31.10.2014 Content Management: Interview mit Rolf Henning, Edicos

CMS-Auswahl: Evaluation mit System

Von: Marcus Bond

Interview mit Dr. Rolf Henning, Geschäftsführer von Edicos am Standort Hannover, über die Bedeutung eines passenden Content-Management-Systems (CMS) und die richtigen Schritte bei der Auswahl

Rolf Henning, Edicos

Rolf Henning, Geschäftsführer von Edicos, erklärt die Bedeutung eines passenden Content-Management-Systems (CMS).

IT-DIRECTOR: Herr Henning, inwiefern haben sich die Anforderungen an ein Content-Management-System geändert? Es geht doch nach wie vor um die Pflege von Webseiten.
R. Henning:
Digitale Kommunikation ist wichtiger und komplexer geworden. Ein CMS muss heute deshalb deutlich mehr können als früher. Zum einen für die Außenkommunikation, um Interessenten aller Art mit relevanten Angeboten in diversen Kanälen zu überzeugen. Aber auch in der internen Kommunikation und dem Wissensmanagement, denn Mitarbeiter erwarten heute ein Intranet mit Kollaborations- und Community-Funktionen, die sie von Xing, Linkedin bzw. Facebook gewohnt sind, sowie personalisierte Prozesse wie auf Reise-Websites und natürlich einen schnellen Zugriff auch von unterwegs mit ihrem Smartphone oder Tablet. Vielfach sind aber Gründe wie CMS-Usability oder mangelnde Performance grundlegend für einen Systemwechsel. Einige Unternehmen haben schlicht aufs falsche Pferd gesetzt und klagen über ausufernde Kosten für den Betrieb und die Weiterentwicklung internationaler Websites. Sie haben ein falsches CMS im Einsatz: Eines, das nicht oder nicht mehr zu den Zielen oder der IT-Infrastruktur passt.

IT-DIRECTOR: Zudem entwickeln sich die Hersteller über die Jahre ja auch unterschiedlich gut oder schlecht ...
R. Henning:
Ganz genau. Probleme können auch herstellerseitig auftreten. Wenn die CMS-Weiterentwicklung in die falsche Richtung oder nur schleppend voran geht, geht das zu Lasten der Kunden. Wichtige Funktionalitäten wie beispielsweise Mehrsprachigkeit, Multi-Site-Management, Personalisierung oder Analytics sind bei den verschiedenen Systemen sehr unterschiedlich ausgeprägt. Bei einigen Herstellern lässt auch die Qualität neuer Versionen oder des Supports zu wünschen übrig. Auch dann ist es höchste Zeit für einen Wechsel.

IT-DIRECTOR: Wie können sich Unternehmen vor Fehlinvestitionen schützen? Auf Nummer sicher gehen und eines der Top 5-Systeme einsetzen?
R. Henning:
Viele unzufriedene Kunden haben ein marktführendes System im Einsatz. Der Clou ist aber aus dem riesigen Angebot das individuell passende System auch mit Blick auf mögliche zukünftige Entwicklungen und Anforderungen zu finden. Und genau da liegt die Schwierigkeit für Unternehmen, denn der CMS-Markt ist groß: Gartner vergleicht 20 führende Systeme und nennt insgesamt 75 etablierte CMS-Anbieter. Fazit von Analysten und CMS-Experten: Die CMS-Basisfunktion, also das Management von Web Content, ist bei den relevanten Systemen überwiegend gleich gut ausgeprägt. Die Systeme unterscheiden sich bei genauerem Hinsehen aber wesentlich in punkto strategischer Ausrichtung, technologischen und fachlichen Features und natürlich den Kosten für Lizenz, Projektaufbau, Wartung, Pflege und Weiterentwicklung.

IT-DIRECTOR: Was empfehlen Sie also?
R. Henning:
Immer wieder schauen Unternehmen bei der Auswahl zu stark auf das Produkt und zu wenig auf ihre eigenen Ziele. Was nützt beispielsweise eine imposante Funktionsliste, wenn ein Großteil der Funktionen nie verwendet wird und die Nutzerfreundlichkeit schlecht ist? Zuerst muss also der Verwendungszweck sehr genau in Form eines Lastenhefts mit typischen Anwendungsfällen definiert werden. Hier sollten auch die Wünsche und Anforderungen von Marketing, Redakteuren, IT, Vertrieb, Vorstand/Geschäftsführung und weiteren Fachabteilungen einfließen.

Auf Basis des Lastenhefts kommen die besten vier Systeme in die engere Auswahl. Die dahinterstehenden Hersteller dürfen Angebote abgeben, die dann bewertet und verglichen werden. Die folgende Praxisphase, also der Proof of Concept, sollte sich an den zuvor festgelegten Schwerpunkten orientieren. Sind beispielsweise eine übersichtliche Bilderverwaltung oder das rasche Anlegen von Landingpages wichtig, sollte dies entsprechend überprüft werden. Ebenso sollten technisch wichtige Anforderungen wie Datensicherungen, Rechtemanagement, Unterstützung von Responsive Webdesign oder eine gewünschte CRM-Anbindung in Use Cases geprüft werden. Nach einigen Wochen intensiver Evaluation haben Sie entlang eines strukturierten Prozesses viel über die in Frage kommenden Systeme erfahren.

Ergebnis sollte eine dezidierte Bewertung sein, die den Hersteller, die fachliche und technische Leistungsfähigkeit sowie die Kosten vergleichbar macht. Mit diesem Scoringmodell treffen Unternehmen die optimale Investitionsentscheidung. Sie können auch besser einschätzen, wie drängend ein Systemwechsel ist.

IT-DIRECTOR: Das klingt sehr aufwendig. Viele Mittelständler haben nicht die Zeit und Ressourcen für komplexe Evaluationen. Gibt es auch eine einfachere Variante zum richtigen System?
R. Henning:
Für Unternehmen empfehlen wir diesen Weg, um nicht nach ein oder zwei Jahren festzustellen, dass wesentliches nicht wie gewünscht klappt. Wir empfehlen auch, sich bei der Auswahl unterstützen zu lassen. Das spart Zeit, Kosten und ist eine gute Absicherung. Wir arbeiten beispielsweise mit einem standardisierten Evaluierungskatalog und vergleichen Systeme individuell anhand von 150 Kriterien. Dieser systematische Ansatz liefert den Unternehmen eine faktenbasierte, auf die Ziele zugeschnittene Entscheidungsgrundlage. Wir beziehen alle relevanten Fachabteilungen und Entscheidungsträger mit ein und stellen die richtigen Fragen.

IT-DIRECTOR: Haben Sie noch weitere Praxistipps für die CMS-Evaluation?
R. Henning:
Vor allem drei Dinge sind zu beachten: Man sollte mit den zwei oder drei favorisierten Herstellern bis zum Vertragsabschluss verhandeln. Manch ein scheinbar perfektes System fällt zum Schluss aufgrund wichtiger Rahmenbedingungen durch. Dieser Weg ist zwar aufwendiger, gibt den Verantwortlichen aber mehr Entscheidungs- und Verhandlungsspielraum. Zweiter Rat: Man sollte einen mit dem System erfahrenen Dienstleister wählen und den Hersteller nicht alleine implementieren lassen. Denn der Dienstleister ist der Anwalt gegenüber dem Hersteller. Und nicht zuletzt sollte mab genug Zeit für die Auswahl einplanen. Je nach Komplexität der Lösung und der Anzahl der involvierten Personen/Abteilungen/Länder, sind zwischen sechs Wochen und drei Monaten einzukalkulieren.

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