Damit der Jobstart gelingt

Wenn neue Mitarbeiter der Sparda-Bank Baden Württemberg im neuen Job starten, kennen sie das Unternehmen bereits seit sechs Wochen. „Zumindest virtuell“, wie Arnd Schillinger erklärt. Der Sparda-Personalleiter begrüßt neue Kollegen rund eineinhalb Monate vor deren erstem Arbeitstag – schriftlich. Das Kreditinstitut, das seinen Ursprung als Eisenbahnerbank im 19. Jahrhundert hat, schickt den künftigen Kollegen einen Begrüßungsbrief. „Wichtig ist, die Menschen emotional abzuholen“, sagt der HR-Experte. Sie sollten sich willkommen fühlen und die Chance haben, sich auf den neuen Job vorzubereiten. Denn das gebe Sicherheit und steigere den Wohlfühlfaktor am Arbeitsplatz, meint Schillinger. Dem Anschreiben bei, liegt ein Zugangscode für Webbased-Training. Geben die neuen Mitarbeiter die Kombination ins Internet ein, können sie sich durch zehn- bis 30-minütige Schulungsprogramme klicken.

Je nach Einsatzgebiet lernen sie wie sie einen Kontoeröffnungsantrag korrekt ausfüllen, was sie bei der Vergabe eines Baukredites beachten müssen oder einfach wie das E-Mailprogramm funktioniert. „Starten die Kollegen dann bei uns, sind sie schon mit einigen Softwareprogrammen und Hausregeln vertraut und können sich in der Bank und an ihrem Arbeitsplatz bewegen“, erklärt Schillinger. Gewollter Nebeneffekt: Durch die frühzeitige Planung sind alle relevanten Daten und Berechtigungen für die neuen Kollegen lange vor deren Arbeitsbeginn angelegt: Vom Telefonanschluss über den Zugangscode der Eingangstüren bis zum PC-Passwort und dem personalisierten Mail-Account.

Stefan Janssen von Skillsoft kennt diese Art der Vorabbegrüßungen via Testzugang und Trainings. Der Europachef des E-Learning-Anbieters stellt bei seinen Kunden fest, dass Onboarding – wie Personalfachleute die Aufnahme neuer Mitarbeiter nennen – zunehmend geplant wird und somit strukturiert stattfindet. „Meist handelt es sich bei den Vorabschulungen um Trainings, die Organisation und Arbeitsabläufe des Unternehmens betreffen“, verdeutlicht der Skillsoft-Mann. Lernprogramme etwa zum Projektmanagement oder zum Führungsverhalten kämen erst nach dem Arbeitsbeginn zum Einsatz.

Steht bei der Sparda-Bank dann der Jobstart an, wird aus dem virtuellen ein reales Training. Am ersten Arbeitstag schult sie die neuen Kollegen. Bei der Gelegenheit können diese Fragen klären, die im Internettraining offen geblieben sind. Geht es am zweiten Tag an den Arbeitsplatz in einer der 42 Filialen oder in den Stammhäusern in Stuttgart und Karlsruhe, erwartet die Banker ein Pate. Das sei meist ein erfahrener Kollege, der helfen soll, sich einzugewöhnen und auf kurzem Weg Fragen klärt, sagt Schillinger. Genau dieses An-die-Hand-nehmen empfänden Jobstarter als angenehm, wie der Personalleiter aus Feedbackgesprächen weiß.

Vorbereitung lässt zu wünschen übrig

Doch nicht immer sind Unternehmen auf neue Mitarbeiter so gut vorbereitet wie die Bank. Laut Studien gehen 77 Prozent aller Jobstarter an ihrem ersten Arbeitstag früher nach Hause, weil etwa der Zugriff auf wichtige IT-Systeme fehlt oder der Vorgesetzte keine Zeit für ein Einführungsgespräch hat. Das Fatale: „Einige denken dann bereits an Kündigung“, wie Jörg Knoblauch in seinem Bestseller „Die Personalfalle“ beschreibt. Der Experte rät: Damit der Start gelingt, sollten HR- und IT-Abteilungen eng zusammenarbeiten und Schnittstellen definieren. Hilfreich seien zudem Softwareprogramme, die beim virtuellen Einarbeiten helfen.

Für Janssen sind diese elektronischen Hilfen für Neuankömmlinge Teil eines unternehmensweiten Talentmanagements. Er weiß von vielen Firmen, die das Ziel verfolgen, Absolventen möglichst direkt von den Hochschulen abzugreifen. Speziell künftige Fachkräfte aus der Informationstechnologie seien rar und erwarteten von ihren Arbeitgebern, dass diese den Jobstart professionell begleiten, erklärt Janssen. „Deshalb schließt sich nahtlos an den Start die Frage nach Fortbildungen an“, sagt der Lernexperte. Unternehmen könnten dann bei Bewerbern punkten, wenn sie aufzeigen, welche Schulungskonzepte und damit welche Karrierechancen sie dem Nachwuchs bieten und mit welchen Medien diese arbeiten können. Die sogenannten Digital Natives, also die Generation, die mit dem Internet aufgewachsen ist und die inzwischen als Nachwuchs in die Unternehmen strömen, hätten eine eigene Lern- und Kommunikationskultur entwickelt. „Diese Leute erschrecken, wenn sie zur Begrüßung einen schweren Ordner mit Umgangsregeln oder Arbeitsanweisungen in die Hand gedrückt bekommen“, sagt Janssen. Sie erwarten vielmehr Onlineplattformen, die ähnlich wie Facebook funktionieren. Dort sollten Formalien wie Organisationspläne, Urlaubsanträge oder Arbeitswerkzeuge wie Projektpläne hinterlegt sein. Genauso wichtig sei den Jungen der Austausch mit Kollegen via Chat. Denn ähnlich wie beim Patenmodell der Sparda-Bank stünden dort Kollegen für schnelle und unkomplizierte Auskünfte bereit. Seien dann die Programme und Trainings noch auf Handys und Tablets einsetzbar, komme das den IT-Gewohnheiten des Nachwuchses sehr entgegen.

Auf diese Gewohnheiten setzt auch SR Technics. Die Schweizer Firma hat knapp 1.000 Flugzeuge verschiedener Airlines unter Vertrag, um diese zu warten. Starten die monatlich bis zu 30 neuen Kollegen, begrüßt sie Personalchef Markus Bürgin persönlich am ersten Arbeitstag. Experten aus den Fachabteilungen schulen die Kollegen dann in Sicherheitsfragen, zur Unternehmensorganisation oder unterrichten über Hausordnung und Firmenleitbild. Ab dem zweiten Tag absolvieren die Mitarbeiter in ihren ersten drei Monaten mehr als 30 Unterrichtsstunden als Webbased-Training. Die Inhalte der arbeitsplatzspezifischen Kurse sind dann auf den jeweiligen Job als Ingenieur, Techniker, oder etwa Kaufmann zugeschnitten. Hinzu kommen Praxiskurse, beispielsweise zum Handling eines Feuerlöschers. Denn, weil die rund 3.200 Mitarbeiter auf Flughäfen in ganz Europa verteilt sind, müssen sie sich unfallfrei auf dem Rollfeld und in den Sicherheitsbereichen bewegen können, wie Bürgin verdeutlicht.

Weil SR Technics zusätzlich jährlich bis zu 300 größtenteils externe Flugzeugtechniker schult, hat der Airline-Dienstleister ein Projekt initiiert: Alle angehenden Flugzeugtechniker erhalten ab dem ersten Arbeitstag einen Tablet-PC. Statt fast 10.000 Blatt Papier, bedruckt mit Schulungsinhalten zu Maschinen- und Triebwerkswartung, können die Teilnehmer der Qualifizierung per App neben Texten nun anschaulich mit Bildern und Videos lernen. Und weil die Initiative gut ankommt, überlegt Bürgin als nächstes alle 185 Azubis, die bei SR Technics arbeiten, mit einem iPad auszustatten. Mit so einer Motivationsspritze gelingt der erste Arbeitstag garantiert.

Tipps zum perfekten Jobstart

Begrüßung mit Bild: Ob als Hinweis am Schwarzen Brett oder als Meldung im Intranet: Neue Mitarbeiter erfahren Wertschätzung, wenn sie willkommen geheißen und kurz vorgestellt werden.
Leitungen freischalten: 14 Tage vor dem Jobstart sollten Arbeitsplatz und Elektronik eingerichtet und frei geschaltet sein. Das heißt, die IT-Abteilung frühzeitig informieren, welche Zugriffsrechte der künftige Mitarbeiter bekommt und welche Programme er nutzen darf. Und an die Hardware denken, sprich Schreibtisch, Stuhl, Rechner, Telefon, ID-Karte und sonstige Unterlagen bereitstellen.
Handbuch übergeben: Ein Nachschlagewerk mit den wichtigsten Unterlagen kann als Ordner oder auch online übergeben werden. Hierin sollten Betriebsvereinbarungen genauso zu finden sein wie Infos zum Betriebsausflug oder der Berufsgenossenschaft, Urlaubsanträge, Arbeitsanweisungen oder Verhaltensregeln mit sozialen Netzwerken.
Patenschaften einführen: Wissenstransfer klappt besonders gut, wenn den neuen Kollegen ein erfahrener Mitarbeiter als Pate zur Seite gestellt wird. Er kann unkompliziert weiterhelfen. Diese Hilfestellung schafft Vertrauen und entlastet die anderen Kollegen, wenn Fragen auftauchen.
Werte und Ziele aufzeigen: Jeder Anfänger muss am Ende des ersten Tages wissen, welche Kultur und welche Werte das Unternehmen prägen. Und er muss wissen, was die Firma von ihm erwartet. Für diese Punkte sind die Vorgesetzten verantwortlich.
Geschenke mitgeben: Wenn das Unternehmen T-Shirts, kleine Werbeartikel oder ein Kundenmagazin hat, sollten sie den neuen Mitarbeitern geschenkt werden. Nur so können sie ihren Familien zeigen, wie toll das Unternehmen ist, bei dem sie jetzt arbeiten.

Bildquellen: Sparda-Bank, SR Technics