Collaboration-Portal eingeführt

Das Anwenderunternehmen zählt zu den Pionieren der erneuerbaren Energien. Dabei löste das Wachstum der Branche in dem rund 5.000 Mitarbeiter starken Unternehmen eine so überdurchschnittliche Entwicklung aus, dass man die eigene IT-Strategie optimaler ausrichten wollte. Einen wichtigen Baustein der Neuausrichtung betraf das Sourcing für Collaboration.

Frühzeitig hatten die Verantwortlichen erkannt, dass die IT-Abteilung mit Sourcing flexibler auf Wachstumsschwankungen reagieren kann. Daher haben sie beschlossen, IT-Dienstleistungen nach außen zu vergeben. Als Berater holte man sich die Gebhardt Sourcing Solutions AG aus Stuttgart an Bord. Im nächsten Schritt haben die Berater in Workshops die gesamte IT analysiert. Dann wurde ein gemeinsames Sourcing-Verständnis erarbeitet sowie ein IT-Schichtenmodell anfertigt. Anschließend identifizierten die Sourcing-Berater und der Energiespezialist die IT-Bereiche, die für ein Outsourcing in Frage kamen.

Sourcing für Collaboration

Oben auf der Prioritätsliste stand das Sourcing für Collaboration. Zwei Gründe waren dafür maßgeblich: Zum einen sollte die rasante Internationalisierung des Energieversorgers in die USA und nach Asien die Zusammenarbeit verbessern. Denn bis dahin hatten die Mitarbeiter mit einem konventionellen Mailsystem vor allem aus der Hauptniederlassung in Deutschland gearbeitet. Zum anderen wollte man Collaboration aus dem eigenverantwortlichen Betrieb heraustrennen, um dadurch die IT-Abteilung zu entlasten.

In mehreren Workshops haben sich die IT-Verantwortlichen mit den Beratern eine gemeinsame Sichtweise erarbeitet. Übereinstimmend kamen sie zu dem Ergebnis, dass die Services über ein leistungsfähiges, aber konventionelles Mailsystem hinaus auch die Zusammenarbeit am selben Informationsobjekt gewährleisten und einem breiten Benutzerkreis zur Verfügung stehen sollten. Aufgrund dieser allgemeinen Anforderung haben sich drei wesentliche Pakete herauskristallisiert.

Gemeinsames Datenhaltungssystem

Das erste Paket betraf die Schaffung eines gemeinsamen Datenhaltungssystems für die physische Ablage der Informationen. Die dafür notwendige Webanwendung Microsoft Sharepoint sollte allen Projektmitgliedern strukturierte Informationen zugänglich machen. Außerdem mussten die Informationen in verschiedenen Umfeldern wie ERP, Enterprise Content Management oder Vertragswesen einsetzbar sein. Hinzu kam die Versionierung und Steuerung bei der Bearbeitung für lokale und mobile Nutzer sowie die nahtlose Inte-gration mit der eingesetzten Kommunikationsplattform. Das zweite Paket definiert die Kommunikationsplattform mit der Unified-Communications-Lösung Lync. Diese gewährleistet die Kommunikation von Mitarbeitern auf allen verfügbaren Kanälen wie Mail, Instant Messaging und Audio-/Video-Conferencing. Sie integriert unter anderem IT mit Telefondiensten sowie Kontakte- und Kalenderverwaltung. Das dritte Paket beschreibt weitere relevante Tools und Funktionen für den erfolgreichen Betrieb.

Dazu zählen Datensicherung und -sicherheit mit Zugriffskontrollen und Anbindung an entsprechende Produkte wie Benutzersteuerung sowie das Monitoring. Im nächsten Schritt hat der IT-Dienstleister die Ausschreibung als fertigen Vertrag formuliert, inklusive des fertigen Vertragsentwurfs, der sich aus vier Ebenen zusammensetzte. Dabei benennt der Rahmenvertrag den Vertragsgegenstand und umfasst allgemeine juristische Sachverhalte. Die zweite Ebene, der Rahmenleistungsschein, definiert die Hauptservices. Darauf folgt die Ebene der Leistungsscheine, die in den drei Paketen die spezifischen Aufgaben beschreiben. Diese letzte Ebene umfasst überdies das Preisblatt mit den jeweiligen Mengen, in welches die Anbieter ihre Angebote mit Zahlen unterlegen. Eine solche Vorgehensweise vermeidet nach Vertragsabschluss etwaige Diskussionen oder sogar Streitigkeiten.

Einhaltung der Spielregeln

Eine Reihe von Sicherheitsmechanismen soll zudem die kontrollierte, nachvollziehbare und sichere Collaboration garantieren. Zum einen gewährt bereits die Einhaltung der Spielregeln und der definierten Prozesse ein großes Maß an Sicherheit. Zusätzlich hat der Energiespezialist für die technische Sicherheit hohe Anforderungen gestellt, um den gesamten Kommunikationsverkehr gegen alle Attacken abzusichern. Diese aufwendige, mehrstufige weltweit gültige Sicherheitsarchitektur liegt zentral in Kassel. Konkret hat das Unternehmen Firewalls implementieren lassen, Antivirenprogramme mit zwei verschiedenen Virenscannern sowie das Anti-Fraud-Management-Gateway Microsoft Forefront. Solche mehrstufigen Sicherheitsverfahren wären dezentral in den einzelnen Niederlassungen für alle Mitarbeiter so kaum realisierbar gewesen.

Mit externer Unterstützung hat das Energieunternehmen einen IT-Dienstleister gefunden, der die Geschäftsanforderungen ideal unterstützt. Das Großunternehmen kann so zu marktfähigen Preisen auf Wachstumsschwankungen flexibel reagieren. Zusätzlich vermeidet die gewählte Vorgehensweise etliche Missverständnisse, Konflikte und Streitigkeiten, die das Sourcing für Collaboration während des Betriebs ansonsten empfindlich stören könnten.

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