Cloud-Office ermöglicht mobilen Einsatz

Das Bring-Your-Own-Device-Programm ist gestartet, die Mitarbeiter nutzen fleißig ihre eigenen Smartphones oder Tablets und alles ist in Ordnung? Fast, denn die Nutzer von mobilen Geräten benötigen noch den Zugriff auf die Unternehmensdaten. Hierfür gibt es eine ganze Reihe von möglichen Lösungen, angefangen bei der Entwicklung eigener Apps bis hin zu vorgefertigten Standardprodukten aus den verschiedenen Appstores.

Das Kernproblem ist der einfache Zugriff von sehr unterschiedlichen stationären und mobilen Geräten auf die vorhandenen Informationen. Sofern es dabei um Office-Dokumente und E-Mails geht, sollten Unternehmen von Anfang an eine Cloud-Lösung wie "Office 365" in den Blick nehmen. Diese Anwendung umfasst Exchange (E-Mail/Kalender), Sharepoint (Dateiaustausch), Lync (Chat) sowie ein lokal installiertes Office Pro Plus und den Zugriff auf die Office Web Apps.

Ein wichtiger Punkt: Die Office Web Apps sind weniger ein Ersatz der lokal installierten Office-Software als viel mehr eine Ergänzung. Um Office 365 optimal einsetzen zu können, setzt Microsoft die Nutzung von Office 2010 voraus. Dieses Hybrid-Modell wird von den meisten Unternehmen bevorzugt, da sie mehr Wahlfreiheit haben. Außerdem ist es möglich, bestimmte, schutzwürdige Dokumente nur lokal zu bearbeiten.

Das Kernproblem ist damit für einen gewissen Teil der Unternehmensdaten gelöst: Jede Art von Gerät mit Internetzugriff kann abgesichert auf die Office-Dokumente und andere Daten zugreifen. Dabei hat jeder Anwender reinen eigenen "Office-Desktop" online, so dass er nur seine Dokumente sieht.

Unternehmen nutzen mit diesem Cloud-Service aktuelle Microsoft-Technologien wie Exchange, SharePoint und Lync, ohne die entsprechenden Anwendungen in der eigenen IT-Infrastruktur installieren, betreiben und warten zu müssen. Die Online-Produkte sind "auf Knopfdruck" ohne Wartezeit einsatzbereit. Der größte Vorteil dieser Cloud-Lösung: Die schwer kalkulierbaren Kosten für Installation, Betrieb und Wartung entfallen. Sie werden durch genau planbare monatliche Gebühren ersetzt.

Ein weiterer Vorteil dieser Lösung: Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten via Sharepoint sowie ein firmeneigener Messenger/Chat-Service stehen nun auch kleineren Unternehmen zur Verfügung. Dies scheiterte bisher immer an der Tatsache, dass der Aufbau und Betrieb von Server-Hardware und -Software Weder besonders kostengünstig noch besonders einfach ist.

Ein zusätzlicher Vorteil von Office 365 liegt außerdem in dem flexiblen Einsatz der Lösung. So kann Software oder auch Speicherplatz je nach Bedarf hinzugebucht werden und auch wieder abbestellt werden. Im Gegensatz zu anderen Cloud-Lösungen für Office-Anwendungen haben die Microsoft Produkte den Vorteil der vollen Online/Offline-Kompatibilität. "Einheitliche Formatierung vom Desktop bis zum Web" nennt dies Microsoft.

Bildquelle: Microsoft