichte Zugänglichkeit und Nutzbarkeit – das sind ganz entscheidende Kriterien für die Akzeptanz. Bei einfachen Standardprozessen von „der Stange“ lassen sich diese Eigenschaften leichter realisieren. Je komplexer der Prozess, desto wichtiger wird das Alignment mit der IT. Und hier kommen wir in den Bereich, in dem jedes Unternehmen anders „tickt“. Jedes Unternehmen muss die einzelnen Schritte in einem Prozess, also die Verantwortlichkeiten und Freigabestufen, Übergabepunkte, einzuhaltenden Fristen etc. für sich definieren und umsetzen können. Von daher muss eine unternehmensspezifische Modellierung der Prozesse möglich sein, anders ergibt es keinen Sinn – unabhängig davon, ob die Lösung in einer Cloud oder On-premise betrieben wird. Für Prozesse, die eine Integration z.B. über mehrere Anwendungen erfordern, muss die IT-Abteilung mit ins Boot geholt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die BPM-Lösung cloud-basiert oder klassisch/On-premise ist.

IT-DIRECTOR: Kann man generell sagen, dass einfache Standardprozesse zunehmend in die Public Cloud wandern und komplexe, wettbewerbswichtige Prozesse nach wie vor mittels klassischer Bereitstellung abgebildet werden?
D. Pohla: Tendenziell ja, wobei die Antwort nicht ganz so einfach ist: Zum einen stimmt es sicherlich, dass immer mehr Standardprozesse über ein Public-Cloud-Modell bereitgestellt werden können. Hinzu kommt, dass auch diese Public Clouds immer komplexere Einstellungen und Modellierungsmöglichkeiten bieten werden. So werden auch sie mehr und mehr ihr Angebot „von der Stange“ hin zu „Maßkonfektionen“ erweitern, also auch Lösungen anbieten, die sich in einem angemessenen Rahmen leicht modifizieren lassen. Und auf der anderen Seite können natürlich auch komplexe, geschäftskritische Prozesse über eine Cloud angeboten werden, wenn auch heute noch nicht unbedingt über eine Public Cloud, sondern eher über eine Private Cloud.

IT-DIRECTOR: Wie funktioniert die Anbindung bestehender BPM-Lösungen an neue Cloud-Services?
D. Pohla: Das geschieht wie bei jeder anderen Software auch, die über die Cloud bereitgestellt wird. Die BPM-Plattform wandert von einem traditionellen Rechenzentrum in eines, das nach Cloud-Prinzipien organisiert ist. Die Interaktion zwischen Nutzersystem am Frontend und dem Backend in der Cloud funktioniert über Standardschnittstellen (Webservices).

IT-DIRECTOR: Wie offen sind die Plattformen der Cloud-Anbieter hinsichtlich der Anbindung von BPM-Tools?
D. Pohla: Mittlerweile unterstützen alle Cloud-Anbieter alle Arten von Schnittstellen, das gehört ja entscheidend zum Erfolgsmodell Cloud Computing. Im Prinzip kann man sagen, dass sich mit dem Cloud Computing die Philosophie offener Schnittstellen durchgesetzt hat – eine Politik, die IBM seit jeher verfolgt hat und die auch beim Thema BPM immer eine sehr große Rolle gespielt hat.

IT-DIRECTOR: Bieten Sie selbst eine cloud-basierte BPM-Lösung an?
D. Pohla: Wir bieten mit Blueworks Live eine einfache Lösung zur Modellierung und Dokumentation von Prozessen an, die ausschließlich cloud-basiert ist (Software as a Service). Und der IBM Business Process Manager ist eine umfassende und benutzerfreundliche BPM-Plattform, die vollständige Transparenz bietet und das Management von Geschäftsprozessen ermöglicht, inklusive Prozessdesign, Ausführung, Überwachung und Optimierung. Dabei kann die Software sowohl On-premise als auch in der Cloud betrieben werden.

IT-DIRECTOR: Welche Trends sind bezüglich BPM und Cloud Computing noch zu erwarten?
D. Pohla: Hier wird es mehrere Trends geben: Der Markt für BPM wächst weiter. Kunden, die heute aufgrund mangelnder Nutzerakzeptanz ihrer alten Lösung nach neuen Möglichkeiten suchen, werden dies vermutlich verstärkt auf dem Cloud-Markt tun. Hinzu kommt, dass ähnlich wie bei dem Bring-your-own-Device-Trend auch die Hemmschwellen hinsichtlich der Nutzung von Cloud-Software an der IT-Abteilung vorbei sinken wird. Das bedeutet, dass Unternehmen grundsätzliche Entscheidungen treffen werden müssen, ob und wie sie dies unterstützen wollen.