22.01.2014 Wissenstransfer bei den Vitos Kliniken

Collaboration im Intranet

Von: Sven Lindenhahn

Ein neues, zentrales Intranet fördert bei den Vitos-Kliniken den unternehmensweiten Wissenstransfer.

Die Wurzeln der modernen medizinischen Betreuung psychisch Kranker reichen bis in das 16. Jahrhundert zurück. Bereits 1533 gründete Landgraf Philipp in Hessen die so genannten Hohen Hospitäler. Nachfolger sind die Vitos-Kliniken, die heute als Vorreiter gelten, wenn es um den Einsatz neuer IT-Technologien geht. Seit kurzem nutzt das Unternehmen ein konzernübergreifendes Intranet – „Vitos Net“. Hiermit lassen sich nicht nur einzelne Bereiche miteinander vernetzen und Fachexperten leichter finden. Durch integrierte Kommentarfunktionen können sich die Mitarbeiter aktiv untereinander austauschen. So findet ein Wissenstransfer statt – egal, an welchem Standort sich die einzelnen Kollegen gerade aufhalten.

Konzernweiter Austausch und Collaboration


Unter dem Dach der Vitos GmbH befinden sich seit 2008 zwölf gemeinnützige Unternehmen an 60 Standorten in Hessen. Vor der Unternehmensgründung kamen bereits klassische Intranet-Lösungen zum Einsatz. Doch diese besaßen keinerlei Funktionen für einen konzernweiten Austausch und Collaboration. Dadurch wurde nicht nur die unternehmensweite Zusammenarbeit erschwert, sondern auch ein höherer Verwaltungs- und Kostenaufwand verursacht.

Von daher wagte Vitos einen Neubeginn und begab sich 2012 auf die Suche nach einem IT-Spezialisten, der das Intranet von Grund auf anders gestalten sollte. Angesichts der hohen Mitarbeiterzahl ist das Thema Lizenzen dabei kein unerheblicher Kostenfaktor. Aus diesem Grund war es dem Unternehmen wichtig, dass die Lösung auf einer Open-Source-Technologie basiert, durch die keine Ausgaben für Lizenzen anfallen. Darüber hinaus sollte sie von der internen IT-Abteilung selbst administriert und weiterentwickelt werden können und auf verschiedenen Systemen mit unterschiedlichen Office-Versionen laufen. Der Dresdner IT-Dienstleister T-Systems Multimedia Solutions GmbH (kurz MMS) konnte schließlich mit seinem Intranet-Konzept überzeugen.

Open-Source-Lösung Drupal

Bei der Implementierung setzte der IT-Dienstleister von Anfang an auf die Open-Source-Technologie Drupal. Als Schnittstelle zwischen Web Content Management und Collaboration-Funktionalität bildet das Framework Drupal die Basis für eine umfassende Social-Intranet-Lösung. Dabei werden Elemente des klassischen Intranets mit Enterprise-2.0-Funktionen wie Blogs, Gruppen- und Projekträumen, Kommentarfunktionen, Netzwerke, Profile und Lesezeichen verknüpft. Das Grundgerüst der Lösung lässt sich leicht durch eine Vielzahl an Modulen erweitern und an den jeweiligen Anwendungsszenarien anpassen.

Eine besondere Herausforderung bei der Einführung war die Tatsache, dass 60 Prozent der Vitos-Mitarbeiter über keine eigene firmeninterne E-Mail-Adresse verfügen. Ein Login zum persönlichen Intranet-Account konnte ihnen schließlich über die Personalnummer, die im konzernübergreifenden HR-System enthalten war, ermöglicht werden.

Bessere Vernetzung der Projektteams


Sobald die Implementierung abgeschlossen war, wählte man aus dem Kreis der Mitarbeiter so genannte Gesellschaftsadministratoren und Key User. Im Rahmen einer Key-User-Schulung wurde ihnen das System Anfang November 2012 erläutert. Im Anschluss daran prüfte eine Gruppe von ausgewählten Vitos-Mitarbeitern im Rahmen so genannter Closed-Beta-Tests das neue Intranet auf Herz und Nieren. So ließen sich auftretende Probleme rasch erkennen und beheben. Auf diesem Weg entstanden auch Vorschläge zur Verbesserung einzelner Funktionalitäten. Nach dem Go Live informierte Vitos schließlich alle Angestellten über offene Infoveranstaltungen und interne Kommunikationsplattformen wie Newsletter und Mitarbeiterzeitschriften über das neue konzernweite Intranet. Eine gezielte Kommunikation in den Konzern erfolgte auch bereits während der Projektphase. Umfangreiche Schulungen waren nicht nötig. „Das Intranet ist intuitiv zu bedienen. Immer häufiger greifen Angestellte darauf zu, um Informationen abzurufen und zu kommentieren“, sagt Martina Garg, Leitung Konzernkommunikation und Marketing bei der Vitos GmbH. „Besonders die konzernübergreifend agierenden Projektgruppen profitieren von dieser Vernetzung.“

Dokumenten-Management ist Bestandteil


Vor der Einführung nutzten die einzelnen Projektgruppen die Cloud-Lösung Projectplace. Doch die darin enthaltenen Funktionen kamen nur beschränkt zum Einsatz. Vielmehr diente die Software als gemeinsame Ablage für Dateien konzernweiter Projekte. Heute nutzen die Teams Filedepot, ein modularer Dokumenten-Management-Bestandteil von Drupal. Hierbei liegen die Daten nun direkt auf dem Vitos-Server und es gibt hinsichtlich der Lizenzen keine Begrenzung in der Zahl der User. Über Steckbriefe lassen sich die wichtigsten Informationen zum Projekt übersichtlich und für alle einsehbar zusammenfassen. Die einzelnen Daten sind im Anschluss jedoch nur für die Mitglieder einer Gruppe bzw. Projektteams sichtbar.

„Die Plattform lässt das Unternehmen näher zusammenrücken“, meint Martina Garg, und weiter: „Über eine personalisierte Startseite stehen jedem Mitarbeiter auf einen Blick alle relevanten Informationen zur Verfügung. Durch detaillierte Mitarbeiterprofile können relevante Fachexperten rasch identifiziert und kontaktiert werden. In einer zweiten Phase werden wir das Intranet weiter ausbauen: Bald stehen den Mitarbeitern auch Foren, Blogs, Bildergalerien sowie ein digitales Schwarzes Brett zur Verfügung. Ein etwas verkleinertes Projektmanagement-Team wird in dieser zweiten Phase dafür sorgen, die neuen Funktionen zügig umzusetzen. Hierbei sind alle Mitarbeiter eingeladen, ihre Wünsche und Anregungen mit einzubringen.“


Die Vitos-Kliniken
Unter dem Dach der Vitos GmbH befinden sich seit 2008 zwölf gemeinnützige Unternehmen an 60 Standorten in Hessen. Zu ihren Kernaufgaben zählt die Behandlung von Erwachsenen, Kindern und Jugendlichen in psychiatrischen Kliniken. Insgesamt 9.000 Mitarbeiter betreuen hierbei jährlich 33.000 Patienten stationär und teilstationär sowie 170.000 Patienten ambulant.
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